В какой валюте и в какие сроки осуществляется возврат работнику уплаченных в командировке за рубежом собственных средств?

Порядок командировки за границу определен в разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее - Инструкция).

Согласно п. 5 разд. III Инструкции, предприятие, командирующее работника за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Согласно п. 17 разд. III Инструкции по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку. Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно отчету об использовании средств, предоставленных на командировку) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке.

В случае если во время служебных командировок командированный работник получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы).

В случае если во время служебных командировок командированный работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме и срок представления отчета об использовании выданных на командировку средств не превысил 10 банковских дней, при наличии уважительных причин руководитель может продлить такой срок до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

Вместе с отчетом подаются документы (в оригинале), удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).

В случае отсутствия первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение работника в командировке, к отчету прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

Согласно п. 19 разд. III Инструкции, если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленным Национальным банком Украины на день погашения задолженности. Выплата указанных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку.

Следовательно, возмещение расходов за границей осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленным Национальным банком Украины на день погашения задолженности.