Як зекономити перші 50 тисяч, перейшовши на ЕДО. Досвід компанії «TradeMasterGroup»
Впровадження електронного документообігу в бізнес-процеси дасть змогу компанії “TradeMasterGroup” економити понад 50 тисяч гривень на рік. Таку вигоду прогнозує для своєї компанії генеральний директор Павло Степаненко.
Команда “TradeMasterGroup” п’ятий місяць користується сервісом обміну електронними документами “Арт-Офіс” і вже переконалася, що це зручно, вигідно, швидко та сучасно.
Бізнесмен радить партнерам активно впроваджувати електронний документообіг (ЕДО), щоб суттєво оптимізувати робочі процеси. А також ділиться особистим досвідом про те, чому вирішили перейти на ЕДО, як його впроваджували та які переваги отримали.
- Чому вирішили перейти на електронний документообіг ?
- Компанія “TradeMasterGroup” заснована 12 років тому. Ми організовуємо і проводимо практичні конференції та тренінги для власників та ТОП-менеджерів компаній. Нам постійно потрібно формувати пакети документів для учасників заходів. Це роздаткові матеріали, акти виконаних робіт, рахунки, угоди.
Коли ми працювали з паперовими документами багато часу і ресурсів витрачали на те, щоб їх створити і роздрукувати приблизно 700-900 аркушів щоразу. Потрібно було підготувати кілька сотень пакетів документів у двох екземплярах. Потім привезти їх на конференцію, роздати учасникам і проконтролювати повернення другого екземпляра акта та рахунка бухгалтеру нашої компанії.
Я особисто витрачав близько трьох годин, щоб підписати цю купу паперів. Іноді співробітник ставив факсиміле мого підпису, а тоді ще й печатку. Офіс нагадував пошту радянських часів із гучним звуком штампів.
Весь процес створення-підписання-обміну документами міг тягнутися місяцями. А в результаті частина документів губилася в дорозі, і нам потрібно було дублювати їх, користуватися послугами логістичної компанії. Усе це збільшувало витрати компанії і потребувало ресурсів. Для зберігання паперових документів, довелося виділити окрему кімнату — архів з величезною кількістю папок, обсяг яких зростав щомісяця. Це був жах, і я вирішив шукати спосіб оптимізувати процес.
- Як дізналися про можливість електронного документообігу і сервіс “Арт-Офіс”?
- Кілька разів чув про такі формати роботи, про переваги, і вже шукав відповідні сервіси. Про унікальний “Арт-Офіс” мені розповів бухгалтер. Восени 2019 року я познайомився з розробниками цього сервісу обміну електронними документами і одразу сказав “О! Це супер, давайте, хочу впроваджувати у себе!”
Сервіс досить гнучкий, з його допомогою можна підписувати особисті, бухгалтерські та інші документи. Тому “Арт-Офіс” підійшов для нашої івент-компанії. І я, і всі співробітники моментально пристосувалися до нового формату роботи і зітхнули з полегшенням. Електронні документи - це дуже зручно і просто! Вже п'ятий місяць наша компанія працює швидше та якісніше.
- Які були перші кроки до переходу на ЕДО?
- Спочатку детально ознайомилися із повним функціоналом сервісу. До того ж, нам було запропоновано Модуль “Арт-Офіс для 1C”, який дозволяє масово завантажувати первинні документи у сервіс «Арт-Офіс».
|
Сервіс обміну електронними документами має лінійку рішень, які задовольняють потреби як маленьких підприємств, так і великих компаній та холдингів: ► хмарний сервіс “Мій Арт-Офіс”; ► корпоративні рішення SaaS та Self-hosted; ► Модуль “Арт-Офіс для 1С”. |
Є можливість створювати первинні документи в один клік, швидко знайти потрібний документ, підписати, миттєво надати до нього доступ нашим партнерам тощо. Наші контрагенти безоплатно підключаються до системи, підписують вхідні документи і можуть завантажити їх собі.
Коли у нас виникали питання, спеціалісти сервісу “Арт-Офіс” оперативно надавали консультацію і постійно були на зв'язку. Тепер моя команда знає, як просто та швидко створювати, підписувати та відправляти електронні документи. Завдяки входу у сервіс “Арт-Офіс” по КЕП (кваліфікований електронний підпис), документи доступні виключно уповноваженим особам, а дані компанії захищені. Я впевнений, що сервіс “Арт-Офіс” – надійний, зручний, доступний. І моя компанія щодня доводить партнерам, що використання електронного документа – це сучасний підхід до розвитку бізнесу.
- Чи були у Вас сумніви?
- Хвилювався про те, як система буде працювати, як сприймуть і чи приймуть такий формат взаємодії наші контрагенти. Були сумніви, що ми зараз відправимо документи в електронному вигляді, а учасники заходів скажуть “ні, давайте паперові”. І такі випадки були спочатку, але їх відсоток малий. Порадувало, що люди сприйняли нововведення позитивно і підтримали перехід на електронні документи. За час використання “Арт-Офісу” маємо прогрес: спочатку 70-75% наших контрагентів вподобали електронний обмін документами, а зараз ця цифра зросла до 80-85%. Компанії переходять на ЕДО. І серед всіх подібних хмарних сервісів, які існують на ринку України, “Арт-Офіс” я вважаю кращим.
- Які переваги отримала компанія “TradeMasterGroup” завдяки використанню сервісу “Арт-Офіс”?
- З електронними документами працювати дуже зручно і набагато простіше. Ми суттєво економимо і позбулися рутини. Відпала необхідність у формуванні паперових архівів. Тепер документи зберігаються у хмарі, а час підписання та обмін документами скоротився від місяців до декількох хвилин. Та найголовніше – ресурс часу, який тепер використовуємо з більшою користю: перенаправили сили на якісну підготовку заходу та на розв'язання інших завдань.
За попередніми розрахунками, впровадження сервісу обміну електронними документами “Арт-Офіс” дасть нашій компанії економію коштів близько 50-60 тис. грн на рік. Партнерам теж раджу скористатися калькулятором, щоб побачити власну вигоду від ЕДО.
“Арт-Офіс” – це знахідка для evеnt-компанії, бо тепер ми направляємо усі зусилля на організацію заходу, а не на паперові справи.
|
Команда “Арт-Офіс” має досвід впровадження електроного документобігу для ІТ-компаній (Softserve), автомобілебудівних (PSA Group - бренды Peugeot, Citroen, DS, Opel), та івент-компаній (“TradeMasterGroup”). Співробітники цих компаній виділяють такі переваги використання сервісу обміну електронними документами “Арт-Офіс”: ► оптимізація бізнес процесів; ► безпечний обмін юридично значущими документами; ► значне заощадження коштів; ► економія часу; ► доступність до документів 24/7; ► виключення помилок людського фактору; ► ефективне використання трудових ресурсів. |
Які функції та задачі буде вирішувати сервіс — кожна компанія вирішує для себе, відповідно до вимог свого бізнесу. Команда “Арт-Офіс” - user-friendly, тому втілить всі побажання і підлаштує сервіс до потреб користувачів, а служба підтримки відповість на всі запитання.
Просто поставте свої запитання консультанту “Арт-Офіс” прямо зараз!
Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.
Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.
- Эйк
Облікове Діло, Просмотрел ролик.. Поржал с интерфейса и логики работы.. Юзер НЕ ДОЛЖЕН скакать по меню!!!
Для просмотра дб видна либо ВСЯ имеющаяся информация, либо НАИБОЛЕЕ ГЛАВНАЯ ее часть, с возможностью наложения системы фильтров либо вызова дополнительных вкладок с интересующей информацией, дополняющей основную... Это азы построения систем.. Бггггггггггггг...
А тут просматривай сначала "Прийяняті", потом "Відхилені" и так по кругу.. Такой чувство, что программеры решили тренировать кисти рук юзера, или даже не знаю шо сказать
- Эйк
Катерина,
1.по поводу user-frendly.. Видать как то не так меня учили в институте, что такое user-frendly.. Но то такое..
2. Я высказал, как и топикстартер СВОЕ ЛИЧНОЕ МНЕНИЕ. Возможно оно ошибочное. Но это не означает, что я "налив бруду". Это всего-навсего мое мнение. А если оно не совпадает с Вашим, топикстартера или еще чьим то, то это "проблемы индейцев, а не шерифа"..
3. Как то случайно попались данные, сколько пользователей у медка и сколько у Лига-Репорт (помните их навязчивую рекламу, когда случился петя? из каждого утюга и кофеварки."мы оптичим всю страну"). Так вот разница примерно в 30-40 раз в пользу Медка..
- Эйк
Катерина,ржунимагу, сори за реакцию..
1. что означает "Медок постійно перевантажений."?
Лично мне это не понятно. Расшифруйте. Я ооооочень буду ждать ответа.. Где, в чем и как он "перевантажений"?
2. Питання безпеки. Я так понимаю, что это тонкий намек на Петю? Так там была ЦЕЛЕНАПРАВЛЕННАЯ атака наших запоребриковых мышебратьев. И Медок был выбран именно из-за того, что он популярен. Тем более, что сейчас ВСЕ сервисы Медка крутятся на площадке Держспецзв'язку.. Т.е. есть защищенный периметр, внутри которого и работают сервисы. И охрану этого периметра осуществляет ГОСУДАРСТВО.
Открою Вам страшную тайну. Хакеры взламывают Пентагон, АНБ и сервера Майкрософт. Т. е. в современном мире ПРИ НРАЛИЧИИ ЖЕЛАНИЯ ЗЛОУМЫШЛЕННИКА, НИКТО не сможет защитися от вируса или взлома. Все зависит от цели и ресурсов, которые в это вложены..
Вот давеча звонили знакомые - негодяи положили сервак на крупном заводе (прислали шифровальщика). Причем положили так, что умерло все.. Но бэкапов, как водится никто не делал.. Вторым тоже прислали шифровальщика.. Тем правда повезло, бэкапы были.. Но саму систему поднимали 3 суток.
3. В медке существует несколько возможностей связки с 1С и соответственно организации ЭДО. Самая оптимальная по функционалу, цене и универсальности стоит примерно столько же, сколько и АРТ-Офис..
Блоги 
