Інтегровані електронні сервіси для керівника, бухгалтера та юриста: як організувати ефективний документообіг?

Останні роки в Україні активно поширюється зовнішній електронний документообіг з контрагентами. Це стало можливим завдяки розвитку законодавчої бази та активній позиції держави в питаннях диджиталізації України. Поступово в електронному вигляді починають працювати з контрагентами банки та страхові компанії, державні установи, телекомунікаційні оператори, компанії поштового зв’язку, рітейл-компанії. Які сучасні засоби зручно використовувати для електронного документообігу?

Повноцінний зовнішній електронний документообіг (ЕДО) в державній установі або приватній компанії завжди включає в себе керівницьку, юридичну та бухгалтерську складові. Керівницькі і юридичні потреби в організації електронного документообігу повністю задовольняє нове та перспективне рішення DEALS, яке містить функціонал погодження документів всередині компанії та можливість взаємодіяти з контрагентами в електронному вигляді. Потреби бізнесу у обміні документами, у тому числі і е-звітування, останні роки впевнено задовольняють відомі кожному бухгалтеру програма M.E.Doc та вебсервіс СОТА від національного розробника Linkos Group. Які нові можливості компаніям та державним установам надає рішення DEALS?

DEALS - це система зовнішнього юридично значущого електронного документообігу, яка працює у вигляді онлайн-сервісу за посиланням https://dealssign.com, а також може поставлятися в форматі on site, тобто встановлюється на серверах замовника.

Вже сьогодні DEALS використовують як державні, так і приватні компанії, серед яких: «Київстар», «Прозорро», Baker Tilly, «AXA Страхування» та інші. Нещодавно запущений пілотний проект з переведення «Укрзалізниці» на електронний документообіг з контрагентами  DEALS. 

Документи в DEALS можуть бути підписані КЕП, в тому числі з використанням захищених носіїв – токенів та sim-карти з Mobile ID. Оскільки Закон «Про електронні довірчі послуги» передбачає презумпцію відповідності КЕП власноручному підпису особи, то електронні документи, підписані КЕП мають таку ж юридичну силу, що й паперові їх аналоги. DEALS відповідає всім вимогам чинного законодавства України, а тому підписання електронних документів в цій системі забезпечує їх юридичну значущість.    

DEALS здійснює миттєву перевірку валідності електронного підпису під час його нанесення на документ, а також забезпечує наявність мітки часу на підписаному електронному документі.

DEALS дає можливість:

• Підписувати документи електронним підписом (КЕП, Mobile ID).
• Вести обмін документами з постачальниками або покупцями.
• Здійснювати внутрішнє узгодження документів за заданим маршрутом.
• Безпечно зберігати електронні документи в архіві (хмарі).
• Спілкуватися з контрагентами у чаті для обговорювання документів.
• Отримати доступ до архіву документів в мережі Інтернет 24/7.
• Інтеграції з внутрішніми обліковими та інші системи за для обміну документами чи транспортування документів контрагентам.
• Забезпечити адміністрування розмежування доступу до документів між філіалами, департаментами, підрозділами, то що.

Українські бухгалтери вже звикли до ведення та передачі звітності в електронному вигляді. Вони є більш досвідченими у використанні електронного документообігу, ніж юристи та керівники. Але, в господарській діяльності важливо забезпечити взаємний доступ і можливість роботи з бухгалтерськими і юридичними документами для керівництва компанії, бухгалтерії та юридичного департаменту. Для надання такої можливості DEALS заручився партнерством з Linkos Group, розробником вебсервісу СОТА та програми M.E.Doc. Завдяки чому бізнес отримає усі можливості електронного документообігу та звітування до контролюючих органів. Також користувачі рішень DEALS, M.E.Doc та СОТА зможуть вільно обмінюватися електронними документами через роумінг між програмними продуктами.  

Інтеграція сервісів має на меті надання користувачам стратегічних переваг у впровадженні електронного документообігу. Об’єднання функціоналу  СОТА, M.E.Doc з DEALS комплексного задовольнить потреби компанії з зовнішнього управлінського, юридичного та бухгалтерського документообігу. Більше того, бухгалтер, керівник або юрист зможуть працювати і підписувати документи в тій системі, в якій їм більш зручно і до якої вони звикли.

Для користувачів сервісів буде передбачено спільний пакет ліцензій на вигідних умовах. Найближчим часом ліцензії DEALS можливо буде придбати сумісно з ліцензіями СОТА, M.E.Doc у мережі магазинів електронних послуг «Твій час», а також безпосередньо у маркетплейсах сервісів юридично значущого електронного документообігу DEALS, Star.Docs від Київстар. Завдяки цьому користувачі з кожного регіону країни матимуть можливість отримати особисту консультацію та навчитися користуванню DEALS, а також придбати ліцензії на використання інтегрованих продуктів онлайн.

Важливо сказати про переваги електронного документообігу. З переходом на ЕДО контрагенти зменшують витрати на створення, зберігання та логістику документів. Процес документообігу стає значно простішим. DEALS надає можливість погодження, відправлення, підписання та зберігання документів в електронному вигляді. Пошук необхідних документів здійснюється за лічені хвилини. Завдяки цьому відбувається економія часу та пришвидшення  бізнес-процесів. Взаємодіяти з контролюючими та податковими органами  стає простіше.

Чекайте на нові можливості з інтегрованими рішеннями найближчим часом!