Впровадження на підприємстві електронного документообігу в системі управління охороною праці

Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу» внесено зміни до Закону України «Про охорону праці».

 Статтю 13 «Управління охороною праці та обов'язки роботодавця» доповнено таким змістом.

При укладенні трудового договору про дистанційну роботу, про надомну роботу на роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці і протипожежної безпеки в межах використання таким працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем.

Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

При виконанні дистанційної роботи роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної роботи;

Статтю 14 «Обов'язки працівника щодо додержання вимог нормативно-правових актів з охорони праці»  доповнено  наступним  змістом:

при виконанні роботи за трудовим договором про дистанційну роботу, про надомну роботу працівник самостійно визначає своє робоче місце та несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на ньому, а роботодавець несе відповідальність за безпечність і належний технічний стан обладнання та засобів виробництва, що передаються працівнику для виконання дистанційної або надомної роботи. При виконанні роботи за трудовим договором про надомну роботу визначене працівником робоче місце має характеризуватися наявністю закріпленої зони, технічних засобів (основних виробничих і невиробничих фондів, інструменту, приладів, інвентарю) або їх сукупності, необхідних для виробництва продукції, надання послуг, виконання робіт або функцій, передбачених установчими документами.

Наказом Мінекономіки від 28.10.2020 р. № 839-21 затверджено Порядок впровадження електронного документообігу в системі управління охороною праці, якій є обов'язковим для всіх роботодавців за умови прийняття ними рішення щодо впровадження електронного документообігу, створення та використання якого передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (далі - НПАОП), шляхом видання відповідного наказу або розпорядження.

 Організація електронного документообігу документів, ведення яких передбачено НПАОП, здійснюється з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 року № 1886/5  та інших законодавчих та нормативно-правових актів.

Порядок зобов’язує Роботодавця затвердити:

1) перелік документів, ведення яких передбачається у електронній формі (далі - Перелік);

2) порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення документів, зазначених у Переліку.

У разі прийняття рішення про організацію електронного документообігу документів, створення та використання яких передбачено НПАОП, роботодавець зобов'язаний забезпечити:

1) строк зберігання електронних документів у сфері охорони праці, не менший від строку, встановленого для відповідних документів, визначених НПАОП, у тому числі шляхом використання електронних підписів у форматі, придатному для тривалого архівного зберігання;

2) можливість вільного ознайомлення працівників з документами, якщо така можливість передбачена НПАОП;

3) надання посадовим особам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері охорони праці та його територіальних органів у передбачених законодавством випадках примірників електронних документів, які відповідають вимогам до форматів даних електронного документообігу, встановлених законодавством.

У випадках, коли відносно документів, віднесених до Переліку, передбачено проставлення особистого підпису визначеної НПАОП особи, накладається електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису такої особи.

Цей Порядок сприятиме:

• економії часу та підвищенню продуктивності внутрішніх процесів у суб’єктів господарювання;
• оптимізації внутрішніх та зовнішніх комунікацій;
• забезпеченню безперервного процесу проведенню онлайн навчання та інструктажів на виробництві в умовах пандемії;
• покращенню взаємовідносин між замовником та підрядними організаціями в системі управління охороною праці.

ОТЖЕ:

Рішення про перехід на електронну форму документів з ОП підприємство приймає добровільно. Оформлюється наказом керівника. Програмне забезпечення  підприємство обирає самостійно. Особи, які створюють електронні документи з ОП, повинні мати електронні цифрові підписи.