Microsoft Dynamics NAV – більше ніж система для бухгалтерського обліку
 |
|
Наші фахівці протестували програму Microsoft Dynamics NAV, яка зарекомендувала себе на міжнародному ринку, що дозволяє вести не тільки бухгалтерський і податковий, але й управлінський облік на підприємстві. Про результати такого тестування читайте в нашій статті |
Сучасне підприємство, як правило, автоматизує свій облік двома способами: або купує готову бухгалтерську програму, або наймає фахівців для написання бухгалтерської програми спеціально для себе.
І той, і інший способи мають свої переваги та недоліки.
Бухгалтерські програми широкого розповсюдження можна легко дістати, ціна на них більш-менш фіксована і є безліч курсів, що допомагають їх опанувати. Водночас те, що є масовим продуктом, рідко враховує специфіку роботи конкретних підприємств. А тому таким підприємствам доводиться або пристосовуватися до використання придбаного продукту в умовах своєї господарської діяльності, або нести додаткові витрати (що іноді перевищують вартість самого права використання бухгалтерської програми) на доопрацювання програмного продукту.
Унікальні, написані спеціально для конкретного підприємства, програми мають таку перевагу, як захищеність інформації від стороннього втручання та фіксація при їх створенні особливостей діяльності самого підприємства. Але їх створення тягне за собою витрати більші, ніж придбання ліцензії на бухгалтерську програму масового споживання, та й створення такої програми на замовлення компанії часто призводить до того, що така компанія стає заручником ситуації, в якій не може відмовитися від послуг виконавців, що створювали таку програму.
Але облік на підприємстві – це не тільки створення первинних документів і кореспонденція рахунків. І навіть не створення звітності за наслідками господарської діяльності. Усе це – завдання фінансового та податкового обліку на підприємстві. А є ще й облік управлінський, покликаний забезпечити контроль за господарською діяльністю підприємства, а також аналіз її результатів і стратегічне планування діяльності підприємства в майбутньому. Ось ці функції вдається реалізувати далеко не кожній, навіть поширеній, бухгалтерській програмі.
Сьогодні ми поговоримо про Microsoft Dynamics NAV – програмний продукт, який розроблений компанією Microsoft і дозволяє здійснювати ВСІ вищезазначені завдання одночасно, в режимі онлайн. Про те, якої якості цей продукт, говорить і ім'я компанії – його творця, і багаторічний досвід його використання як компаніями за кордоном, так і низкою компаній в Україні. Цей продукт з'явився на ринку нашої країни завдяки зусиллям компанії «Інновер» в 2001 році, і відтоді ця компанія здійснює підтримку законодавчих вимог та адаптує продукт для використання в Україні. Така адаптація дозволяє вести бухгалтерський і податковий облік безпосередньо в Microsoft Dynamics NAV, маючи вигоди від усіх функціональних можливостей системи.
50% успіху Microsoft Dynamics NAV на міжнародному ринку – це якість програмного продукту і його гнучкість, що дозволяє налаштувати програму одночасно і під потреби клієнта, і під локальне законодавство.
У процесі використання цієї програми беруть участь користувачі різних зон відповідальності: і керівники підрозділів, і менеджери, і самі бухгалтери. Як це відбувається на практиці, покажемо на прикладі закупівель та продажів товарів/послуг.
Планування та здійснення закупівель
Для виробничих підприємств закупівля сировини і матеріалів – найважливіша умова забезпечення їхньої діяльності. Але і для решти підприємств контроль за закупівлями означає контроль за витрачанням їхніх коштів, тож йому приділяється чимало уваги. Microsoft Dynamics NAV дозволяє планувати і контролювати закупівлі на всіх етапах їх здійснення.
Спочатку хтось, наприклад менеджер із закупівель, створює у Microsoft Dynamics NAV документ – Замовлення на Покупку. Цей документ містить у собі звичайні дані, необхідні як для створення первинних документів, так і для прийняття рішення керівником, затвердити таку закупівлю чи ні: дані про постачальника, найменування товарів/послуг, їх кількість і ціну. Якщо для здійснення закупівлі потрібна передоплата, в Замовленні зазначаються її сума і термін здійснення.
Крім того, тут же програма наводить дані про статистику відносин із таким постачальником – суми раніше зроблених передоплат, виконання постачальником прийнятих на себе зобов'язань (наприклад, наводяться дані про прострочені платежі), кількість замовлень, оформлених на такого постачальника, загальне сальдо розрахунків із ним тощо.
Як розповіла нам Таїсія Бондар, операційний директор «Інновер», останнім часом більшість компаній, що послуговуються Microsoft Dynamics NAV, використовують також у закупівлях систему повідомлень, яка надсилає фінансовому директору або директору із закупівель електронний лист з інформацією про те, що хтось із користувачів збирається виконати закупівлю. При цьому лист надходить зі всією потрібною інформацією для того, щоб керівник, час якого завжди обмежений, міг швидко прийняти потрібне рішення про дозвіл або заборону виконання закупівлі, зокрема з урахуванням суми відповідної статті бюджету закупівель або бюджету витрат.
Припустімо, керівника влаштовують умови придбання товарів/послуг. У такому разі він підтверджує це Замовлення, і далі на його підставі бухгалтер здійснює передоплату. Платежі постачальникам обліковуються в Журналі платежів. Для цього слід заповнити рядок Журналу відповідними даними для перерахування суми платежу постачальникові. Це робить, як правило, керівник – особа, що підтверджує необхідність платежу. Щойно бухгалтер здійснює оплату, він на панелі Журналу платежів натискає кнопку «Облік», для того щоб підтвердити облік операції в системі. За умови обліку операції в системі будуть сформовані рухи в Головній Книзі, Книзі операцій щодо постачальника тощо. Але не тільки – адже доступ до такого Журналу і Замовлень мають усі ланки цієї операції! Отже, і керівник, і менеджер із закупівель можуть контролювати стан Замовлень та перерахування оплат за ними у режимі онлайн. Звичайно, ця програма дозволяє контролювати і здійснювати не лише передоплати постачальникам, а й оплату ним уже оприбуткованих товарів/послуг.
Коли товар за цим Замовленням отримано, на підставі Замовлення створюється Облікова прибуткова накладна закупівлі.
Усі операції за товарами/послугами можна переглянути в спеціальній закладці – Книзі обліку операцій за товарами. Крім того, якщо нас цікавлять дані про конкретного постачальника, ми можемо проаналізувати всі здійснені з ним операції – як оплати, так і постачання за карткою Постачальника в книзі операцій.
А якщо бухгалтера цікавить більш звичний для нього документ – оборотно-сальдова відомість щодо постачальника, можна створити і його, в розділі «Операційна Бух. Звітність».
Аналогічно створюються документи, необхідні для повернення товару при розірванні договору або, наприклад, бракованого товару постачальникові. Але для цього менеджеру вже не потрібно складати нове Замовлення – він створює накладну на повернення закупівлі на підставі Замовлення, за яким вона була здійснена. Щойно така накладна підтверджується керівником і матеріально відповідальними особами, вона відправляється в облік, створює проведення і обліковується в Головній книзі, а також у всіх інших необхідних облікових журналах.
Якщо придбані товари треба перемістити з підрозділу до підрозділу, менеджер створює документ Замовлення на переміщення. Він потребує затвердження матеріально відповідальними особами. Після чого бухгалтер натискає кнопку «Облік», і за цією операцією створюються проведення, а підсумовані показники її відображаються в Головній книзі тощо. До речі, Microsoft Dynamics NAV дозволяє вести облік запасів не лише в розрізі місць їх зберігання, а й в розрізі матеріально відповідальних осіб (і, відповідно, переміщати запаси між ними).
Якщо запаси стали непридатними, матеріально відповідальна особа складає Акти списання. А якщо запаси були використані у власній госпдіяльності, створюється накладна-вимога на їх відпуск. Усе це – також у режимі онлайн, із затвердженням керівником, із можливістю роздрукувати первинні документи та контролем бухгалтера за їх обліком шляхом простого натискання кнопки.
Планування та здійснення продажів
Продаж товарів здійснюється аналогічно до їх закупівлі, за тим самим алгоритмом. Спочатку менеджер із продажів створює Замовлення на продаж (при цьому він відразу бачить, чи є на складі необхідний товар, чи його наразі немає). Тут же зазначається планова ціна на продаж. Якщо керівник згоден з умовами продажу, він підтверджує таке Замовлення, і далі, за умовами, які в ньому зазначені, здійснюються вже господарські операції – передоплата від замовника або навпаки, відвантаження з відстроченням платежу тощо. Усі ці операції, після їх підтвердження відповідальними особами, відображаються бухгалтером в обліку.
Операції з підзвітними особами
Підприємство вирішило скерувати працівника у відрядження. Або ж керівник вирішив доручити певному працівникові придбати товари/послуги для підприємства самостійно. У цьому разі працівникові, як правило, треба видати аванс, а сам він набуває статусу підзвітної особи (для цього на нього у програмі заводиться окрема картка підзвітної особи).
Microsoft Dynamics NAV дозволяє вести облік підзвітних осіб у розрізі виданих їм підзвітних сум (авансів) або ж відшкодування понесених ними витрат за рахунок власних коштів.
Щойно платіж підзвітній особі підтверджується в програмі керівником, бухгалтерія здійснює такий платіж і проводить дані про нього в картці підзвітної особи. І такий платіж уже створює проведення та відображається в Головній книзі.
Після того як закупівлю здійснено (або інші витрати понесено), повернувшись із відрядження, підзвітна особа створює в програмі авансовий звіт.
Зрозуміло, такий авансовий звіт, як і будь-який інший необхідний документ, можна легко роздрукувати з цієї програми, і його зовнішній вигляд відповідатиме всім вимогам до форми та реквізитів авансового звіту, актуального на дату його створення. Після його затвердження керівником бухгалтер відображає дані такого авансового звіту в обліку підприємства, прибуткуючи на його підставі всі придбані підзвітною особою товари/послуги, а також відображаючи витрати, понесені на відрядження.
За словами операційного директора компанії «Інновер», для підприємств, працівники яких регулярно перебувають у відрядженнях, питання коректного обліку витрат на відрядження стає вкрай актуальним: йдеться про коректний облік витрат, що формуються в різних валютах, контроль за своєчасним складанням авансових звітів і отриманням або перерахуванням коштів. Добрим прикладом може бути авіакомпанія, в якій пілоти і бортпровідники перебувають у роз'їздах майже без перерв, або ж будь-яка міжнародна компанія, працівники якої регулярно відвідують офіси в різних країнах.
Також Таїсія розповіла про те, що у разі коли розрахунки з підзвітними особами є в компанії одним із ключових, дуже трудомістких процесів, система може формувати і надсилати до клієнт-банку відомість на перерахування коштів на підставі затвердженого плану поїздок, може виконувати розрахунок добових за нормою, встановленою державою, і паралельно за сумою добових, визначених для підприємства, а також відображати суму перевищення виплаченої суми над нормою як базу для нарахування ПДФО.
Висновки
Наведене вище – це, звичайно, далеко не все, що знає та вміє ця програма. У наступних матеріалах ми докладно розглянемо, як вона дозволяє вести облік каси і коштів на рахунках у банку, необоротних активів, складає звітність (податкову, фінансову й управлінську) тощо.
А за надання Microsoft Dynamics NAV для тестування і консультації під час аналізу її можливостей окремо вдячні компанії «Інновер», яка є першим консультантом із впровадження ERP-систем Microsoft на території України з 2001 року.
Плюсом Microsoft Dynamics NAV є не лише можливість одночасного здійснення обліку й аналізу, а й робота з великими обсягами інформації за тривалий період часу з доступом до інформації минулих періодів, а також контроль за всіма змінами, які вносилися до документації після здійснення облікових операцій.
На сьогодні Microsoft Dynamics NAV можна придбати як уже готовий обліковий продукт і доопрацювати її у разі потреби під вимоги саме вашого підприємства. Плюсом цієї програми є не лише можливість одночасного здійснення обліку й аналізу, а й робота з великими обсягами інформації за тривалий період часу з доступом до інформації минулих періодів, а також контроль за всіма змінами, які вносилися до документації після здійснення облікових операцій. Швидкість, оперативність, захист інформації, багатофункціональність, великий обсяг даних – ось переваги, які гідно оцінені всіма користувачами Microsoft Dynamics NAV.
Наголосимо, що це програма, якою можуть скористатися як новостворені підприємства, які починають свою роботу з нуля, так і ті, хто вже вів свій облік в інших програмах і прийняв рішення підвищити ефективність роботи підприємства за рахунок використання Microsoft Dynamics NAV.
Бухгалтер 911 наголошує: зміст авторських матеріалів може не співпадати з політикою та точкою зору редакції. Серед авторів матеріалів, що публікуються, є не лише представники редакційної команди.
Викладена інформація в конкретній публікації відображає позицію автора. Редакція не втручається в авторські матеріали, не редагує тексти, тож не несе відповідальності за їх зміст.
Блоги 
 (1).jpg?v=1710160023)
.jpg?v=1710191819)