Работник заболел во время отпуска: проводим перерасчет отпускных
Відтворення матеріалу у будь-якій формі повністю або частково можливо лише з письмового дозволу газети «Інтерактивна бухгалтерія».
Працівник захворів під час відпустки: проводимо перерахунок відпускних
Ситуація коли працівник, повертаючись із відпустки, приносить лікарняний, — явище досить поширене. У такому випадку слід відсторновувати відпускні за період хвороби, а лікарняні, навпаки, нарахувати. У запропонованій вашій увазі статті ми допоможемо розібратися, як без помилок провести ці операції в обліку та відобразити у звітності
Як оплачують тимчасову непрацездатність у період відпустки
Період тимчасової непрацездатності під час перебування працівника в щорічній відпустці оплачують у звичайному порядку (ч. 2 ст. 35 Закону № 2240): перші п’ять днів — за рахунок роботодавця, інші дні — за рахунок Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд). Розмір лікарняних залежить від страхового стажу та наявності пільгового статусу в застрахованої особи (ст. 37 Закону № 2240). Словом, все теж саме, якби не було ніякої відпустки (подробиці — у статті «Надаємо й оплачуємо лікарняні у 2013 році», опублікованій у газеті «Інтерактивна бухгалтерія» № 12(21) за 2013 рік). Єдине, на що потрібно звернути увагу: лікарняні оплачують за робочі дні, тому під час їх нарахування слід відштовхуватися від установленого для співробітника графіка роботи на підприємстві.
Лікарняний оплачують тільки в тому випадку, якщо період тимчасової непрацездатності припав на:
- щорічну відпустку (не важливо — основну чи додаткову1) — ч. 2 ст. 35 Закону № 2240;
- додаткову соціальну відпустку працівникам із дітьми (див. лист Мінпраці від 19.02.2009 р. № 34/13/116-09).
За час знаходження в інших відпустках, у т.ч. навчальних, творчих, без збереження зар, лікарняні не оплачують (п. 6 ч. 1 ст. 36 Закону № 2240).
Також урахуйте: згідно з ч. 6 ст. 35 Закону № 2240, у якій би відпустці працівник не перебував, йому не надають:
- допомогу по догляду за хворою дитиною до 14 років;
- по догляду за хворим членом сім’ї;
- у разі захворювання матері чи іншої особи, яка здійснює догляд за дитиною до трьох років або дитиною-інвалідом до 18 років.
Що робити з невикористаною у зв’язку із хворобою частиною відпустки
Як пояснюється в ст. 11 Закону про відпустки та ст. 80 КЗпП, у разі тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої лікарняним листом, щорічну відпустку має бути продовжено чи перенесено на інший період. Те ж саме стосується відпустки на дітей, що знову ж підтверджує Мінпраці в листі від 19.02.2009 р. № 34/13/116-09.
Рішення про продовження або перенесення відпустки приймається за згодою між найманою особою та роботодавцем.
Працівник зобов’язаний повідомити роботодавця:
- про своє рішення продовжити або перенести відпустку на бажаний термін (законодавство не зобов’язує продовжувати відпустку неодмінно на весь період непрацездатності — частину днів може бути використано як продовження відпустки, а частину перенесено);
- про причини продовження або перененсення відпустки (тимчасова непрацездатність, не пов’язана з нещасним випадком на виробництві).
У свою чергу роботодавець має видати наказ про продовження або перененсення відпустки.
У випадку невиходу на роботу без попередження роботодавець змушений буде табелювати прогули, що дає підстави для звільнення працівника із посиланням на п. 4 ч.1 ст. 40 КЗпП.
І ще один важливий нюанс. Якщо відпустка продовжується, заново проводити розрахунок відпустки не потрібно — береться той же середньоденний заробіток, який розрахували перед відпусткою. Але якщо відпустка переноситься, тобто між її першою частиною й подальшою є проміжок хоча б в один день, відпускні обчислюють заново, на підставі нового розрахункового періоду.
Облікові коригування
Їх проводять у місяці, у якому працівник надасть лікарняний лист, як документальну підставу для перенесення чи продовження відпустки, а також для оплати періоду непрацездатності.
Подальші дії бухгалтера будуть залежати від того, переносять або продовжують відпустку.
Якщо відпустку переносять на інший період, необхідно:
- сторнувати відпускні за календарні дні, що припадають на період непрацездатності, разом із нарахованими на них ЄСВ й утриманими ЄСВ і ПДФО;
- нарахувати лікарняні та провести належні у зв’язку з цим нарахування ЄСВ й утримання ЄСВ і ПДФО.
Якщо відпустку продовжують на весь період хвороби, сторнувати відпускні та пов’язані з ними платежі з ЄСВ і ПДФО не потрібно. Достатньо тільки нарахувати лікарняні.
Проте в обох випадках (чи то продовження, чи перенесення відпустки) слід звернути увагу на:
- податкову соцпільгу, а саме, чи не втрачає (набуває) працівник право на неї в місяці перерахунку (коригування);
- ставку ПДФО. Якщо база оподаткування в місяці перерахунку перевищує десятикратний розмір мінзарплати на 1 січня звітного року (у цьому році — 11470 грн), до суми перевищення застосовують ставку 17%;
- максимальну величину бази нарахування єдиного внеску (на сьогодні — 19499 грн). Якщо дохід працівника за місяць, на який він припадає (не плутайте з місяцем коригування!) більший ніж зазначена величина, із суми перевищення ЄСВ не сплачують. Водночас варто враховувати черговість виплат: спочатку ЄСВ платять із зарплати й відпускних і лише потім, якщо максимальну величину ще не перевищено, — з лікарняних (п. 4.9 Порядку № 22-2).
Розглянемо приклад.
Приклад
Продавцю-консультанту магазину Левко Тетяні Семенівні надана частина щорічної основної відпустки — 23 календарних дні за період із 08.04.2013 р. по 30.04.2013 р. Вийшовши з відпустки, співробітниця надала лікарняний лист, який свідчить про те, що вона хворіла з 15 по 24 квітня. Однак лікарняний був наданий із запізненням і звіт по ЄСВ за квітень уже був зданий. Відповідно було прийнято рішення перенести відпустку на літні місяці.
Проведемо необхідні коректування в таблиці з урахуванням таких показників:
- середньоденний заробіток для розрахунку квітневих відпускних — 160 грн;
- середньоденний заробіток для розрахунку лікарняних — 190 грн;
- зарплата за перші 5 робочих днів квітня2 — 1000 грн;
- зарплата за травень — 3800 грн.
Таблиця
Відображення в обліку операцій у зв’язку із хворобою працівника за час відпустки
|
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Бухгалтерський облік |
Податковий облік, грн |
|||
|
Дт |
Кт |
сума, грн |
дохід |
витрати |
||
|
Квітень |
||||||
|
1 |
Нараховано працівнику відпускні: (160 грн × 23 к. дн.) |
471 |
661 |
3680,00 |
— |
3680,00 |
|
2 |
Нараховано на суму відпускних ЄСВ: (3680 грн × 36,8%) |
471 |
651 |
1354,24 |
— |
1354,24 |
|
3 |
Утримані з відпускних: |
|||||
|
— ЄСВ: (3680 грн × 3,6%); |
661 |
651 |
132,48 |
— |
— |
|
|
— ПДФО: (3680 грн - 132,48 грн) × 15% |
661 |
641 |
532,13 |
— |
— |
|
|
4 |
Перераховано до бюджету: |
|||||
|
— ЄСВ: (1354,24 грн + 132,48 грн); |
651 |
311/1* |
1486,72 |
— |
— |
|
|
— ПДФО |
641 |
311/1 |
532,13 |
— |
— |
|
|
5 |
Перераховано відпускні на картрахунок працівникові: (3680 грн - 132,48 грн - 532,13 грн) |
661 |
311/1 |
3015,39 |
— |
— |
|
6 |
Нараховано зарплату за квітень |
93 |
661 |
1000,00 |
— |
1000,00 |
|
7 |
Нараховано на зарплату ЄСВ: (1000 грн × 36,8%) |
93 |
651 |
368,00 |
— |
368,00 |
|
8 |
Утримані із зарплати: |
|||||
|
— ЄСВ: (1000 грн × 3,6%); |
661 |
651 |
36,00 |
— |
— |
|
|
— ПДФО: (1000 грн - 36 грн) × 15% |
661 |
641 |
144,60 |
— |
— |
|
|
Травень |
||||||
|
9 |
Перераховано до бюджету: |
|||||
|
— ЄСВ: (368 грн + 36 грн); |
651 |
311/1 |
404,00 |
— |
— |
|
|
— ПДФО |
641 |
311/1 |
144,60 |
— |
— |
|
|
10 |
Перераховано зарплату за квітень на картрахунок працівника: (1000 грн - 36 грн - 144,6 грн) |
661 |
311/1 |
819,40 |
— |
— |
|
11 |
Нараховано лікарняні: |
|||||
|
— за рахунок підприємства: (190 грн × 5 р. дн.) |
93 |
663 |
950,00 |
— |
950,00 |
|
|
— за рахунок Фонду: (190 грн × 3 р. дн.) |
378 |
663 |
570,00 |
— |
— |
|
|
12 |
Нараховано ЄСВ на суму лікарняних: 1) 950 грн + 570 грн = 1520 грн; 2) 1520 грн × 33,2% = 504,64 грн |
93 |
651 |
504,64 |
— |
504,64 |
|
13 |
Утримані: |
|||||
|
— ЄСВ з оплати за перші 5 днів непрацездатності: 950 грн × 2%; |
663 |
651 |
19,00 |
— |
— |
|
|
— ЄСВ з лікарняних, які оплачуються за рахунок Фонду: 570 грн × 2%; |
663 |
651 |
11,40 |
— |
— |
|
|
— ПДФО з оплати за перші 5 днів непрацездатності: (950 грн - 19 грн) × 15% |
663 |
641 |
139,65 |
— |
— |
|
|
— ПДФО з лікарняних, які оплачуються за рахунок Фонду: (570 грн - 11,4 грн) × 15% |
663 |
641 |
83,79 |
— |
— |
|
|
14 |
Відкориговано суму відпускних методом «червоного сторно»: (160 грн × 10 к. дн.) |
471 |
661 |
1600,00 |
— |
–1600,00 |
|
15 |
Відкориговано суму ЄСВ, нарахованого на відпускні, методом «червоного сторно»: (1600 грн × 36,8%) |
471 |
651 |
588,80 |
— |
–588,80 |
|
16 |
Відкориговано суму утримань з відпускних методом «червоного сторно»: |
|||||
|
— ЄСВ: (1600 грн × 3,6%); |
661 |
651 |
57,60 |
— |
— |
|
|
— ПДФО: (1600 грн - 57,6 грн) × 15% |
661 |
641 |
231,36 |
— |
— |
|
|
17 |
Надійшли кошти на виплату допомоги від Фонду на спецрахунок |
311/2* |
378 |
570,00 |
— |
— |
|
18 |
Нараховано зарплату за травень |
93 |
661 |
3800,00 |
— |
3800,00 |
|
19 |
Нараховано на зарплату ЄСВ: (3800 грн × 36,8%) |
93 |
651 |
1398,40 |
— |
1398,40 |
|
20 |
Утримані із зарплати: |
|||||
|
— ЄСВ: (3800 грн × 3,6%); |
661 |
651 |
136,80 |
— |
— |
|
|
— ПДФО: (3800 грн - 136,8 грн) × 15% |
661 |
641 |
549,48 |
— |
— |
|
|
21 |
Перераховано до бюджету: |
|||||
|
— ЄСВ з травневої зарплати, нарахований на лікарняні та утриманий з оплати за перші 5 днів непрацездатності за мінусом ЄСВ зі сторнованих відпускних: (1398,4 грн + 136,8 грн + 504,64 грн + 19 грн - 588,8 грн - 57,6 грн) |
651 |
311/1 |
1412,44 |
— |
— |
|
|
— ЄСВ, утриманий з лікарняних, оплачених за рахунок Фонду |
651 |
311/2 |
11,40 |
— |
— |
|
|
— ПДФО з травневої зарплати й оплати за перші 5 днів непрацездатності за мінусом ПДФО зі сторнованих відпускних: (549,48 грн + 139,65 грн - 231,36 грн) |
641 |
311/1 |
457,77 |
— |
— |
|
|
— ПДФО, утриманий з лікарняних, оплачених за рахунок Фонду |
641 |
311/2 |
83,79 |
— |
— |
|
|
22 |
Перераховано лікарняні зі спецрахунку на картрахунок працівника: (570 грн - 11,4 грн - 83,79 грн) |
663 |
311/2 |
474,81 |
— |
— |
|
23 |
Перераховано зарплату за травень й оплату за перші 5 днів непрацездатності за мінусом відсторнованих відпускних на картрахунок працівника: (3800 грн - 136,8 грн - 549,48 грн + 950 грн - 19 грн - 139,65 грн - 1600 грн + 57,6 грн + 231,36 грн) |
661 |
311/1 |
2594,03 |
— |
— |
* На субрахунку «311/1» відображаємо операції за поточним рахунком, на субрахунку «311/2» — за спецрахунком, на який зараховуються кошти від Фонду.
Як відобразити результати коригувань у звітності
Форма № 1ДФ3. Оскільки зарплату, відпускні та лікарняні в Податковому розрахунку відображають з однією й тією ж ознакою доходу «101», їх записують одним рядком (п. 3.6 Порядку № 1020). Водночас вважаємо, що на всі три виплати поширюється правило з п. 3.3 Порядку № 1020: «Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни у наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена у лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена у березні), за березень (нарахована у березні та виплачена у квітні)».
Загалом можлива ситуація коли коригування проводять за звітний період, за підсумками якого ф. № 1ДФ уже подано. У такому випадку слід пам’ятати, що коригування — це не виправлення помилки, а нововиявлена обставина, результат якої, як ми вже казали, відображають за фактом надання лікарняного листа. Тому результати коригування відображають у Податковому розрахунку за той період, у якому (а не за який!) її проводять. Такий висновок випливає з пп. 169.4.1 ПКУ, де сказано: при нарахуванні заробітку за час відпустки або перебування на лікарняному нарахований дохід відноситьсядо періоду його нарахування. І ні в якому разі у зв’язку з коригуванням не потрібно подавати уточнюючий розрахунок за ф. № 1ДФ. Податківці напевно відреагують на надання такого розрахунку штрафом за п. 119.2 ПКУ (510 – 1020 грн), трактуючи це як факт відображення недостовірних відомостей у ф. № 1ДФ.
Звіт по ЄСВ4. Тут у першу чергу інтерес представляє заповнення таблиці 6. Коригування відображають, подаючи звіт за той місяць, у якому його проводили, тобто за даними нашого прикладу — за травень. Разом із тим, на відміну від ф. № 1ДФ, у Звіті по ЄСВ нараховані лікарняні та відсторновані відпускні повинні відноситися до місяця, за який (а не в якому) його проводили. Тобто, знову повертаючись до нашого прикладу, у звіті за підсумками травня слід відобразити коригування відпускних і нарахування лікарняних, зазначивши в графі 11 місяць квітень — «4».
До речі, що стосується відображення в таблиці 6 «негативних» відпускних, то завдяки останнім змінам, унесеним до Порядку № 22-25, ситуацію на сьогодні можна вважати врегульованою. У п. 4.9 Порядку № 22-2 чітко сказано, що відображення від’ємних сум допускається в разі зазначення сторнованих відпускних.
Варто також урахувати: починаючи з цього року в графі 10 «Код типу нарахувань» проставляють окремий код «10», призначений для відображення нарахованої суми заробітку за дні відпустки. Вважаємо, що цей код варто вказувати й у випадку сторнування відпускних.
Геннадій ВАСИЛЬЄВ,
головний редактор
газети «Інтерактивна бухгалтерія»
Список використаних нормативно-правових актів:
КЗпП — Кодекс законів про працю України.
ПКУ — Податковий кодекс України.
Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР.
Порядок № 1020 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020.
Порядок № 22-2 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений Постановою правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2.
1 Перелік додаткових щорічних відпусток і їх тривалість ви знайдете в розділі «Довідники» на нашому сайті ( www.interbuh.com.ua).
2 Щоб не перевантажувати приклад, ми не показуватимемо виплати авансу у квітні та травні.
3 Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020.
4 Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України — додаток 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Правління ПФУ від 08.10.2010 р. № 22-2.
5 Ідеться про зміни, унесені в Порядкок № 22-2 постановою Правління ПФУ від 10.12.2012 р. № 24-1, яка набула чинності 15.01.2013 р. Детально про це — у статті «Масштабні зміни до персоніфікації-2013 для роботодавців» у додатку 2 до газети «Інтерактивна бухгалтерія» № 2(11) за 2013 рік.
- Прочее
- /
Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.
Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.
Блоги 
 (1).jpg?v=1710160023)
.jpg?v=1710191819)
.jpg?v=1709910824)