Отключить рекламу

Подпишитесь!


19.08.19
4891 12 Печатать

Бухгалтерский учет проживания в отеле сотрудников компании

Рассмотрим типичную ситуацию для компаний, в которой сотрудники часто ездят в командировки. Вернувшись из командировки, сотрудник предоставил к авансовому отчету чек (кассовый РРО) или квитанцию ПКО. На основании этих документов сотрудник претендует на компенсацию затрат на проживание. Вопрос! Достаточно ли этих документов или для подтверждения необходим и счет из гостиницы? Какими документами надо подтверждать затраты на проживание, часто спрашивают молодые бухгалтеры. Чем должен руководствоваться бухгалтер в такой ситуации? Инструкция №59 Министерства финансов Украины от 13 сентября 1998 года, про служебные командировки.

О чем там говорится? Подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных затрат на командировку являются расчетные документы в соответствии с Налоговым кодексом (от 02.12.2010г №2755-VI), и в соответствии с Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06 июля 1995 года № 265/95-ВР. На это указывает п. 14 раздел II, инструкции №59.

Получается, необходимо выяснить, что же является расчетным документом в соответствии с НКУ и Законом про РРО. В НКУ нет прямого указания на такое понятие как «расчетный документ» и что он собой представляет. Одновременно с этим в НКУ определено, какие затраты на командировку и на проживание в частности, не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, которые подтверждают стоимость таких затрат в виде счетов, полученных из гостиниц/мотелей или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию. Получается, в соответствии с НКУ счет, для подтверждения затрат — необходим.

Рассмотрим ситуацию дальше. Статьей Закона про РРО предусмотрено следующее: «субъекты хозяйственной деятельности, осуществляющие расчетные операции в наличной/безналичной форме..... обязаны: проводить расчетные операции на полную сумму покупки (предоставленной услуги) через зарегистрированные, опломбированные в установленном порядке и переведенные в фискальный режим регистраторы расчетных операций с печатью соответствующих расчетных документов, которые подтверждают выполнение расчетных операций...». Это означает, что для подтверждения любой расчетной операции купли/продажи необходим расчетный документ.

Сформулируем: Расчетный документ — это документ установленной формы и содержания (кассовый/ товарный/чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения/возврата средств, купли/продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом про РРО и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную, (ст.2 Закона про РРО). Т.е., в соответствии с Законом про РРО, для подтверждения затрат на проживание необходим расчетный документ (кассовый чек РРО, квитанция ПКО и т.п.)

Добавим, что согласно с п.12, раздела II Инструкции №59 затраты на командировку, в частности на проживание, выплачиваются только при наличии документов в оригинале, которые подтверждают стоимость этих затрат, а именно: счетов, которые получены в гостиницах или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного сотрудника, в том числе, бронировки мест в местах проживания.

Резюмируя вышеизложенные факты считаем, что затраты на проживание необходимо подтверждать двумя документами одновременно. Счет из отеля и чек РРО - отличная комбинация документов. Вместо чека может быть ПКО или расчетная квитанция. А вот наличие только одного из двух документов будет недостаточно. Безусловно, это необходимо и для того, чтобы бухгалтерская программа тоже корректно свела данные.

Теперь, с позиции бухгалтера, необходимо провести разъяснительную работу среди сотрудников вашей компании, что отсутствие счета не дает вам возможности компенсировать его затраты на проживание. Помнить об этом сотруднику необходимо обязательно. Оригинал счета требовать! В конце концов, средства коммуникации работают, и сотрудник в гостинице может заказать пересылку оригинала счета.

Теги
Отключить рекламу
Комментарии
  • Светлана
20.08.19 08:46

Доброе утро всем.Помогите разобраться.Гостиница оформлена на ФОПа. Предоставлен счет на проживание и ПКО -подтверждающие документы. Но ФОПы не ведут кассовую книгу и не могут выдавать ПКО. Другие документы отказываются выдавать. Как быть с подтверждением? 

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лорик
20.08.19 09:09

А как платили по счету? Просто наличкой отдали и все? Навряд ли. Может через терминал платил, тогда квитанция из терминала.
Уставные документы ФОПа возьмите, может для ФОПов допускается другой вариант подтверждения.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Сомневающийся Sкептиk
21.08.19 08:14

Лорик, у ФОПа нет "уставных" документов

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Светлана
20.08.19 09:23

Лорик,платили и наличкой и через терминал. кроме ПКО ничего не дали.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Тетяна
20.08.19 09:15

 Счет из отеля и чек РРО - отличная комбинация документов. Вместо чека может быть ПКО или расчетная квитанция. А вот наличие только одного из двух документов будет недостаточно.
Ось відповідь на ваше питання. Може бути ПКО. Особисто я дуже довго боролася з таким ФОПом-власником готелю, але врешті решт зійшлися на тому, що я придбала книжку з розрахунковими квитанціями, а він поставив на них свою печатку.

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Светлана
20.08.19 09:24

Тетяна, платили и наличкой и через терминал. кроме ПКО ничего не дали.Спасибо огромное за совет

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Сомневающийся Sкептиk
21.08.19 08:29

Светлана, если вопрос по ФОПу, то: если ФОП с РРО, то понятно, что услуга проживания должна быть проведена через РРО при оплате наличными (картой); если ФОП без РРО, то квитанция произвольной формы об оплате (в качестве образца можно взять форму № 4-г Наказ Держбуду України 13.10.2000 и переделать её); можно взять в качестве образца и форму ПКО, но обязательно убрать из неё всякое упоминание о "кассе", "ордере" и назвать её квитанцией.

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Светлана
29.08.19 10:30

Сомневающийся Sкептиk, спасибо огромное .

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лена
20.08.19 09:24

Если ничего не могут предоставить , то не проводить вообще, другого варианта нет. 

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Наталья
20.08.19 20:25

Вопрос немного не по теме . У меня есть ФОП  3 гр. с одним наемным
работником. При выплате зарплаты и аванса я оформляю РКО т.к.
платежная ведомость на одного человека не оформляется.
Если РКО  ФОПу оформлять нельзя то может быть кто-нибудь 
подскажет какой документ можно оформить , не расписку же писать
работнику на получение зарплаты ?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 1
  • Сомневающийся Sкептиk
21.08.19 08:13

Наталья, "т.к. платежная ведомость на 1 человека не оформляется" – откуда это? Я составляю расчётно-платёжную ведомость, в которой работник расписывается (отдельно на получение "аванса", отдельно на з/п за месяц)

Ответить
    Оценить
  • 6
  • 0
  • Сомневающийся Sкептиk
21.08.19 08:52

Не забываем, что оплата (если речь о ФОПе, предоставляющим услуги по КВЕДу 55.10, 55.20 без РРО) может быть: 
1. непосредственно самим проживающим, который прибыл в командировку (в частности, работником ЮЛ или другого ФОПа). Документы – счёт и квитанция об оплате (произвольной формы). Работодатель работника (ЮЛ или другой ФОП) не отражает такие выплаты в 1ДФ; 
2. на р/с ФОПа работодателем работника. Документы – счёт на услугу, платёжка за услугу, копия выписки с госреестра. В 1 ДФ отражают такие выплаты. При этом:
а) Если ФОП с услугами – плательщик ЕН 2 группы, то он не может предоставлять услуги НЕплательщикам ЕН (в частности: ЮЛ на ОСН, ФОПу на ОСН, независимому профессионалу – нотариусу, адвокату...). В этом случае "попадает" ФОП, предоставляющий такие услуги и получивший доход от НЕплательщика ЕН; 
б) если у ФОПа отсутствует в госреестре соответствующий КВЕД, то "попадают" оба: ФОП, получивший доход, и плательщик, выплативший такой доход; 
в) если ФОП зарегистрирован на неподконтрольной территории, то независимо от системы налогообложения, контрагент, выплачивающий ему доход, должен удержать ПДФО и ВЗ.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
Контекстная реклама
Отключить рекламу
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
Приложение
Курсы валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться