Кассовая книга в электронном виде: как ее вести предприятию

Согласно п. 41 разд. IV Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее - Положение № 148), учреждения/предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов имеют право вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажном виде.

В соответствии с пп. 5 и 6 Пояснения к заполнению приложения 5 к Положению № 148 записи в кассовой книге осуществляются на основании информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге осуществляются до начала следующего рабочего дня (то есть с остатками на конец предыдущего дня), а также содержат все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.

При составлении электронного документа кассовой книги распечатываются каждая из двух частей листа кассовой книги: «Вкладний аркуш касової книги» и «Звіт касира». В то же время:

1) в случае распечатки «Вкладного аркуша касової книги» в конце месяца автоматически распечатывается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатывания в конце года - их общее количество за год;

2) после распечатывания «Вкладного аркуша касової книги» и «Звіту касира» кассир проверяет правильность составления этих документов, подписывает их и передает «Звіт касира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под роспись во «Вкладному аркуші касової книги»;

3) в течение года «Вкладний аркуш касової книги» хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от необходимости) «Вкладний аркуш касової книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия - юридического лица, а подшивки формируются в книгу;

4) по окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в соответствии с законодательством Украины.

Разъяснения по этому поводу размещено в категории 109.15 «ЗІР».