Отключить рекламу

Подпишитесь!


22.08.12
8121 18 Печатать

Нюансы командировок на автомобиле

   Автомобиль уже давно перестал быть роскошью и является удобным и быстрым средством передвижения работников предприятия и перевозки грузов в условиях динамики современных бизнес-процессов. Сегодня ничто не запрещает хозяйствующему субъекту в случае необходимости направить работника в другой город, страну или континент не на общественном транспорте, а на автомобиле, который может быть как собственностью предприятия или работника, так и арендованным либо взятым в прокат. Этим правом часто пользуются многие предприятия и организации Украины. А у практикующего специалиста, в свою очередь, возникает необходимость в ознакомлении с правовыми, налоговыми и учетными аспектами осуществления автомобильных командировок как по территории Украины, так и за ее пределами.
   
   Аренда автомобиля: особенности...
   
   Гражданский кодекс Украины (Далее – ГКУ) подразумевает под арендой (наймом) такую разновидность гражданско-правовых отношений, при которых наймодатель передает нанимателю имущество в пользование за плату на оговоренный срок. Наиболее распространенным видом таких правоотношений (помимо договора лизинга и проката автомобилей) является договор найма (аренды) транспортного средства. Предметом этой сделки являются наземные самоходные транспортные средства, но может быть предусмотрена передача автомобиля в аренду вместе с водителем. Обязательным условием является заключение договора найма в письменной форме, несоблюдение которой может повлечь за собой трудности с обоснованием связи деятельности предприятия и затрат на аренду и обслуживание автомобиля. По решению руководства предприятия автомобиль можно арендовать как у организации, так и у физического лица. И нет ничего страшного, если такой наймодатель будет одновременно являться работником предприятия, так как запрета на подобную сделку в ГКУ нет. Единственное правило - заключение договора аренды автомобиля с участием физического лица в соответствии с п.2ст.798 ГКУ подлежит нотариальному удостоверению. При несоблюдении данного условия подобный договор согласно ст.220 ГКУ будет считаться ничтожным, что может поставить под сомнение включение затрат на арендованный автомобиль в расходы предприятия.
   
   При поездке в командировку на автомобиле у водителя должен быть в наличии страховой полис (сертификат) о заключении договора обязательного страхования гражданско-правовой ответственности владельцев наземных транспортных средств. Оформить страховой полис может как собственник, так и арендатор автомобиля, причем как на конкретного водителя, так и на любого человека, который сядет за руль данного автомобиля. Временный регистрационный талон в соответствии с п.16 Порядка государственной регистрации (перерегистрации), снятия с учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, других приравненных к ним транспортных средств и мопедов, утвержденного Постановлением КМУ от 07.09.1998г. №388, выдается Госавтоинспекцией при аренде автомобиля лишь по желанию (просьбе) предприятия-арендатора. Поэтому, для поездки работника в командировку на арендованном автомобиле и включения затрат в расходы в налоговом учете, у предприятия нет необходимости в обязательном оформлении данного талона.
   
   Порядок осуществления командировок.
   
   Нормативно-правовым актом, регулирующим порядок осуществления командировок, является Приказ МФУ «Об утверждении Инструкции о служебных командировки в пределах Украины и за границу» от 13.03.98г. №59 (Далее – Приказ №59). Командирующее предприятие осуществляет регистрацию работника, отбывающего в командировку в специальном журнале по утвержденной форме. По общему правилу, днем выезда в командировку считается день отправления автомобиля из места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия - день прибытия автомобиля обратно. По требованию раздела I Приказа №59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы, предусмотренные Законом Украины “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.1995г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины (Далее – НКУ). Наличие подтверждающих документов является необходимым условием возмещения работнику командировочных расходов.
   
   В Приказе №59 так же упоминаются специальные условия для загранкомандировок. Так, при необходимости передвижения по территории иностранного государства, руководитель предприятия вправе определить командированному работнику «разрешенный» для поездок или аренды вид транспорта. В противном случае работник делает это самостоятельно. Документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом расходов, оформляются в соответствии с законодательством страны пребывания. Предприятие по запросу налоговой службы обеспечивает за свой счет перевод иноязычных подтверждающих документов.
   
   Командировка на автомобиле: налоговые премудрости.
   
   Расходы предприятия на командировки сотрудников относятся налоговым законодательством к расходам двойного назначения, особенности налогового учета которых рассматриваются в ст.140.1.7 НКУ. Командировочные расходы физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога (либо членов руководящего органа) включаются в налоговом учете в расходы в пределах фактических затрат командированного лица как на проезд к месту командировки и обратно, так и по месту командировки. Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. Кроме того, согласно ст. 140.1.7 НКУ необходимы основания, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью, например, - приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налогов, заключение договоров, контрактов и т.п. Наличие командировочного удостоверения - не требуется.
   
   Для поездок на принадлежащем предприятию либо арендованном автомобиле ст.140.1.7 НКУ не устанавливает каких-либо особых условий признания затрат. В таком случае необходимо выполнять «общее» правило о наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов. Вместе с этим, ст.142 НКУ устанавливаются особенности определения расходов на выплаты физическим лицам по договорам гражданско- правового характера. В расходы предприятия включаются любые выплаты по договоренности сторон (кроме необлагаемой налогом сумм материальной помощи), к которым можно отнести и выплаты по договору аренды автомобиля у физического лица, как работника, так и третьей стороны.
   
   Возместить работнику расходы на топливо, техобслуживание автомобиля и т.п. в командировке на основании ст.140.1.7 НКУ при отсутствии договора аренды транспортного средства не удастся, так как не будет прослеживаться связь таких затрат с основной деятельность предприятия. А использовать при этом ст.125 Кодекса законов о труде, предусматривающую компенсацию работнику износа инструментов для такого объекта как автомобиль – невозможно. Однако, при командировках по Украине в состав командировочных расходов можно включать затраты не подтвержденные документально (суточные расходы) в размере до 0,2 от размера минимальной заработной платы, а за границу – 0,75 за каждый календарный день в единой сумме независимо от статуса населенного пункта. Поэтому, для «косвенной» компенсации расходов работника можно установить суточные работнику в максимальном размере, предусмотренном ст.140.1.7 НКУ. Можно выплачивать суточные и в «сверхлимитном» размере. Но в таком случае разница облагается НДФЛ и ее нельзя будет отнести в расходы предприятия. Обязательное условие для включения суточных в установленном ст.140.1.7 НКУ размере в расходы предприятия – наличие приказа руководства о командировке, отметки пограничной службы (при необходимости) в загранпаспорте и т.п. Обратим внимание, что если для поездки по территории другой страны необходимо осуществить страхование жизни или здоровья командированного лица или его гражданской ответственности (как водителя), то такие затраты согласно ст.140.1.7 НКУ включаются в налоговом учете в расходы предприятия.
   
   При расчете налога на прибыль расходы (с учетом ограничений ст.139.1.7 НКУ) на автомобильные командировки работников основного производства включаются в прочие прямые расходы. Расходы на оплату служебных командировок персонала цехов, участков и т.п. относятся в состав общепроизводственных расходов. Затраты на служебные командировки аппарата управления предприятием и другого общехозяйственного персонала относятся к административным расходам. А командировочные затраты работников, занятых сбытом, соответственно, в расходы на сбыт. Командировочные расходы не упомянутых выше категорий персонала будут являться прочими операционными расходами. Если в период командировки предприятием были понесены расходы на ремонт автомобиля, то такие затраты попадут в расходы в размере 10% лимита ст.144.1 НКУ, оставшаяся часть будет подлежать амортизации. Установление дополнительных ограничений по составу затрат налогоплательщика, кроме тех, которые указаны в Разделе ІІІ НКУ по требованию ст. 140.5 НКУ невозможно.
   
   Размер и состав расходов работников при командировке на автомобиле.
   
   Для целей налогового учета размер и состав расходов командированных лиц устанавливаются Постановлением КМУ «О суммах и состав расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (Далее – Постановление №98), которым определены некоторые ограничения для поездок работников в командировки на собственном либо арендованном предприятием автомобиле. Так, при командировках за границу расходы на аренду, прокат автотранспорта могут быть возмещены только с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов). А при поездке за границу на служебном автомобиле, расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются работнику с учетом установленных норм за один километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом. Специальных требований к содержанию «маршрута» законодательством не установлено, поэтому такой документ составляется в произвольной форме, которая определяется руководством предприятия.
   
   При командировке за границу на автомобиле работнику возмещаются также прочие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейным дорогам и водным переправами. Коме того, для включения в командировочные расходы стоимости страхового полиса жизни или здоровья командированного работника или его гражданской ответственности (в случае использования транспортного средства) Постановление №98 в отличие от НКУ требует уже наличия оригинала данного полиса с отметкой об уплате страхового платежа. Прочих особых правил либо ограничений размеров расходов специально для командировок на автомобиле Постановлением №98 не содержит. Отчет об использовании средств, выданных на командировки или под отчет, подается согласно ст. 170.9.2 НКУ в течении пяти рабочих дней после завершения командировки. Командированные работники, прибывающие в населенный пункт, согласно п.б) ст. 262.2.2 НКУ освобождены от уплаты туристического сбора.
   
   Учет топлива и километража при автомобильных командировках.
   
   При списании топлива следует учитывать допустимые нормы его потребления для разных условий эксплуатации транспортных средств, установленные приказом Министерства транспорта Украины от 10 февраля 1998 г. № 43. В некоторых случаях допускается увеличение расходования топлива, например при движении в горах, командировках в другие климатические зоны (в том числе за пределы Украины), для «пожилых» автомобилей и т.п. Списание топлива свыше предельных норм может быть основанием при проверке для сторнирования расходов на его приобретение. Нормирование расхода моторных масел и смазочных материалов осуществляется пропорционально расходу топлива.
   
   Отметим, что на сегодняшний день необходимость обязательного наличия у водителя путевого листа Законом Украины «О дорожном движении» от 30.06.1993 г. №3353-XII не предусмотрена. Вместе с тем, на предприятии для бухгалтерского, налогового учета и контроля работы автотранспорта и работников существует необходимость в наличии первичного документа, учитывающего время работы автомобиля и водителя, объем израсходованного топлива, километраж, таксировку и т.п. Например, приказом Госкомстата от 17.02.1998г.№74 при поездках на собственном либо арендованном транспорта установлена обязательность использования «Путевого листа служебного легкового автомобиля» т.ф.№3. А для грузовых автомобилей предприятие вправе использовать самостоятельно разработанные формы, взяв за основу, например, «Путевой лист грузового автомобиля» т.ф.№1 и «Путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении» т.ф.№2, утвержденные совместным приказом Министерства транспорта и Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета работы грузового автомобиля» от 29.12.95 № 488/346 [1]. В упомянутые типовые формы для целей учета и контроля расхода топлива и километража можно добавить необходимые графы и разделы либо убрать не нужные строки. При этом следует соблюдать требования Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88 относительно наличия на бланке путевого листа обязательных реквизитов первичных документов, его заполнения, подписания и т.п. Подобные самостоятельно разработанные формы и порядок их использования должны быть утверждены распоряжением руководства предприятия.
   
   Выводы:
   
   Автомобильные командировки могут осуществляться по территории страны и за границу на автотранспорте принадлежащем предприятию либо арендованном у организаций или граждан (в т. ч. у работников). Налоговым законодательством для расходов при командировках на автомобиле не установлено каких либо специальных правил или ограничений, кроме наличия подтверждающих документов и связи с основной деятельностью хозяйствующего субъекта. Для включения в расходы затрат по арендованным автомобилям, договор найма должен быть надлежащим образом оформлен. Для учета топлива и километража при автомобильных командировках целесообразно использование соответствующих первичных документов. В случае поездок на арендованном автотранспорте оформлять временный регистрационный талон не обязательно, страховой полис – необходим.
   
   А.В.Друшляк,опубликовано в 2012 году
   
   [1] Данный приказ на основании Указа Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.1992г. № 493/92 в силу так и не вступил.

По материалам Учет и налоги
Теги
Отключить рекламу
Комментарии
  • Лепесток
22.08.12 14:29

"В некоторых случаях допускается увеличение расходования топлива, например при движении в горах, командировках в другие климатические зоны (в том числе за пределы Украины)". Подскажите, а как это отслеживается ( какой километраж прошла машина и в какой зоне )? Это что, водитель должен замерять эти расстояния, помечать их и отражать эти сведения в путевом листе?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • VIP
22.08.12 22:23

У меня- грузоперевозки. В основном на Росию: в Новокузнецк, Кемерово,- эти маршруты проходят через горы. Но я это знаю только из слов водителей или по географической карте. В путевом листе не запишешь -ехал по горам. Вот и получается что когда прийдет проверяющий есть два варианта: или платить или судиться! Законы пишут что бы их можно было прочитать как удобно.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • маруш2012
22.08.12 22:55

для того, чтобы избежать неприятного общения с проверяющими мы делаем маршрутный лист произвольной формы. Приблизительный километраж можно вычислить. В этом году была проверка. Вопросов по этому поводу к нам не было.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
22.08.12 23:11

Т.е., нужно приблизительно вычислять: путь по городу ( с таким то населением ), путь по горам, путь без груза и с грузом и т.п. ? Надо в приказе обязать это делать водителей или как ?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Томик
22.08.12 23:20

У меня была проверка , для них главное путевой лист, договор аренды авто если не ваш, приказ на командировку. Все! И к стати они совершенно не знают как правильно заполняется путевой лист , а тем более расход топлива по нормам.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • Томик
22.08.12 23:23

"Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. " ст 140. А если у меня директор ездит к заказчикам на личном авто. Подтверждающие документы: Тех паспорт авто что он на нем, и чеки на ГСМ, приглашение, приказ на командировку. Где в этой статье написано что НЕЛЬЗЯ компенстровать его затраты?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • маруш2012
23.08.12 02:13

Относительно пути по городу скажем так зачем заезжать в город, если есть объездные дороги (вокруг города), про груз - подтверждением его наличия является товаро-транспортная накладная (надо сказать, что разница в потреблении топлива с грузом и без не была очень значительной (машина тоже не очень большая) поэтому здесь особо не парились. В приказе указываем конечный пункт, но если есть несколька вариантов пути, тогда прописываем через какие города должен ехать автомобиль.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Оксана
23.08.12 02:22

У меня тоже грузоперевозки по Украине.Автомобили старые фактический расход дизтоплива очень отличеется от уртвержденных норм. Мы делаем приказ ,где фыксируем фактический расход по каждому автомобилю на сто киллометров, если это техника -расход за один час роботы и прилагаем к приказу результаты замеров дизтоплыва в баке и пробега за день проведенные на протяжении месяца.Естественно пишем акты на списания дизтоплива и путевые листы. Налоговая проверяла,пока претензий не было,хотя они не знают даже как толком проверить......

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • Ириска
23.08.12 02:45

подскажите, отсутствие нотариально заверенного договора аренды при наличии ежемесячных актов выполненных работ, путевых листов и т,д., дает ли право отнести аренду авто на расходы?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
23.08.12 03:11

маруш2012, Вы пишите, что "если есть несколька вариантов пути, тогда прописываем через какие города должен ехать автомобиль". Ну а кто замеряет расстояния между этими путями? Ну, например: машина выезжает со склада в Киеве , едет по Киеву (столько то километров), потом - едет по трассе ( столько то км ), потом заезжает в г.№, грузится, опять едет по городу (столько то км), потом - опять трасса, потом - догруз и т.д. и т.п. Кто ответственный за фиксацию данных расстояний и условий передвижения? Это что, в приметках к путевому листу отражать?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • *
23.08.12 05:27

Томик 23.08.2012 09:23:54 "Обязательное условие – наличие подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких затрат. " ст 140. А если у меня директор ездит к заказчикам на личном авто. Подтверждающие документы: Тех паспорт авто что он на нем, и чеки на ГСМ, приглашение, приказ на командировку. Где в этой статье написано что НЕЛЬЗЯ компенстровать его затраты? Дело не в "нельзя", а в последующем налогобложении. Если у вас нет договора аренды с вашим руководителем на его авто для использования в служебных целях, то это попадает под "дополнительное благо", а значит 15% НДЛФЛ. А на счет того, что "у меня была проверка" и ничего, то это давно не показатель. Мы все знаем какие специалисты приходят с налоговой: с планами и минимум знаний о самых распространенных нарушениях для его выполнения. Мы как-то перешли дорогу конкурентам и нарвались на "летучую бригаду", поверьте порвут как тузик тряпку, там есть спецы, которые знают как должно быть, но у них строго целевое назначение и на обычные проверки их не посылают. Ириска 23.08.2012 12:45:37 подскажите, отсутствие нотариально заверенного договора аренды при наличии ежемесячных актов выполненных работ, путевых листов и т,д., дает ли право отнести аренду авто на расходы? Нотариальное заверение обязательное, даже если физик является предпринимателем. Вам могут просто признать сделку недействительной и снять все расходы и НДС (если ГСМ с НДС приобретался). Основание для актов и путевых листов и есть правильно (т.е. нотариально заверенный) договор аренды авто, а уж потом правильно оформленные акты и прочее дает вам право на расходы.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • *
23.08.12 05:33

По поводу различных норм списания ГСМ в зависимости от маршрута или города, мы делали приказ на так называемый "смешанный цикл", ссылаясь на то что такое понятие есть даже в технической документации к любому авто, прикидывали среднюю норму. То, что мы не знаем как прописать, проверяющие не будут знать как перепроверить. Значит нужно просто обосновать свою цыфру приказом, актами замеров, им тогда крыть нечем, не будут же они с линейкой вымерять по карте путь вашего авто... Хотя здравомыслие не их конек, но линейка и карта - это уже перегиб :)

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
23.08.12 06:24

*, спасибо, наконец то подтвердила свои предположения ( о смешанном цикле ). А то, кому не задам вопрос - никто ничего вразумительного не отвечает ( все как-то абстрактно ). На счет вопроса Томик: * абсолютно права; а еще налоговики не только могут обложить НДФО, но и признать (по обычным ценам) доход предприятия(бесплатно-полученный) от использования авто в хоз.деятельности без договора аренды, а расходам - зась!!! Ириска, все договора аренды авто с физ.лицами обязательно нотариально заверяются!!! Иначе - * Вам ответила. *, а можно я еще три "контрольных выстрела" сделаю ?!! 1. Если фирма использует авто для админ.целей ( т.е. используется для решения директором и бухгалтером текущих вопросов ) что писать в путевом листе? Обязательно ли указывать полный маршрут за день или можно как-то усредненно? 2. А еще, по-поводу температуры воздуха: ее нужно замерять в 8.00 ( или когда?) и записывать в путевом листе или как ? 3.Еще: автомобиль используется для развозки директора и решения им производственных вопросов. "Стоит" она на стоянке возле дома директора. Что писать в путевом листе ( от куда прибыл, имею ввиду ) ? ( Ну, типа, адрес стоянки-адрес офиса-и т.п., так???) *, спасибо!!!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • *
23.08.12 07:14

Лепесток, спасибо за признание, рада что кому-то могут помочь мои годы работы в абсолютно белой фирме со штатными юристами и аудиторами и таким же абсолютным нежеланием платить ни копейки лишней проверяющим. Поэтому сами под линейку вымеряли свой учет. 1. Мы делали приказ о взятии в аренду авто "для использования в хозяйственной деятельности предприятия с целью оперативного решения (вписываете все что нужно) у такого-то лица. Такой приказ не обязателен, но приказ о закреплении авто за сотрудником в служебное пользование обязателен, вот там можно и цели прописать. а в путевом листе каждую поездку расписывать не нужно. В путевом листе легкового авто с обратной стороны есть "Особливи примитки", там пишите где вы ездили: г. Харьков по городу, Харьковская область (если маршрут четко не обозначен), а если командировка, то маршрут: г. Харьков-г. Киев-г. Харьков. 2. На официальное письмо о темп-ре метрология нас красиво послала, поэтому мы сделали журнал замера температуры (просто у нас было 14 машин и груз.и легк.) в каждом листе не напишешься. Заполняли с интернета. Его вел логист, он же механик и диспетчер, но можно кому-нибудь в должностную инструкцию занести обязанности по его ведению, хоть секретарю. Замеряли (вписывали) в 7.00, так как у грузовиков рабочий день начинался с 7.00, думаю логично будет замерять в начале рабочего дня. Но если честно на него особо не обращали внимания. Это было принципиально со сменой сезонов, но некторые нормы расписывают не по температуре а по календарю, с 1.12 - зимние нормы, с 1.03 - летние. 3. Это сродни пункта №1, не нужно детально по улицам в пределах города расписывать маршрут. Чем больше деталей, тем больше возможностей загнать маршрут в навигатор и высчитать километраж, оно никому не надо. По поводу стоянки, мы заключали от имени предприятия со стоянками договор и платили сами за нее, единственное по НКУ точно не скажу, но по закону о прибыли на расходы не ставили. Там где стоянку авто не оплачивали, в договоре аренды закрепляли пункт, что арендодатель сам несет расходы по стоянке авто и закрепляли адрес стоянки в акте приема передачи (ну чтоб не менять договор каждый раз как менялась стоянка).

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
23.08.12 08:07

*, спасибо еще раз!!!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Arn
27.08.12 01:54

все ли ведут журнал учета командировок?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Валерий
30.08.12 06:30

Спасибо всем комментаторам. Уже не первый случай, когда для меня комментарии полезнее, чем сама статья:)

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Макар
05.11.12 12:32

Друшляк А.В., спасибо за полезную статью!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Комментирование новости отключено
Контекстная реклама
Отключить рекламу
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
Приложение
Курсы валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться