Отчет по ЕСВ: состав, обязательные реквизиты, сроки

Автор: Савченко Елена, эксперт по вопросам оплаты труда.

Тема сегодняшнего номера — Отчет по ЕСВ. Пожалуй, он знаком каждому бухгалтеру. Вопросы по его заполнению тоже в числе самых топовых. Поэтому мы постараемся максимально полно ответить на них. Основное внимание, конечно, уделим самому Отчету по ЕСВ. А начнем с основ: из чего он состоит, в какие сроки и каким способом подавать. Правда, уже скоро, с января 2021 года, нам предстоит отчитываться по новой форме (см. с. 29). Чуть позже мы подробнее разберемся и с этой новой отчетностью.

Порядок и сроки предоставления ЕСВ-отчетности утверждены Минфином в Порядке № 435. Если говорить о работодателях — плательщиках ЕСВ, то они подают Отчет по ЕСВ по форме № Д4, приведенной в приложении 4 к этому Порядку.

Кто подает.Если вы — страхователь, который использует труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, а также по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД) о выполнении работ (предоставлении услуг), то вы в числе тех, кто обязан подавать Отчет по форме № Д4.

Если в отчетном периоде труд физлиц не использовался (нет начислений, входящих в базу взимания ЕСВ, и нет физлиц, находящихся с работодателем в трудовых (гражданско-правовых) отношениях), то Отчет по форме № Д4 подавать не нужно (п. 11 разд. II Порядка № 435).

Способы подачи.Форму № Д4 подаем по основному месту постановки на учет страхователя в качестве плательщика ЕСВ в органах ГНСУ одним из следующих способов (на выбор):

— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронных подписей ответственных лиц в порядке, определенном законодательством;

— на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.

В виде исключения тем страхователям, у которых количество застрахованных лиц не превышает пяти, предоставлена возможность подать Отчет «на бумаге». Это можно сделать двумя способами: либо занести в налоговую его лично (или через уполномоченное лицо), либо отправить по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения.

А если Отчет, направленный по почте, по вине оператора почтовой связи будет утерян/испорчен либо вручен органу ГНСУ с задержкой? Работодателю-страхователю тут волноваться нечего. Отвечать будет оператор почтовой связи.

При этом работодатель, оказавшийся в описанной ситуации, освобождается от любой ответственности за непредоставление или несвоевременное предоставление такой отчетности (см. п. 1 разд. II Порядка № 435). Единственное, что от него потребуется, — в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или порче почтового отправления направить по почте или предоставить лично (по выбору работодателя) налоговикам второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или порче.

Сроки подачи.Отчет по форме № Д4 подается за каждый календарный месяц. Срок подачи — в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода.

Если последний день срока подачи Отчета приходится на выходной, праздничный/нерабочий день, последним днем предоставления Отчета считается первый после него рабочий день (п. 14 разд. II Порядка № 435).

Имейте в виду: если подаете Отчет по почте, то вам надо успеть его подать не позднее чем за 10 дней до истечения предельного срока предоставления Отчета

В этом случае Отчет по форме № Д4 будет считаться поданным в день получения отделением почтовой связи почтового отправления (отчетности).