Наличные расчеты

"Вісник. Офіційно про податки"

Операции с наличными осуществляет почти каждое предприятие, когда получает их за проданные товары (предоставленные услуги), выплачивает заработную плату работникам, выдает наличные деньги под отчет или на командировку.

На сегодня основным нормативным документом, регулирующим ведение кассовых операций в национальной валюте, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением № 148 (далее - Положение).

Какие основные правила в сфере наличных расчетов в кассе предприятия, что принято называть кассовой дисциплиной, и соблюдать которые должно каждое предприятие обязательно, читайте в этой статье.

Требования к организации наличных расчетов

Требования к организации наличных расчетов изложены в разделе II Положения, которым, в частности, предусмотрено, что субъекты хозяйствования должны осуществлять расчеты по своим денежным обязательствам, возникающим в хозяйственных отношениях, приоритетно в безналичной форме, а также в наличной форме с соблюдением ограничений и в порядке, установленном законодательством Украины.

Ограничения, которые должны соблюдать субъекты хозяйствования и физические лица при осуществлении наличных расчетов, определены пунктами 6 - 8 раздела II Положения.

При этом субъекты хозяйствования осуществляют расчеты наличными между собой и с физическими лицами через кассу как средствами, полученными как наличная выручка, так и средствами, полученными из банков. Указанные расчеты проводятся также путем перевода наличности для уплаты соответствующих платежей (п. 5 раздела II Положения).

Пунктом 17 этого раздела предусмотрено, что субъекты хозяйствования используют наличную выручку (наличность), в том числе наличные, полученные из банка, для обеспечения потребностей, возникающих в процессе их функционирования, а также для проведения расчетов с бюджетами и государственными целевыми фондами по налогам и сборам (обязательным платежам). Кроме того, они не имеют права накапливать наличную выручку (наличность) в своих кассах сверх установленного лимита кассы для осуществления расходов до наступления сроков этих расходов.

Какую сумму наличности можно держать в кассе

Учреждения/предприятия имеют право держать в нерабочее время в свои кассах наличную выручку (наличность) в пределах, не превышающих самостоятельно установленный ими лимит кассы. Наличная выручка (наличность), превышающая такой лимит кассы, сдается в банки для ее зачисления на банковские счета (п. 15 раздела II Положения). При этом наличная выручка (наличность) сдается субъектами хозяйствования самостоятельно (в том числе с применением платежных устройств и через пункты приема наличных) или через соответствующие службы, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на перевозку валютных ценностей и инкассацию средств, либо через предприятия, которые получили лицензию Нацбанка Украины на предоставление банкам услуг по инкассации. Наличная выручка (наличность) сдается для зачисления на любой банковский счет предприятия на его выбор.

Следует заметить, что обособленные подразделения учреждений/предприятий имеют право сдавать наличную выручку (наличность) непосредственно в кассы юридических лиц или банка либо небанковского финансового учреждения, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод средств в национальной валюте без открытия счета для ее перевода и зачисления на банковские счета юридических лиц (п. 16 раздела II Положения).

Ограничения сумм наличных расчетов

Заметим, что ограничения сумм наличных расчетов определены пунктами 6 - 8 раздела II Положения.

Субъекты хозяйствования имеют право осуществлять расчеты наличными в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам:

• между собой - в размере до 10 000 грн включительно
• с физическими лицами - в размере до 50 000 грн включительно

Платежи сверх установленных предельных сумм проводятся через банки или небанковские финансовые учреждения, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод средств в национальной валюте без открытия счета, путем перевода средств с текущего счета на текущий счет или внесения средств в банк или небанковское финансовое учреждение для дальнейшего их перевода на текущие счета в банке. Количество субъектов хозяйствования и физических лиц, с которыми осуществляются наличные расчеты, в течение дня не ограничивается.

Ограничение, установленное в п. 6 раздела ІI настоящего Положения, касается также расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличности, полученной с помощью электронного платежного средства.

Физические лица имеют право осуществлять расчеты наличными:

• с субъектами хозяйствования в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам - в размере до 50 000 грн включительно.

Платежи на сумму, превышающую 50 000 грн, проводятся через банки или небанковские финансовые учреждения, которые в установленном законодательством Украины порядке получили лицензию на перевод средств в национальной валюте без открытия счета, путем перевода средств с текущего счета на текущий счет или внесения средств в банк или небанковское финансовое учреждение для дальнейшего их перевода на текущие счета в банке;

• между собой по договорам купли-продажи, которые подлежат нотариальному удостоверению, в размере до 50 000 грн включительно.

Платежи на сумму, превышающую 50 000 грн, осуществляются путем перевода средств с текущего счета на текущий счет или внесения и/или перевода средств на текущие счета (в том числе на депозит нотариуса на отдельный текущий счет в национальной валюте).

При этом указанные выше ограничения не касаются:

• расчетов субъектов хозяйствования с бюджетами и государственными целевыми фондами;
• добровольных пожертвований и благотворительной помощи;
• использования наличности, выданной на командировку.

Как приходуются наличные

Правила оприходования наличности предусмотрены Положением, п. 11 раздела II которого установлено, что наличность, поступающая в кассы, приходуется в день ее получения в полной сумме.

Оприходованием наличности в кассах учреждений/предприятий и их обособленных подразделений, проводящих наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров.

Оприходованием наличности в кассах физических лиц - предпринимателей, которые проводят наличные расчеты с оформлением их товарными чеками (квитанциями) и ведением книги учета доходов и расходов (или книги учета доходов), является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в книге учета доходов и расходов (или книге учета доходов) на основании товарных чеков (квитанций).

Оприходованием наличности в кассах обособленных подразделений учреждений/предприятий, а также в кассах физических лиц - предпринимателей, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО без ведения кассовой книги, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений на основании данных расчетных документов путем формирования и печати фискальных отчетных чеков и их подклеивания к соответствующим страницам КУРО/внесения данных расчетных квитанций в КУРО.

Субъекты хозяйствования, которые проводят наличные расчеты с применением РРО и/или КУРО, используют КУРО для:

• подклеивания и хранения фискальных отчетных чеков на соответствующих страницах КУРО;
• осуществление операций с расчетными квитанциями в случае выхода из строя РРО или отключения электроэнергии;
• учета ремонтов, работ по техническому обслуживанию, проверок конструкций и программного обеспечения РРО.

При этом учреждение/предприятие на основании Положения обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе учреждения/предприятия, в котором максимально учесть особенности работы как учреждения/предприятия, так и его обособленных подразделений (внутренний трудовой распорядок, режим работы, графики сменности, порядок и особенности сдачи наличной выручки (наличности) в банк). Для обособленных подразделений учреждения/предприятия порядок оприходования наличности устанавливается и доводится внутренними документами учреждения/предприятия. Разработанный порядок должен соответствовать требованиям указанного Положения и не противоречить законодательству Украины (п. 12 раздела II настоящего Положения).

Справочно: учреждение/предприятие на основании Положения обязано разработать и утвердить внутренним документом порядок оприходования наличности в кассе.

Выдача наличных под отчет/на командировку

Пунктом 19 раздела II Положения предусмотрено, что наличные средства под отчет или на командировку выдаются субъектам хозяйствования в соответствии с законодательством Украины.

Наличные выдаются под отчет:

• на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья на срок не более 10 рабочих дней;
• на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов - на срок не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;
• на все другие производственные (хозяйственные) нужды - на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Подотчетное лицо вправе продлить срок использования выданных под отчет денежных средств, если наличные одновременно выданы как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельхозпродукции у населения и заготовки вторичного сырья, в том числе лома черных и цветных металлов). Срок использования такой наличности продляется до окончания срока командировки.

При этом выдача подотчетному лицу наличных денег под отчет производится при условии предоставления им отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы.

Отчетность за полученные под отчет или на командировку наличные осуществляется в соответствии с законодательством Украины.

Как оформляются кассовые операции

Согласно п. 23 раздела III Положения кассовые операции оформляются кассовыми ордерами, расходными ведомостями, расчетными документами, документами по операциям с применением электронных платежных средств, другими кассовыми документами, которые согласно законодательству Украины подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) наличных.

Следует отметить, что прием наличных в кассу производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем учреждения/предприятия. К приходным кассовым ордерам могут прилагаться документы, которые являются основанием для их составления (п. 25 раздела III Положения).

Выдача наличных денег из касс производится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. К расходным ордерам прилагаются заявления на выдачу наличных, расчеты (п. 26 раздела III Положения).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям (п. 33 раздела III Положения).

Обязанности кассира на предприятии

Кассир проводит выдачу наличных лицам, указанным в расходном кассовом ордере или расходной ведомости, а также прием наличных по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия/учреждения.

Согласно п. 31 раздела III Положения кассир обязан по истечении установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда по расходным ведомостям:

• в расходной ведомости против фамилии лиц, которым не осуществлена выплата, поставить оттиск штампа или сделать надпись «Депоновано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце расходной ведомости указать фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, которая подлежит депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по расходной ведомости и засвидетельствовать надпись своей подписью. Если наличность выдавалась не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
• осуществить запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную сумму по расходной ведомости.

Кассир при получении кассовых ордеров или расходных ведомостей обязан проверить:

• наличие и подлинность подписей на документах, а на расходной ведомости - разрешительной надписи руководителя учреждения/предприятия или лиц, им уполномоченных;
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов
• наличие перечисленных в документах приложений

Согласно нормам Положения кассир учреждения/предприятия (в том числе кассир/работник другой/другого учреждения/предприятия, привлеченный на основании заключенного договора на оказание услуги по предоставлению персонала) несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей в соответствии с законодательством Украины.

Кассиры (лица, выполняющие их функции) при работе с наличными руководствуются правилами определения платежности банкнот и монет Нацбанка Украины (п. 25 раздел III указанного Положения).

Как вести кассовую книгу

Подпунктом 9 п. 3 раздела I Положения определено, что кассовая книга - это документ установленной формы, применяемый для осуществления первичного учета наличности в кассе.

Учреждения/предприятия отражают в кассовой книге все поступления и выдачу наличности в национальной валюте.

Каждое учреждение/предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений).

Листы кассовой книги нумеруются и прошнуровываются. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения/предприятия.

Следует отметить, что, как и ранее, обособленные подразделения учреждений/предприятий, которые осуществляют операции по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ее приходным кассовым ордером, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды, другие операции с оформлением их расходными кассовыми ордерами и ведомостями, ведут кассовую книгу.

Обособленные подразделения учреждений/предприятий, страховые агенты, брокеры, распространители лотерей, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, а также физические лица - предприниматели кассовую книгу не ведут.

Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах. Первые экземпляры, являющиеся неотрывной частью листа кассовой книги - «Вкладні аркуші касової книги», остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги - «Звіт касира», являются документами, по которым кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.

Обратите внимание, что исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления подписываются кассиром, а также главным бухгалтером или лицом, его замещающим (п. 39 раздела IV Положения).

Согласно п. 42 этого раздела контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера или работника учреждения/предприятия, уполномоченного на это руководителем.

Выручка выходного дня

До 05.01.2018 г. предполагалось, что если бухгалтерия и кассир предприятия (юридического лица) не работают в выходные и праздничные дни, а его обособленное подразделение, использующее при расчетах РРО (РК), в эти дни работает, но не ведет кассовой книги, то записи в кассовой книге юридического лица осуществляются на следующий рабочий день предприятия - юридического лица.

Сегодня предприятия, имеющие обособленные подразделения, которые осуществляют кассовые операции и режим работы которых не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия - юридического лица (в том числе в выходные и праздничные дни), внутренним документом определяют порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия - юридического лица в соответствии с требованиями законодательства Украины (п. 40 раздела IV Положения).

Сроки сдачи наличности

Пунктом 48 раздела V Положения предусмотрено, что учреждение/предприятие определяет и устанавливает по согласованию с банком (в котором открыт счет учреждения/предприятия, на который зачисляются средства) сроки сдачи им наличной выручки (наличности) для ее зачисления на счета в банках в соответствии с определенными требованиями.

Сроки сдачи наличности:

• для учреждений/предприятий, расположенных в населенных пунктах, где есть банки, - ежедневно (в день поступления наличной выручки (наличности) в их кассы);
• для предприятий, у которых время окончания рабочего дня (смены), установленное правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности в соответствии с законодательством Украины, не позволяет обеспечить сдачу наличной выручки (наличности) в день ее поступления, - на следующий за днем поступления наличной выручки (наличности ) в кассу день;
• для учреждений/предприятий, расположенных в населенных пунктах, где нет банков, - не реже одного раза в пять рабочих дней.

Предприятия (юридические лица), осуществляющие страховую деятельность и деятельность по выпуску и проведению лотерей, устанавливают сроки сдачи наличной выручки (наличности) для страховых агентов и распространителей лотерей, действующих на основании заключенных договоров, с учетом специфики их функционирования (режима работы в вечерние часы, выходные и праздничные дни) и объемов выручки, которая сдается, но не реже одного раза в пять рабочих дней.

При этом следует отметить, что предприятия, которые работают в выходные и праздничные дни и не имеют возможности сдать полученную ими за эти дни наличную выручку (наличность) в банк из-за отсутствия соответствующего условия в договоре, заключенном с банком на инкассацию средств, сдают такую наличную выручку (наличные) через банкоматы/программно-технические комплексы самообслуживания в день ее поступления в кассу предприятия или непосредственно в банк в течение операционного времени следующего рабочего дня банка и предприятия.

Сроки сдачи наличной выручки (наличности), установленные п. 48 раздела V Положения, согласуются учреждениями, предприятиями, небанковскими финансовыми учреждениями с банком и обязательно определяются в договорах банковского счета между учреждениями, предприятиями, небанковскими финансовыми учреждениями и банками.

Обратите внимание, что учреждение/предприятие, которое в отдельные дни не имеет превышения лимита кассы, вправе в эти дни не сдавать в установленные сроки наличность.

Как устанавливается лимит кассы

Согласно пп. 16 п. 3 раздела I Положения лимит остатка наличных денег в кассе (далее - лимит кассы) - это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе во внерабочее время и обеспечить работу в начале следующего рабочего дня.

Заметим, что учреждение, предприятие, небанковское финансовое учреждение на основании этого Положения и с учетом особенностей работы обязаны разработать и утвердить внутренним документом порядок расчета лимита кассы учреждения, предприятия, небанковского финансового учреждения и их обособленных подразделений. В расчете учитывается срок сдачи учреждением, предприятием, небанковским финансовым учреждением наличной выручки (наличности) для ее зачисления на счета в банках, определенный соответствующим договором банковского счета. Лимит кассы учреждения, предприятия, небанковского финансового учреждения устанавливают на основании расчета среднедневного поступления наличности в кассу или ее среднедневной выдачи из кассы по решению руководителя учреждения, предприятия, небанковского финансового учреждения или уполномоченного им лица.

Учреждение, предприятие, небанковское финансовое учреждение утверждают внутренними документами установленный лимит кассы. Для обособленных подразделений лимит кассы устанавливается и доводится до их сведения соответствующим внутренним документом учреждения, предприятия - юридического лица, небанковского финансового учреждения.

Обратите внимание. Учреждения/предприятия имеют право хранить в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита кассы в течение пяти (ранее - трех) рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Наличные для проведения таких выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов могут храниться в кассах таких учреждений/предприятий сверх установленного лимита кассы в течение 10 (ранее - пяти) рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Наличные, полученные в банке на другие выплаты, выдаются учреждением/предприятием своим работникам в тот же день. Суммы наличности, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных п. 18 раздела II Положения сроков, возвращаются учреждением/предприятием в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в его кассе (в пределах установленного лимита).

При этом учреждения/предприятия, которые начинают свою деятельность, а также предприятия, деятельность которых была связана исключительно с безналичными расчетами и которые в соответствии с установленным законодательством Украины порядке получают право на осуществление дополнительного вида деятельности, предусматривающего осуществление наличных расчетов, на первые три месяца их работы (со дня первого наличного расчета) лимит кассы устанавливают согласно прогнозным расчетам. Лимит кассы, установленный с учетом прогнозных расчетов, в двухнедельный срок после окончания первых трех месяцев их работы пересматривается по фактическим показателям деятельности.

Религиозным организациям (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), которые не осуществляют производственной или иного вида предпринимательской деятельности, лимит кассы не устанавливается.

Государственная казначейская служба Украины и распорядители и получатели бюджетных средств, которые обслуживаются в органах Государственной казначейской службы Украины, самостоятельно определяют порядок установления лимита кассы (пункты 50 - 52 раздела V Положения).

Установленный лимит кассы может пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих обстоятельств (изменения в поступлениях/расходах наличности, внутреннего трудового распорядка/графиков сменности и т.п.). Документы (нормативно-правовые акты, внутренние документы (расчеты) учреждения/предприятия, утвержденные (подписанные) руководителем или уполномоченным им лицом), на основании которых пересмотрен лимит кассы, прилагаются к соответствующим приказам (распоряжениям) (п. 55 указанного раздела).

Контроль за ведением операций с наличными

Согласно п. 57 раздела VI Положения ГФСУ (далее - контролирующий орган) при проведении проверок относительно соблюдения порядка ведения операций с наличностью учреждениями/предприятиями применяет требования указанного раздела.

Контролирующий орган по результатам проведенной проверки составляет акт о проверке соблюдения порядка ведения операций с наличностью по соответствующей форме.

Нарушения и выводы, выявленные в результате проверки, указываются в разделах такого акта.

Виктор Зайвенко, директор Департамента денежного оборота Нацбанка Украины.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

Постановление № 148 - постановление Правления Нацбанка от 29.12.2017 г. № 148 «Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине».