Щодо правильності зазначення посади заступника керівника установи на час відсутності керівника при підписанні поточних документів

До Управління Держпраці звернувся за консультацією громадянин з проханням надати роз’яснення з питання щодо правильності зазначення посади заступника керівника установи на час відсутності керівника при підписанні поточних документів.

Наприклад: Керівник підприємства, установи або організації тимчасово відсутній у зв’язку з знаходженням на лікарняному, у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, або у черговій відпустці, чи у відрядженні.

Відповідаючи на це питання, треба врахувати деякі обставини, а саме те, що якщо в посадовій інструкції заступника керівника підприємства, установи, організації зазначено, що він на час тимчасової відсутності керівника виконує його функції чи наказом того ж керівника визначено питання підписання документів його заступнику. В даному випадку документи повинні підписуватися саме заступником з зазначенням його прізвища ім’я по батькові.

Наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від 18.06.2015 р. були затверджені Правила організації і діловодства та архівного збереження документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах та установах, якими регулюється ведення діловодства для всіх без винятку юридичних осіб (надалі – Правила).

У пункті 10 Правил № 1000/5 визначено, що в разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково вказують фактичну посаду та прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

У вищевказаних нормах також зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва керівника за наказом (розпорядженням). Визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29 грудня 1965 р. № 30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Про це також зазначено в листі Міністерства соціальної політики України від 21.07.2011 р. № 590/13/84-11.

Але таке формулювання суперечить вимогам Кодексу Законів про працю України, якими підприємства, установи та організації повинні керуватися при застосуванні норм чинного законодавства. Статтею 105 КЗпП законодавчо визначено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи.

Це означає, що працівник, який їх виконує (в даному випадку заступник), обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою «Заступник директора», і цю ж посаду слід вказувати під час їх підписання.

Тобто підприємство, установа або організація може самостійно визначати, який варіант оформлення тимчасово виконуючого обов’язки керівника вибрати в такому випадку. Адже із цього приводу чинне законодавство обмежень не встановлює.