О подтверждении оплаты проездного документа при командировке

   

МІНІСТЕРСТВО ДОХОДІВ І ЗБОРІВ УКРАЇНИ
   ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ МІНДОХОДІВ у м. Києві
   
   ЛИСТ
   
   від 11.10.2013 р. № 5132/10/26-15-1701-06

   
           

Про підтвердження оплати проїзного документа при відрядженні

   
   Головне управління Міндоходів у м. Києві на виконання завдання Міністерства доходів і зборів України від 30.09.2013 р. № 19704/7/99-99-19-03-02-17 розглянуло ваш лист <…> щодо підтвердження оплати проїзного документа при відрядженні і в межах своїх повноважень повідомляє.
   
   Відповідно до пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу України від 2 грудня 2010 року № 2755-VI зі змінами та доповненнями (далі - ПКУ) при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток враховуються такі витрати подвійного призначення як витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.
   
   Зазначені в першому абзаці цього підпункту витрати можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документів про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.
   
   Згідно з п. 12 розділу II «Порядок відрядження в межах України» та п. 11 розділу III «Порядок відрядження за кордон» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 № 362, далі - Інструкція) у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
   
   Інструкція є обов'язковою для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів. Інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
   
   З урахуванням зазначеного, для підтвердження витрат у разі використання електронного авіаквитка потрібні такі документи: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.
   
   Аналогічне роз'яснення із питання, розрахункових документів, які надаються при придбанні електронного квитка розміщено на WEB-порталі Міністерства доходів і, зборів України (www.minrd.gov.ua) у розділі "База знань", категорія: «109 Порядок застосування реєстраторів розрахункових операцій, підкатегорія 109.02 обов'язки суб'єктів господарської діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та безготівковій формі».
   
   Згідно з п. 1.4 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних, документі в на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Міністерства інфраструктури України та Міністерства доходів і зборів України від 30.05.2013 № 331/137, електронний проїзний (перевізний) документ - електронний документ, сформований відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» за допомогою програмно-апаратного комплексу з оформлення/повернення електронних проїзних (перевізних) документів для; забезпечення пасажирських перевезень, який є договором на перевезення пасажира (багажу).
   
   Відповідно до п. 5.2 та 5.3 Порядку № 331/137 посадочний документ (візуальна форма електронного перевізного документа) роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо);
   
   перевізний документ (візуальна форма електронного перевізного документа) роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо).
   
   Також, відповідно до п. 5.6 Порядку № 331/137 посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).
   
   Згідно зі ст. З Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами і доповненнями (далі - Закон № 265) суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, зокрема, зобов'язані:
   
   проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів,, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених ним Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
   
   видавати особі, яка отримує, або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції.
   
   Відповідно до ст. 2 Закону № 265 розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.
   
   Згідно з п. 4 ст. 9 Закону № 265 реєстратори розрахункових операцій не застосовуються при продажу, проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю).
   
   Враховуючи викладене вище, суб’єкт господарювання зобов’язаний видати особі, яка придбала електронний квиток, розрахунковий документ встановленої форми, що підтверджує виконання розрахункової операції.
   
   Аналогічне роз'яснення із питання розрахункових документів, що надаються при придбання електронного квитка розміщено на WEB-порталі Міністерства доходів і зборів України (www.minrd.gov.ua) у розділі "База знань", категорія: «109 Порядок застосування реєстраторів розрахункових операцій, підкатегорія 109.02 обов'язки суб'єктів господарської діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та безготівковій формі».
   
   Враховуючи зазначене вище, для підтвердження витрат на придбання електронного квитка необхідно пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/ квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира; посадочний документ, перевізний документ роздруковані на паперовому носії (транспортні квитки).
   
   Залежно від форми оплати за електронний квиток розрахунковим документом є, зокрема при оплаті за допомогою банківської платіжної картки корпоративної чи особистої платіжної картки працівника – квитанція платіжного терміналу про оплату вартості квитків із застосуванням платіжної картки або виписка з відповідного рахунка, засвідчена підписом та печаткою банківської установи.
   
   Водночас повідомляємо, що відповідно до пп. 14.1.172 п. 14.1 ст. 14 та ст.52 ПКУ податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
   
   
   Заступник начальника

О.В. Онищенко