Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


27.04.20
5051 0 Печатать

Як підприємцю перебудувати сталі паперові взаємовідносини з контрагентами?

В умовах довготривалого карантину суб’єкти підприємницької діяльності, які зазвичай звітували та обмінювались первинними документами у паперовій формі, зіткнулися з низкою проблем та обмежень.

Зокрема, частина державних установ обмежила прийом громадян і закликає обмінюватись інформацією в електронній формі, а більшість контрагентів перейшли в режим “віддаленої роботи”, тому процес узгодження та підписання паперових документів значно ускладнився, а то і взагалі став неможливим.

Що ж робити в такій ситуації і як почати використовувати електронні документи?

Перш за все необхідно мати чинні на поточну дату електронні ключі, щоб почати підписувати електронні документи, і, таким чином, зробити документ юридично значущим.

І тут є два варіанти отримання кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

Перший – вже є діючі електронні ключі будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (КНЕДП). В такому разі продовжити дію КЕП можна онлайн, зокрема в нашому магазині електронних послуг або електронних сервісах інших КНЕДП.

Другий – діючий КЕП відсутній, в такому випадку необхідно фізично відвідати офіс КНЕДП для первинної ідентифікації та формування електронних ключів. Для того, щоб громадяни могли відвідувати офіси КНЕДП та оформлювати КЕП, КМУ Постановою №211 врегулював провадження діяльності та функціонування КНЕДП під час карантину.

Тож суб’єкти підприємницької діяльності можуть звернутися до КНЕДП “MASTERKEY”, що працює у звичайному режимі та продовжує надавати електронні підписи у безпечних умовах, або до інших КНЕДП.

Після отримання електронних ключів громадяни можуть реєструватися в електронних сервісах, що вимагають аутентифікації за КЕП, підписувати та обмінюватись електронними документами із контрагентами, звітувати в електронному вигляді.

Що треба зробити, щоб почати звітувати в електронному вигляді?

В залежності від виду діяльності, звітність може подаватися до різних контролюючих органів (Державної податкової служби України (ДПСУ), Державної служби статистики України (ДССУ) та інших).

Зокрема, для подання звітності до ДПСУ платнику податків необхідно зареєструвати в ДПСУ чинні кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, сформовані кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг для уповноважених посадових осіб респондента, підписи яких є обов’язковими для звітності на папері.

Реєстрація здійснюється шляхом подання звіту J/F1392001 – Заява про приєднання до договору про визнання електронних документів або звіту J/F1391103 – Повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису. Після одержання успішної квитанції №2 можна формувати, підписувати та надсилати звітність до ДПСУ.

ДССУ прийняла заходи з оптимізації роботи системи електронної звітності органів державної статистики і скасувала подання звіту S1391101 – Заявка на реєстрацію електронного цифрового підпису. Таким чином, для подання респондентами звітів у електронному вигляді до ДССУ достатньо накладання кваліфікованого електронного підпису на електронний звіт без попередньої його реєстрації.

Що треба зробити, щоб почати обмінюватись з контрагентом документами в електронному вигляді?

Для роботи та обміну первинними документами такими як договори, рахунки, акти, видаткові накладні тощо, необхідно мати можливість сформувати такий документ, підписати за допомогою КЕП відповідальної особи та відправити контрагенту на підпис або ознайомлення.

Найпростішим варіантом обміну електронними документами в програмі Арт-Звіт Pro є можливість завантаження документа будь-якого формату (txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg, xml, dbf, zip), підписання його за допомогою КЕП та відправка контрагенту на підпис.

Також в програмі є можливість створення документів за типовими шаблонами, що доступні в розділі «Первинні документи». Налаштування обміну первинними документами між користувачами Арт-Звіт Pro наведено в інструкції.

Для обміну іншими документами такими як листи, заяви, відомості тощо, доцільно використовувати сервіс обміну електронними документами «Мій Арт-Офіс»

Оскільки сервіс представляє собою web-рішення, це дає можливість з будь-якого пристрою та будь-якої точки світу в режимі онлайн обмінюватись зі своїми контрагентами юридично значущими документами. З метою забезпечити доступ до власного кабінету лише відповідальним співробітникам компанії,  вхід у сервіс реалізовано за допомогою КЕП або MobileID.  «Мій Арт-Офіс» дозволяє легко здійснювати пошук документів за будь-якими параметрами та  відслідковувати весь життєвий цикл документу: створення – ознайомлення – обговорення - узгодження -  підписання.

Щоб розпочати роботу з електронними документами, необхідно лише перейти на сайт art‑office.com.ua та увійти в сервіс, скориставшись особистим ключем КЕП чи MobileID.

Для корпоративних користувачів доступна можливість розгортання окремого екземпляру системи, що може бути максимально кастомізований під бізнес-процеси клієнта. Таке рішення забезпечить роботу з електронними документами в ізольованому та контрольованому середовищі.  Про переваги впровадження корпоративних рішень можна ознайомитись тут.

Скільки буде коштувати впровадження електронного документу?

Це залежить від щомісячного об’єму документів, якими необхідно обмінюватись з контрагентами. Якщо щомісячна діяльність передбачає підписання та обмін з контрагентами менше або дорівнює 50 документів, то в такому випадку обмін між контрагентами в програмі Арт-Звіт Pro здійснюється безкоштовно.

У разі, якщо щомісячна діяльність передбачає підписання та обмін з контрагентами більше ніж 50 документів в нагоді стане річна ліцензія “Модуль первинні документи”.

Чи є інтеграція з обліковою системою, наприклад 1С?

Так, обмін даними з обліковими системами здійснюється за допомогою методів взаємодії через СОМ-інтерфейс та Soap-інтерфейс. Детальний опис методів взаємодії з програмою Арт-Звіт Pro через Com-інтерфейс та Soap-інтерфейсВідео-інструкція з обміну первинними документами між програмою Арт-Звіт Pro та 1С.

Як обмінюватись документами, якщо контрагент працює в іншій програмі?

Якщо контрагент не є користувачем Арт-Звіт Pro, здійснення обміну можливо за умови встановлення відповідних налаштувань в програмі, зокрема вибору в параметрах підприємства сервісу обміну електронними документами “Арт-Офіс”, “ПТАХ” чи “Вчасно”.

Налаштування та документообіг з користувачами будь-яких інших програм здійснюється за допомогою системи обміну електронними документами Арт-Офіс згідно інструкції.

Для налаштування документообігу із контрагентами, що використовують для роботи сервіс “Вчасно”, необхідно виконати дії, наведені у інструкції.

Налаштування та документообіг із контрагентами, що використовують для роботи програму M.E.Doc або інші програми, що підключені до сервісу ПТАХ виконується за інструкцією.

Важливо! Обмін з сервісами електронного документообігу “Вчасно” та “ПТАХ” реалізовано лише для вхідних документів, тобто сформованих у програмах та сервісах: M.E.Doc, “СОТА”, FlyDoc, FREDO та “Вчасно”. Після підписання в перелічених програмах або сервісах документів, сформованих для контрагента користувача Арт-Звіт Pro, такі документи стають доступними для підписання в програмі за допомогою методів, описаних в АРІ. Після підписання документів в програмі статус документа змінюється і він стає підписаний з обох сторін. Контрагент, ініціатор підписаного документа, в своїй програмі чи сервісі бачить, що документ підписаний з обох сторін.

Нещодавно сервіс «Вчасно» змінив умови підписання документів, отриманих через АРІ, наразі ця функція є платною і потребує наявності ліцензії «Інтеграція» сервісу «Вчасно».

Як налаштувати доступ до первинних документів та розділення прав користувачів?

Для надання прав окремому співробітнику організації на роботу лише з первинними документами, необхідно встановити термінальну конфігурацію програми. В налаштуваннях термінальної утиліти адміністратор має можливість створити список користувачів та призначити їм відповідні ролі.

Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.

Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.

Комментарии
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям