Подпишитесь!


15.05.20
7130 13 Печатать

Как хранить е-документы

Минцифры на своей странице в facebook напоминает, что электронные документы - это современно и удобно. А вот каковы требования к их хранению?

Документы имеют два вида архивного хранения: постоянное и длительное - 10 лет и временное хранение - до 10 лет.

К первой группе относятся уставы, штатные расписания, учредительные документы и личные дела, которые стоит иметь и в бумажной форме. Если вы подписали их в электронной форме, используйте формат данных PDF / A-1 (* .pdf), который обезопасит вас и ваших контрагентов от случайного изменения документа. А вот документы второй группы достаточно хранить только в электронной форме.

Что относится ко второй группе, и сколько хранить такие документы?

Командировочные документы (программы, технические задания, доклады, справки).

зарубежные или научные в пределах Украины - 10 лет.

в пределах Украины - 3 года.

Данные о документообороте на предприятии - 5 лет.

Кредитные договоры, поручительства, залоги, гарантии, перевод долга - 5 лет.

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие выполнение хозяйственных операций (кассовые, банковские документы, ордера) - 3 года.

Налоговые накладные и учетные регистры - 3 года.

По истечении сроков хранения документы подлежат уничтожению.

Напомним, что на портале Дія можно подписать документ за 3 минуты.

По материалам Министерство цифровой трансформации
Комментарии
  • Юра Г.
15.05.20 05:56

Дебил. Тупой дебил не понимающий ни суть вопроса, ни его прикладное использование. В бумажном виде иметь электронный документ низзя. Кто это не понимает тут ничего не понимает в термине електронний документ. 

Ответить
    Оценить
  • 21
  • 4
  • ПростоЗлюка
15.05.20 08:54

Юра Г., может Вы уже практикуете такой вид документооборота? Кто-нибудь может обьяснить до конца - как их все таки-хранить? даже если в електоронном виде - необходимо скачать и хранить в pdf, либо пусть остаются на сайте в программе с помощью которой подписал. Должны ли быть они обязательно предварительно сканированы и с печатями от контрагента? Пробовала через paperless - написано внизу - что документ подписан електрнными печатями - но дата позже чем дата документа? Обязательно ли сначала бумажный договор с контрагентом - в котором прописать, что документооборот електронный. Столько вопросов - внятных ответов нет, а очень хочется сократить кол-во бумажек... 

Ответить
    Оценить
  • 10
  • 1
  • ппп
15.05.20 09:41

ПростоЗлюка, по поводу даты документа, и даты отметки времени, давно идет дискуссия, и да, нормальных и четких ответов нет.
Я уже неоднократно писал, что для развития ЭД, необходимо в первую очередь сделать две вещи:
1. Признать датой первичного ЭД, дату указанную в реквизитах документа, а не отметку времени наложения ЭЦП.
2. Отменить требование предоставлять распечатку ЭД при проверках, достаточно предоставить ЭД проверяющим  для просмотра и проверки ЭЦП. 

Ответить
    Оценить
  • 18
  • 1
  • ппп
15.05.20 09:34

ПростоЗлюка, Электронный документ, это файл с наложенными на него ЭЦП, вот это файл и надо хранить, для ЭД наиболее подходит формат файлов pdf, они и с наложенными ЭЦП нормально просматриваются, в отличии от других форматов, для просмотрта которых нужны уже специальные программы.

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Александр
16.05.20 20:02

ппп, не вводите людей в заблуждение - Электронный документ - это 1 pdf файл и 4 файла PKCS #7 (согласно количеству подписей/печатей). Сам по себе pdf вообще не доказывает что это документ, только с PKCS #7, которые можно проверить только на сайте https://czo.gov.ua/verify и нигде, пока что более. Процедура проверки изумительна. Каждая подпись проверяется отдельно. Даже ІІТ Користувач толком с процедурой подтверждения не справляется.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Юра Г.
15.05.20 15:11

ппп,Приведите нормативный документ, обязывающий хранить файл. И кто будет отвечать за повреждение носителя?

Ответить
    Оценить
  • 9
  • 0
  • ппп
15.05.20 15:41

Юра Г., не совсем понял вопрос.
Кто отвечает за хранение бумажной первички?
За хранение ЭД отвечает предприятие, точно также, как и за
хранение бумажных.
Кто отвечает за повреждение носителя? Хм. наверное админ, если он есть. Но в отличие от бумажных ЭД можете хранить в нескольких местах, в облачных сервисах, и если они платные, то за повреждение носителей по идее ответит владелец сервиса. 

Ответить
    Оценить
  • 4
  • 0
  • Юра Г.
15.05.20 16:38

ппп, где вы єто прочитали?.
хранить можно оригинал документа, его копию.
Файл не является документом.
Я не хочу вступать в полемику. Приведу пример для думающих.
В англии после создания cd-дисков на радостях записали на них архивы, а оригиналы уничтожили.
Обещали, что на дисках информация гарантированно хранится 100 лет. Через 10 лет не смогли прочитать диски, а оригиналы уже уничтожили.
Ну дам вам флешку с файлом, а когда вы заявите, что не смогли прочитать файл подам на вас в суд, что вы уничтожили файл или его скушал петя.

Ответить
    Оценить
  • 13
  • 3
  • ппп
16.05.20 11:58

Юра Г., оригиналом ЭД является файл с наложенной ЭЦП с отметкой времени, причем их может быть неограниченное количество, и все они оригиналы

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ігор
15.05.20 10:05

Послуги е-підписання документів надають:
1. На порталі "Дія": https://sign.diia.gov.ua 2. ДФС: https://acskidd.gov.ua/sign 3. Юстиції: https://ca.informjust.ua/sign 4. Укрзалізниці (https://csk.uz.gov.ua): підпис - https://csk.uz.gov.ua/sign; перевірка - https://csk.uz.gov.ua/verify 5. Державна прикордонна служба: https://acsk.dpsu.gov.ua 6. НБУ: http://canbu.bank.gov.ua Повністю безкоштовно. Інтерфейс типовий. Якої АЦСК підпис, сервіс визначає автоматично. Формати підтримуваних документів там перераховані. Краще в pdf, в нього підпис вбудовується. Документи можна е-підписувати/перевіряти кількома підписами: підписали - надіслали партнеру; той завантажив підписаний, підписав сам, залишив собі та надіслав у відповідь.Наприклад, вам надали до виконання договір переводу боргу який підписали три директора та завірили два юриста. Все різними АЦСК Зайти в розділ "Перевірка підпису", завантажити документ, система автоматично визначить та вкаже: АЦСК, піб, посада, час, ...Документи бажано зберігати на двох різних носіях/хмарах.Датою документа вважається його дата. І не треба вимагати офіційного тлумачення від корумпованої влади - відповідь ми знаємо.Надавати копії документів, можна взагалі відмовити. Хоч паперові, хоч е-доки. Однак е-доки простіше - скопіював або одразу надіслав на е-пошту. Бажано одразу називати файл зрозуміло.

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 2
  • Юра Г.
15.05.20 15:13

Ігор, бажано - это не обязанность. Где вы видели нормативный документ - обязывающий хранить?

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 3
  • Александр
16.05.20 12:57

Уважаемые коллеги, сложность не в том, что автор статьи не понял вопроса и отвечал не как, а сколько хранить документы. Сложность в том, что специалисты, которые заняты развитием сектора электронного документа оборота очень далеки от бухгалтерского учета и понимания процессов хозяйственной деятельности. 

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 0
  • Владимир
17.05.20 12:10

Добавлю масла в огонь. Согласно админ кодекса оригинал документа подаётся в виде доказательства на том носители на котором его создали. 99% случаев что вы не сможете подать ОРИГИНАЛ документов так как носитель это жёсткий диск у вас на компьютере или дата центе вчасно или ещё где

Ответить
    Оценить
  • 13
  • 0
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд