Электронный авансовый отчет не предусмотрен законодательством – ГНС

Его подают в бумажном виде, а графы документа заполняет не одно лицо, напоминает Бухгалтер.ua.

Командированный работник или работник, получивший средства под отчет, должен по завершении командировки или приобретение товаров (услуг) подать в бухгалтерию отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее - авансовый отчет).

Форма авансового отчета и порядок его составления утверждены приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (далее - Порядок № 841).

Физическое лицо, получившее средства, заполняет все графы авансового отчета, кроме: "Звіт перевірено", "Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером", корреспонденции счетов бухучета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет, которые заполняет лицо, предоставившее такие средства. Графу "Звіт затверджено" подписывает руководитель (налоговый агент).

Также работник предоставляет работодателю -налоговому агенту подтверждающие документы, предусмотренные п. 170.9 НКУ, удостоверяющие стоимость расходов на командировку или под отчет и их связь с хозяйственной деятельностью работодателя.

В то же время налогоплательщик поинтересовался у ГНС:

- возможно ли при составлении авансового отчета использовать простую электронную подпись или это должно быть исключительно квалифицированная электронная подпись;

- предусмотрено ли законодательством подписание авансового отчета электронной подписью, или, может, нужно использовать исключительно бумажную форму авансового отчета с собственноручной подписью подотчетного лица.

Налоговики напомнили, что электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22.05.2003 г. № 851-IV).

Однако положения Порядка № 841 не предусматривают составление и предоставление налогоплательщиком авансового отчета в электронном виде с наложением квалифицированной электронной подписи. Поэтому его подают в бумажном виде с соблюдением всех требований, определенных НКУ и Порядком № 841.

Источник: ИНК ГНС от 14.04.2021 г. № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06.