Как выбрать сервис электронного документооборота для бизнеса? Опыт Group PSA (бренды Peugeot, Citroen, DS, Opel)

Электронный документооборот - это наше будущее. Скоро архивы с бумагами, физические печати и подписи уйдут в прошлое. Им на смену придут сервисы аналогичные сервису электронного документооборота Арт-Офис, позволяющие подписывать документы электронной подписью и обмениваться ими в режиме онлайн.

Сегодня поговорим о том, как выбрать подходящий сервис для своего бизнеса. Для этого разберем кейс по внедрению электронного документооборота в бизнес-процессы большой автомобильной компании Group PSA (бренды Peugeot, Citroen, DS, Opel).

Если вы уже смирились с неизбежным и выбираете сервис документооборота, вам необходимо определить для себя основные требования к системе документооборота, которые важны именно для вашего бизнеса, а также задачу, которую вы хотите решить.

Требования могут быть общими, функциональными и техническими. Мы определили основные требования к системе документооборота, которые помогут Вам при выборе системы электронного документооборота.

К общим требованиям относятся:

• Доступность системы документооборота в режиме 24/7;
• Грамотная и оперативная техподдержка, сжатые сроки исправлений и доработок системы;
• Наличие успешного опыта внедрения системы документооборота и позитивных отзывов клиентов;
• Безопасность системы

Основные функциональные и технические требования к системе документооборота:

• Возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью любого АЦСК;
• Настройка политики подписи для отдельного документа или пакета документов;
• Мониторинг состояния подписания документа согласно заданной политики подписи;
• Разделение прав доступа сотрудников к электронным документам и действиям с ними;
• Возможность создавать и импортировать уже готовые документы различных форматов (docx, pdf, gif и т.д.);
• Формирование списка документов, ожидающих подписи, и уведомление подписанта;
• Возможность редактирования, отклонения, удаления уже подписанного документа;
• Возможность формировать комментарии для документа;
• Построение дерева связанных между собой документов;
• Интеграция с учетной системой, используемой на предприятии.

Основные задачи, которые должен решать электронный документооборот:

• Оптимизация и прозрачность бизнес-процессов предприятия;
• Экономия ресурсов предприятия за счет сокращения затрат на управление потоками бумажных документов на предприятии;
• Автоматизация контроля работы с документами на предприятии и обмена ими с контрагентами;
• Обеспечение юридической значимости электронных документов;
• Формирование электронного архива документов.

Какую систему электронногодокументооборота внедрила  группа компаний Group PSA (бренды Peugeot, Citroen, DS, Opel)?

Основываясь на выше перечисленных требованиях и задачах, группа компаний Group PSA провела анализ рынка и выбрала для себя одну из наиболее подходящих систем электронного документооборота, представленных на рынке Украины. Это система «Арт-Офис» - авторская разработка, принадлежащая украинской компании ООО «ДИСИЭНСИ». Разработанная ООО «ДИСИЭНСИ» технология гарантирует неизменность формата и содержания (контента) первичного электронного документа, в отличие от традиционного способа подписания документов с помощью квалифицированной электронной подписи, при котором выполняется внутренняя или внешняя подпись бинарного содержимого файла документа вместе с его системными атрибутами.

Информацию о критериях выбора и опыте ипользования сервиса «Арт-Офис» нам предоставил Олег Пикар, Departement Qualite et Developpement reseau в Group PSA.

“Решение «Арт-Офис» позволило нам автоматизировать процесс обмена документами между компанией и дилерами. Критичным требованием при выборе системы электронного документооборота для компании являлась безопасность.

С учетом относительно небольшого количества документов, выполнены все требования безопасности по размещению системы в инфраструктуре вендора и долгосрочного хранения документов используя специальный формат расширенной подписи CAdES-X Long.

Отдельно хотим отметить возможность массовой подписи, так как этот функционал существенно сократил время на подписание документов директором компании. За 2 года эксплуатации было создано и подписано более 30 000 документов. В процесс вовлечены 60 контрагентов (юрлица).

Техническая и консультационная поддержка осуществляется своевременно. В случае каких-либо изменений в инфраструктуре PKI (например, смена корневых сертификатов АЦСК, изменение адресов онлайн сервисов АЦСК, изменение форматов ключей в некоторых АЦСК и т.п.) команда-разработчик сервиса «Арт-Офис» быстро реагирует и в кратчайшие сроки делает обновление системы”.

Валидность электронного документа Арт-офис можно в любой момент проверить бесплатно 4-мя способами:

1. На странице проверки документов Арт-Офис сайта АЦСК «MASTERKEY».
2. С помощью государственных онлайн сервисов проверки КЭП / ЭЦП на сайтах Центрального удостоверяющего органа и Министерства юстиции Украины.
3. В офисных программах MS Word и MS Excel, если стоит «Арт-Офис плагин для MS Office».
4. С помощью компьютерной программы «Комплекс криптографической защиты информации «Арт-Крипто +», которая имеет положительное экспертное заключение по результатам государственной экспертизы в области криптографической защиты информации.

Перед выбором сервиса лучше посмотреть демо-версии разных продуктов, и получить консультации о преимуществах каждого сервиса и отличиях от других решений на рынке.

Задайте свои вопросы консультанту Арт-Офис прямо сейчас!

Официальный канал облачного сервиса обмена  электронными документами Арт- офис.