Сайт для бухгалтерів №1 в Україні

Підпишіться!


15.05.17
15695 19 Друкувати

Місце зберігання первинної та кадрової документації юрособи та підприємця. А раптом перевірка?

Останнім часом підприємці побоюються несподіваних візитів контролюючих органів – податкової служби, інспектора з праці і все частіше постає питання – чи повинен він зберігати первинні і кадрові документи на співробітників в місці здійснення діяльності. І що робити, коли таких місць декілька?

У випадку з юридичною особою відповідь на це питання ми можемо знайти в двох нормативних документах:

1. Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», згідно з яким питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно визначає облікову політику підприємства і вибирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених цим Законом, і з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних».

2. Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які встановлюють єдині вимоги щодо створення документів, роботи з ними і їх зберігання на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності .

Відповідно, юридична особа може самостійно визначити локальними внутрішніми документом як їй вести бухгалтерський облік і де зберігати первинну документацію (позиція підтверджена рішенням Вищого адміністративного суду України у справі №К/9991/26515/11 від 16.01.2013 р).

При цьому, відповідно до Правил діловодства в частині зберігання документів (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документи з моменту створення або надходження і до передачі на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.

Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу керівника установи.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш ніж на один місяць. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог з залишення копії документів.

Як ми бачимо, юридична особа може прийняти рішення про зберігання первинних документів не в офісі (магазині), а, наприклад, в місці знаходження бухгалтерії.
При цьому, згідно з правил діловодства, тимчасове переміщення документом терміном до 1 місяця з місця їх основного зберігання цілком можливо і не порушує законодавства.


Зовсім інша справа зберігання документів підприємцем.

По-перше, правила організації діловодства та архівного зберігання документів на підприємців не поширюються, оскільки будь-який підприємець є фізичною особою, а не юридичною.

По-друге, ст. 296 Податкового кодексу встановила такі правила ведення обліку і складання звітності платниками єдиного податку фізособами:

  • ведення книги обліку доходів (в разі оплати пдв – і витрат також);
  • подачі до контролюючого органу податкової декларації платника єдиного податку.

При цьому, згідно зі ст. 44 Податкового кодексу, для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та / або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків документи, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передують даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Як ми бачимо, дані норми нічого не говорять про місце зберігання первинної та кадрової документації, порядок її формування, обліку і зберігання.

Таким чином, підприємець може самостійно прийняти рішення, де він буде зберігати первинну і кадрову документацію. І не обов’язково це має бути місце здійснення господарської діяльності, куди приходять перевіряючі.

Вважаємо, що з метою уникнення зайвої конфронтації з перевіряючими має сенс підготувати наказ (розпорядження), в якому визначити місцем зберігання первинної та кадрової документації співробітників місце проживання підприємця.

Відповідно, в разі перевірки, ви можете показати такий документ перевіряючим як обгрунтування неможливості надати їм документи відразу ж в момент їх візиту.

Таким чином у вас буде час, щоб порадитися з адвокатом і залучити його для юридичного супроводу перевірки.

За матеріалами Юридическая компания "Советник"
Теги:
Коментарі
  • Марина
15.05.17 06:53

А что делать ФЛП со старыми документами (2012-2014гг).? Если проверка не проводилась?

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Шурик
15.05.17 12:53

Марина, http://www.buhgalteria.com.ua/Hit.html?id=1899 - не фсё так просто и бумажки бывают разные, и сроки хранения. 3 года это по-простому, на самом деле есле бумажка января, по ней отчётность годовая была в январе следующего года, выходит её надо 4 года хранить. Мало того - "Поэтому ГНАУ в письме от 17.04.2002 г. № 2470/6/23-1216 обращает внимание налогоплательщиков на то, что финансовые и бухгалтерские документы могут быть выделены для уничтожения только при условии завершения комплексной проверки контролирующими органами." - БЕЗ ПРОВЕРКИ УНИЧТОЖАТЬ НЕЛЬЗЯ. По зарплате бумаженции положено хранить 75 лет - тоесть вечно.

Відповісти
    Оцінити
  • 7
  • 0
  • Марина
15.05.17 14:00

Шурик, спасибо большое )

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Буржуй
15.05.17 09:24

Марина, кроме ЕСВ и пенсионного оставьте 2014 . Остальное сожгите в печке

Відповісти
    Оцінити
  • 4
  • 0
  • Виталий
15.05.17 08:25

Марина, храни пока

Відповісти
    Оцінити
  • 3
  • 1
  • Ирина
15.05.17 10:19

Всем добрый день! Знаю не в тему, но очень нужна Ваша помощь. На предприятии (ТОВ) с 16.01.17 работает 8 человек штатных работников. Знаю, что если 8-25 работников, то нужно трудоустроить 1 инвалида. С чего нужно начать? Где искать инвалидов? Когда нужно сдавать отчёт по инвалидам? Спасибо.

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Гоша
15.05.17 18:08

Ирина, Знаю ТОВ -25 чел., не регистрировались в службе занятости. Пока (больше 5 лет)никаких вопросов. Может кто то попадал под репрессии с.з.

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • бурундук
15.05.17 16:25

Ирина, НЕ ВЗДУМАЙТЕ просить инвалида у службы занятости. лучше ищите сами, знакомых теребите... После служозанятостиинвалида еле от него избавились. Он не работая, требовал ТАКИЕ условия труда, что рыдали все

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Марі
15.05.17 10:55

Ирина, Вам обов'язково потріно звернутися у державну службу зайнятості з заявкою на прцевлаштування інваліда. Попередньо треба вигадати для нього посаду і робоче місце. Навіть якщо ви інваліда не працевлаштуєте, це допоможе відбитися від штрафу, а він чималенький (здається у розмірі річного фонду МЗП). Або шукати "мертву душу" - людину зі статусом інваліда, яка може надати свої документи для оформлення. Для виконання нормативу інвалід має бути обов'язково працевлаштований на основне місце роботи. На форумі є розділ з подібними пропозиціями. Звіт здається 1 раз на рік (річна, поштова до 01 березня наступного за звітним року)до тільки підприємствами, зареєсрованими у фонді. Підрозділи фондів тільки обласні.

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 3
  • Ксенія
15.05.17 17:48

Марі, не факт що ця служба допоможе. Нам не допомогли, ходили просили, писали заявки і повний нуль. Ще й хотіли, якщо ми самі знайдемо інваліда, то спочатку оформити у них , а потім начебто вони нам його знайшли . Самі знайшли і послали їх подальше. Так що краще обходити цю службу десятою дорогою. Зборище туніядців.

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Марі
16.05.17 10:44

Ксенія, Звернення (постійні) до служби зайнятості є підтвердженням того, що роботодавець бажав знайти інваліда, але це йому не вдалося. Це страховка на випадок відсутності такого працівника, щоб відбитися від штрафу, а не реальна спроба знайти працівника.

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Ева
15.05.17 10:36

Ирина, оформите кого-то из родственников (дедушку, бабушку, маму ...) на 1 час в неделю, но по ОСНОВНОМУ месту работы. ЕСВ- 8,41%

Відповісти
    Оцінити
  • 2
  • 0
  • бух
15.05.17 10:26

Обратитесь в Центр занятости.

Відповісти
    Оцінити
  • 1
  • 1
  • нюшю
15.05.17 10:46

1.Вы еще можете уволить в мае- июне 2017 одно человека и средняя по году у вас не будет 8 человек и вы не попадете под штраф.2. Если есть такая возможность одного человека оформить совместителем.

Відповісти
    Оцінити
  • 3
  • 0
  • Алла
15.05.17 15:46

Совместители не подходят - основное!!!

Відповісти
    Оцінити
  • 1
  • 1
  • кая
15.05.17 17:12

Алла, не нервничайте, предлагают основного сделать совместителем, чтоб не было 8 человек

Відповісти
    Оцінити
  • 1
  • 0
  • злой бух
15.05.17 19:11

кая, как человека перевести по совместительству, у него должна для этого быть основная работа. А просто так сделать кого-то совместителем не получится..

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • Наталья
15.05.17 16:04

При расчете к-ва сотрудников для трудоустройства инвалидов учитываются только штатные сотрудники или и совместители?

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
  • 0123456
15.05.17 17:29

Наталья, только штатные

Відповісти
    Оцінити
  • 0
  • 0
У фокусі фото автора
Ушакова Лілія Форма № 1ДФ за 3 квартал: оренда, позики, ФОП, штрафи…...
11669 15
Календар бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
Додаток
Курси валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд