02.07.13
Печатать
Особенности служебных командировок
У сучасному бізнесі, напевно, немає жодної компанії, яка б не стикалася з необхідністю відправити свого співробітника в інше місто або країну з виробничих питань. Поїздки співробітників за розпорядженням керівника поза місцем їх постійної роботи та за рахунок коштів компанії, вважаються службовими відрядженнями. На жаль, багато роботодавців допускаються помилок під час оформлення відряджень, які можуть тягти за собою певні негативні наслідки як для роботодавця (у вигляді штрафних санкцій від контролюючих органів), так і для іміджу компанії.
У цій статті ми зупинимося на найбільш важливих моментах, на які варто звернути увагу компанії під час направлення співробітника в службове відрядження, а саме:
• оформлення приїзду і від'їзду з відрядження у вихідний день;
• відрядження регіональних співробітників;
• відрядження співробітників-сумісників;
• хвороба співробітника під час відрядження;
• звільнення за прогул в період відрядження.
Основні моменти оформлення службового відрядження. На сьогоднішній день не існує нормативного документа, який би регулював службові відрядження в підприємствах приватної форми власності, тому компаніям краще розробити свій внутрішній документ (інструкцію, положення і т.д.), який буде описувати всі питання, пов'язані з відрядженнями. Найчастіше таким документом служить Положення про відрядження, в якому, як правило, відображають такі питання:
• максимальний термін відрядження (по Україні, за межами України);
• документи, які оформляються на співробітника, який їде у відрядження;
• розмір добових;
• статті витрат під час відрядження;
• порядок відшкодування витрат;
• порядок надання днів відпочинку за від'їзд і приїзд у відрядження у вихідний день;
• та інше.
При перевірці правильності оформлення та оплати відряджень контролюючі органи будуть керуватися саме Положенням про відрядження, якщо ж такий документ в компанії не розроблений перевіряючі будуть дотримуватися норм, зазначених в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59.
Відповідно до цієї Інструкції днем виїзду співробітника у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а днем прибуття - відповідно день прибуття транспортного засобу до пункту призначення. У разі відправлення транспортного засобу до 24 години включно, днем від'їзду вважається поточна доба, а з 00.00 годин і пізніше - наступна доба. Таким чином, якщо у квитку вказано, що транспорт відправляється 12 червня 23.59, то день від'їзду - 12 червня, а якщо в 00.01, то вже 13 червня. Дуже важливий момент, на який варто звернути увагу, це добові, які необхідно видати співробітнику за 2 дні, а не за 1 день до від`їзду.
Для співробітників приватних компаній мінімальний і максимальний термін відрядження законом не визначено, а конкретний термін відрядження для кожного співробітника визначається керівництвом компанії залежно від умов запланованої поїздки. Тим не менш, при визначенні терміну відрядження, рекомендується брати до уваги вимоги щодо оформлення відряджень бюджетних працівників, а саме: в межах України - 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.
Термін відрядження обчислюється з моменту відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника до моменту його прибуття назад (відображається в наказі). Відповідну кількість днів відрядження співробітника також необхідно вказати в табелі обліку робочого часу.
За весь час перебування співробітника у відрядженні за ним зберігається його місце роботи та посада. Крім того, співробітникові відшкодовуються витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, добові, а також інші витрати, зроблені працівником з дозволу роботодавця.
Роботодавцю не варто забувати про те, що відправити у відрядження можна далеко не кожного працівника. Так, наприклад, жінка, у якої є дитина віком від 3 до 14 років, може бути відправлена у відрядження лише за її згодою, а вагітна жінка або жінка, яка має дитину до 3 років, їздити у відрядження за жодних обставин не може. Судова практика показує, що якщо характер роботи співробітника передбачає часті відрядження, краще відразу при прийомі на роботу взяти з нього письмову згоду на такі поїздки.
Відрядження працівників, які їздять в структурні підрозділи свого ж підприємства. З розвитком бізнесу і зростанням виробництва у багатьох компаній з'явилися незареєстровані структурні підрозділи або філії, які розташовані в різних регіонах України. До недавнього часу в законодавстві не було роз'яснень, як оформляти службові поїздки співробітників, робоче місце яких знаходиться за межами населеного пункту головного офісу компанії. Тільки в березні 2013 р. Мінфін України у своєму листі вказав, що у разі, якщо працівник структурного підрозділу для виконання службового доручення направляється в інший структурний підрозділ свого підприємства, яке розташоване в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як службове відрядження. При цьому в обов'язковому порядку повинні бути дотримані всі вимоги щодо оформлення відрядження: видано наказ, нараховані і виплачені добові, компенсовані витрати на проїзд і наймання житла.
Якщо ж у рамках виконання своїх безпосередніх службових обов'язків співробітник постійно їздить на підвідомчі йому території, то такі поїздки не є службовими відрядженнями, навіть не дивлячись на те, що такому працівникові можуть відшкодовуватися витрати на проїзд. На жаль, немає офіційних роз'яснень державних органів, що саме вважати підвідомчою територією співробітника. Тому, остаточне рішення з оформлення поїздки працівника як службового відрядження приймається керівником компанії, виходячи з посадових обов'язків працівника, а також мети відрядження. Щоб уникнути можливих ризиків при перевірці контролюючих органів, всі питання, пов'язані з відрядженнями в структурні підрозділи, краще закріпити Положенням про відрядження.
Відрядження сумісників. Чинне законодавство України не передбачає обмежень щодо направлення у відрядження працівників-сумісників. Тому роботодавець на загальних підставах може направити у відрядження будь-якого співробітника, незалежно від форми укладеного трудового договору. За співробітником-сумісником на час відрядження за загальним правилом зберігається робоче місце і заробітна плата. При цьому відсутність співробітника на основному місці роботи в період відрядження оформляється шляхом надання йому відпустки без збереження заробітної плати. Звертаємо увагу, що відпустка співробітнику оформляється на весь термін його відрядження без збереження зарплати, але не більше 15 календарних днів на рік.
Робота у відрядженні. Особливістю роботи у відрядженні є те, що на працівників поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тієї організації, в яку вони відряджені. Це означає, що працівник зобов'язаний дотримуватися трудового розпорядку, встановленого в організації, навіть не дивлячись на те, що цей графік може не завжди збігатися з графіком роботи, затвердженим його трудовим договором. Так, наприклад, у співробітника трудовим договором закріплений режим роботи з понеділка по п'ятницю, але у відрядженні у нього може бути робочий день і в суботу. І якщо робота у суботу є звичайною для графіка організації, в яку співробітник відряджений, оплата за цей день буде проведена на загальних підставах. Крім того, після повернення з відрядження, інший день відпочинку співробітнику надаватися не буде. Якщо ж співробітник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові дні, то компенсація за роботу в такі дні провадиться відповідно до чинного законодавства України.
Від'їзд і приїзд з відрядження у вихідний день. Окрему увагу слід приділяти дням від'їзду та приїзду співробітника у відрядження, які припадають на вихідні дні. Так, якщо за розпорядженням керівництва співробітник виїжджає у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в обов'язковому порядку надається інший день відпочинку. Якщо ж співробітник повертається з відрядження у вихідний день, надання дня відпочинку здійснюється за погодженням сторін. Найчастіше надання днів відпочинку регулюється внутрішніми положеннями компанії (Положення про відрядження) або наказами керівництва. Це ж стосується питання щодо виходу співробітника на роботу в день прибуття з відрядження, якщо він повернувся з нього до кінця робочого дня.
Хвороба співробітника під час відрядження. Якщо перебуваючи в службовому відрядженні, співробітник захворів і за станом здоров'я не може виконувати покладені на нього обов'язки або повернутися після закінчення терміну відрядження до місця свого постійного проживання, йому виплачуються добові за весь час його хвороби, але не більше ніж протягом 2-х місяців. Крім того, якщо в період хвороби працівник не перебував на стаціонарному лікуванні, йому також відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення. Тимчасова непрацездатність працівника в обов'язковому порядку повинна бути підтверджена лікарняним листом або довідкою з лікарні, інакше понесені витрати співробітнику компенсуватися не будуть. Також на підставі лікарняного листа співробітникові може бути виплачена допомога з тимчасової непрацездатності.
Крім того, якщо під час перебування у відрядженні зі співробітником стався нещасний випадок, то всі обставини повинні бути розглянуті як нещасний випадок на виробництві, з дотриманням усіх вимог і процедур, передбачених трудовим законодавством України.
При підготовці документів про відрядження, в т.ч. різних звітів, слід враховувати, що дні хвороби співробітника в термін відрядження не включаються.
Звільнення співробітника за прогул під час відрядження. Як ми вже говорили, співробітники, спрямовані у відрядження для постійної роботи в офісі або на виробництві, підкоряються правилам внутрішнього трудового розпорядку тієї компанії, в яку вони прямують. Тому, якщо раптом співробітник прогуляв або не виконав службове завдання під час відрядження, його на загальних підставах можна притягнути до дисциплінарної відповідальності - оголосити догану або звільнити.
Інша ситуація зі співробітниками, які у відрядженні не закріплені за певним робочим місцем, наприклад, приїхали на ділову зустріч чи конференцію. Погодьтеся, що притягнути до відповідальності співробітника за прогул, тобто за відсутність на робочому місці без поважної причини, буде безпідставним, адже саме за наказом керівництва він перебуває у відрядженні, а не на роботі. А так як місце проведення зустрічі або конференції не є місцем постійної роботи працівника, неявка на неї навіть без поважної причини вважатися прогулом не буде.
Тим не менш, у роботодавця є можливість проконтролювати свого співробітника під час відрядження. Для цього перед початком відрядження йому необхідно підписати зі співробітником докладне службове завдання на відрядження, в якому розписати кількість запланованих зустрічей, час візитів, вказати необхідність підписання актів та звітів, а також інші важливі питання, виконання яких можна перевірити. І якщо в ході відрядження співробітник повністю не виконав або неякісно виконав завдання на відрядження, це є порушенням трудової дисципліни, за яке передбачено інший вид дисциплінарного стягнення - оголошення догани.
Таким чином, відправляючи співробітника у відрядження, роботодавець повинен розуміти, що незалежно від того, що під час відрядження працівник не перебуває на своєму робочому місці, він все одно є співробітником компанії і на нього поширюються всі права та гарантії, передбачені законодавством. У зв'язку з цим потрібно дуже уважно підходити до питання документального оформлення службових відряджень, щоб у разі виникнення непередбачених ситуацій, роботодавець міг себе захистити від зайвих матеріальних і моральних витрат.
У цій статті ми зупинимося на найбільш важливих моментах, на які варто звернути увагу компанії під час направлення співробітника в службове відрядження, а саме:
• оформлення приїзду і від'їзду з відрядження у вихідний день;
• відрядження регіональних співробітників;
• відрядження співробітників-сумісників;
• хвороба співробітника під час відрядження;
• звільнення за прогул в період відрядження.
Основні моменти оформлення службового відрядження. На сьогоднішній день не існує нормативного документа, який би регулював службові відрядження в підприємствах приватної форми власності, тому компаніям краще розробити свій внутрішній документ (інструкцію, положення і т.д.), який буде описувати всі питання, пов'язані з відрядженнями. Найчастіше таким документом служить Положення про відрядження, в якому, як правило, відображають такі питання:
• максимальний термін відрядження (по Україні, за межами України);
• документи, які оформляються на співробітника, який їде у відрядження;
• розмір добових;
• статті витрат під час відрядження;
• порядок відшкодування витрат;
• порядок надання днів відпочинку за від'їзд і приїзд у відрядження у вихідний день;
• та інше.
При перевірці правильності оформлення та оплати відряджень контролюючі органи будуть керуватися саме Положенням про відрядження, якщо ж такий документ в компанії не розроблений перевіряючі будуть дотримуватися норм, зазначених в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59.
Відповідно до цієї Інструкції днем виїзду співробітника у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а днем прибуття - відповідно день прибуття транспортного засобу до пункту призначення. У разі відправлення транспортного засобу до 24 години включно, днем від'їзду вважається поточна доба, а з 00.00 годин і пізніше - наступна доба. Таким чином, якщо у квитку вказано, що транспорт відправляється 12 червня 23.59, то день від'їзду - 12 червня, а якщо в 00.01, то вже 13 червня. Дуже важливий момент, на який варто звернути увагу, це добові, які необхідно видати співробітнику за 2 дні, а не за 1 день до від`їзду.
Для співробітників приватних компаній мінімальний і максимальний термін відрядження законом не визначено, а конкретний термін відрядження для кожного співробітника визначається керівництвом компанії залежно від умов запланованої поїздки. Тим не менш, при визначенні терміну відрядження, рекомендується брати до уваги вимоги щодо оформлення відряджень бюджетних працівників, а саме: в межах України - 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів.
Термін відрядження обчислюється з моменту відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівника до моменту його прибуття назад (відображається в наказі). Відповідну кількість днів відрядження співробітника також необхідно вказати в табелі обліку робочого часу.
За весь час перебування співробітника у відрядженні за ним зберігається його місце роботи та посада. Крім того, співробітникові відшкодовуються витрати на проїзд, наймання житлового приміщення, добові, а також інші витрати, зроблені працівником з дозволу роботодавця.
Роботодавцю не варто забувати про те, що відправити у відрядження можна далеко не кожного працівника. Так, наприклад, жінка, у якої є дитина віком від 3 до 14 років, може бути відправлена у відрядження лише за її згодою, а вагітна жінка або жінка, яка має дитину до 3 років, їздити у відрядження за жодних обставин не може. Судова практика показує, що якщо характер роботи співробітника передбачає часті відрядження, краще відразу при прийомі на роботу взяти з нього письмову згоду на такі поїздки.
Відрядження працівників, які їздять в структурні підрозділи свого ж підприємства. З розвитком бізнесу і зростанням виробництва у багатьох компаній з'явилися незареєстровані структурні підрозділи або філії, які розташовані в різних регіонах України. До недавнього часу в законодавстві не було роз'яснень, як оформляти службові поїздки співробітників, робоче місце яких знаходиться за межами населеного пункту головного офісу компанії. Тільки в березні 2013 р. Мінфін України у своєму листі вказав, що у разі, якщо працівник структурного підрозділу для виконання службового доручення направляється в інший структурний підрозділ свого підприємства, яке розташоване в іншому населеному пункті, така поїздка може бути оформлена як службове відрядження. При цьому в обов'язковому порядку повинні бути дотримані всі вимоги щодо оформлення відрядження: видано наказ, нараховані і виплачені добові, компенсовані витрати на проїзд і наймання житла.
Якщо ж у рамках виконання своїх безпосередніх службових обов'язків співробітник постійно їздить на підвідомчі йому території, то такі поїздки не є службовими відрядженнями, навіть не дивлячись на те, що такому працівникові можуть відшкодовуватися витрати на проїзд. На жаль, немає офіційних роз'яснень державних органів, що саме вважати підвідомчою територією співробітника. Тому, остаточне рішення з оформлення поїздки працівника як службового відрядження приймається керівником компанії, виходячи з посадових обов'язків працівника, а також мети відрядження. Щоб уникнути можливих ризиків при перевірці контролюючих органів, всі питання, пов'язані з відрядженнями в структурні підрозділи, краще закріпити Положенням про відрядження.
Відрядження сумісників. Чинне законодавство України не передбачає обмежень щодо направлення у відрядження працівників-сумісників. Тому роботодавець на загальних підставах може направити у відрядження будь-якого співробітника, незалежно від форми укладеного трудового договору. За співробітником-сумісником на час відрядження за загальним правилом зберігається робоче місце і заробітна плата. При цьому відсутність співробітника на основному місці роботи в період відрядження оформляється шляхом надання йому відпустки без збереження заробітної плати. Звертаємо увагу, що відпустка співробітнику оформляється на весь термін його відрядження без збереження зарплати, але не більше 15 календарних днів на рік.
Робота у відрядженні. Особливістю роботи у відрядженні є те, що на працівників поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тієї організації, в яку вони відряджені. Це означає, що працівник зобов'язаний дотримуватися трудового розпорядку, встановленого в організації, навіть не дивлячись на те, що цей графік може не завжди збігатися з графіком роботи, затвердженим його трудовим договором. Так, наприклад, у співробітника трудовим договором закріплений режим роботи з понеділка по п'ятницю, але у відрядженні у нього може бути робочий день і в суботу. І якщо робота у суботу є звичайною для графіка організації, в яку співробітник відряджений, оплата за цей день буде проведена на загальних підставах. Крім того, після повернення з відрядження, інший день відпочинку співробітнику надаватися не буде. Якщо ж співробітник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові дні, то компенсація за роботу в такі дні провадиться відповідно до чинного законодавства України.
Від'їзд і приїзд з відрядження у вихідний день. Окрему увагу слід приділяти дням від'їзду та приїзду співробітника у відрядження, які припадають на вихідні дні. Так, якщо за розпорядженням керівництва співробітник виїжджає у відрядження у вихідний день, йому після повернення з відрядження в обов'язковому порядку надається інший день відпочинку. Якщо ж співробітник повертається з відрядження у вихідний день, надання дня відпочинку здійснюється за погодженням сторін. Найчастіше надання днів відпочинку регулюється внутрішніми положеннями компанії (Положення про відрядження) або наказами керівництва. Це ж стосується питання щодо виходу співробітника на роботу в день прибуття з відрядження, якщо він повернувся з нього до кінця робочого дня.
Хвороба співробітника під час відрядження. Якщо перебуваючи в службовому відрядженні, співробітник захворів і за станом здоров'я не може виконувати покладені на нього обов'язки або повернутися після закінчення терміну відрядження до місця свого постійного проживання, йому виплачуються добові за весь час його хвороби, але не більше ніж протягом 2-х місяців. Крім того, якщо в період хвороби працівник не перебував на стаціонарному лікуванні, йому також відшкодовуються витрати по найму житлового приміщення. Тимчасова непрацездатність працівника в обов'язковому порядку повинна бути підтверджена лікарняним листом або довідкою з лікарні, інакше понесені витрати співробітнику компенсуватися не будуть. Також на підставі лікарняного листа співробітникові може бути виплачена допомога з тимчасової непрацездатності.
Крім того, якщо під час перебування у відрядженні зі співробітником стався нещасний випадок, то всі обставини повинні бути розглянуті як нещасний випадок на виробництві, з дотриманням усіх вимог і процедур, передбачених трудовим законодавством України.
При підготовці документів про відрядження, в т.ч. різних звітів, слід враховувати, що дні хвороби співробітника в термін відрядження не включаються.
Звільнення співробітника за прогул під час відрядження. Як ми вже говорили, співробітники, спрямовані у відрядження для постійної роботи в офісі або на виробництві, підкоряються правилам внутрішнього трудового розпорядку тієї компанії, в яку вони прямують. Тому, якщо раптом співробітник прогуляв або не виконав службове завдання під час відрядження, його на загальних підставах можна притягнути до дисциплінарної відповідальності - оголосити догану або звільнити.
Інша ситуація зі співробітниками, які у відрядженні не закріплені за певним робочим місцем, наприклад, приїхали на ділову зустріч чи конференцію. Погодьтеся, що притягнути до відповідальності співробітника за прогул, тобто за відсутність на робочому місці без поважної причини, буде безпідставним, адже саме за наказом керівництва він перебуває у відрядженні, а не на роботі. А так як місце проведення зустрічі або конференції не є місцем постійної роботи працівника, неявка на неї навіть без поважної причини вважатися прогулом не буде.
Тим не менш, у роботодавця є можливість проконтролювати свого співробітника під час відрядження. Для цього перед початком відрядження йому необхідно підписати зі співробітником докладне службове завдання на відрядження, в якому розписати кількість запланованих зустрічей, час візитів, вказати необхідність підписання актів та звітів, а також інші важливі питання, виконання яких можна перевірити. І якщо в ході відрядження співробітник повністю не виконав або неякісно виконав завдання на відрядження, це є порушенням трудової дисципліни, за яке передбачено інший вид дисциплінарного стягнення - оголошення догани.
Таким чином, відправляючи співробітника у відрядження, роботодавець повинен розуміти, що незалежно від того, що під час відрядження працівник не перебуває на своєму робочому місці, він все одно є співробітником компанії і на нього поширюються всі права та гарантії, передбачені законодавством. У зв'язку з цим потрібно дуже уважно підходити до питання документального оформлення службових відряджень, щоб у разі виникнення непередбачених ситуацій, роботодавець міг себе захистити від зайвих матеріальних і моральних витрат.
Рубрика:
- Прочее
- /
Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.
Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.
Комментарии
Блоги 
 (1).jpg?v=1710160023)
.jpg?v=1710191819)
.jpg?v=1709910824)