Який порядок надсилання платниками податків письмових звернень в електронному вигляді через веб-портали контролюючих органів, термін їх розгляду та отримання відповіді?

Фахівців ДФСУ запитали: який порядок надсилання платниками податків письмових звернень в електронному вигляді через веб-портали контролюючих органів, термін їх розгляду та отримання відповіді?

У відповіді податківці нагадали, що згідно з ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Оформлення та опрацювання письмових звернень громадян, зокрема і тих, що надіслані з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), здійснюються відповідно до вимог Закону України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян» із змінами та доповненнями (далі – Закон № 393) та Порядку розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній фіскальній службі України та її територіальних органах, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2015 № 271 (далі – Порядок № 271).

Згідно із частиною шостою ст. 5 Закону № 393 письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається (частина сьома ст. 5 Закону № 393).

Абзацами третім та четвертим п. 5 розділу ІІ Порядку № 271 визначено, що електронне звернення, надіслане без використання електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії або фотокопії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Інформація про електронні поштові адреси контролюючих органів розміщується на веб-порталі ДФС та на суб-сайтах територіальних органів ДФС у мережі Інтернет.

Пунктом 1 розд. ІV Порядку № 271 встановлено, що строки розгляду звернень громадян обчислюються у календарних днях, починаючи з дня реєстрації таких звернень. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.

Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону № 393, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону № 393 (п. 12 розділу ІІ Порядку № 271).

Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції органів ДФС, відповідно до ст. 7 Закону № 393 таке звернення в строк не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові.

У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом ДФС, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями (п. 8 розд. ІV Порядку № 271).

Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до ст. 8 Закону № 393 надсилається у строк, визначений ст. 20 Закону № 393 (п. 9 розділу ІV Порядку № 271).

Відповідно до ст. 20 Закону № 393 звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

Надсилання та опрацювання звернень юридичних, самозайнятих осіб тощо здійснюється відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (далі – постанова № 1242).

Відповідно до пункту 148 постанови № 1242 доставка документів до установи здійснюється, зокрема з використанням засобів електрозв’язку. Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Згідно з пунктом 152 постанови № 1242 надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Відповідно до пунктів 190, 191, 192 постанови № 1242 строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15. Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.

Згідно з пунктом 208 постанови № 1242 днем виконання, зокрема запитів, звернень вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.

Слід зазначити, що на офіційному веб-порталі ДФС забезпечена можливість направлення звернень платників з використанням електронного цифрового підпису через електронний сервіс «Електронний кабінет платника» (оновлена версія) (далі – ЕКП). В головному меню особистого кабінету ЕКП у розділі «Листування з ДФС» здійснюється формування, підписання та надсилання звернення шляхом заповнення відповідних реквізитів діалогового вікна.

Алгоритм надсилання звернення з використанням електронного цифрового підпису викладений у розділі «Допомога» ЕКП.