На яку дату та за яким валютним курсом відображаються кошти, використані працівником під час перебування у службовому відрядженні за кордоном при складанні Звіту про використання коштів виданих на відрядження або під звіт?

Згідно з п. 4 розд. I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція), підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

У разі якщо працівник застосував платіжну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, йому відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правилами платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору).

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті. Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці (п. 5 розд. III Інструкції).

Пунктом 17 розд. III Інструкції встановлено, що після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження (далі – Звіт). Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із Звітом) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.

Разом із Звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні, до Звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».

Відповідно до п. 2.5 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200, у разі компенсації понесених витрат працівнику-резиденту підприємство відшкодовує витрати власних коштів в іноземній валюті відповідно до законодавства України у валюті України за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України (далі – НБУ) на день виплати зазначених коштів, а працівнику-нерезиденту, на його бажання, - як в іноземній валюті, так і у валюті України.

Разом з тим п. 19 розд. III Інструкції передбачено: якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установлених НБУ на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Строки подання Звіту встановлені у п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VІ (далі – ПКУ). При цьому суми невитрачених коштів повертаються платником податку в касу або зараховуються на банківський рахунок підприємства до чи під час подання зазначеного звіту.

У випадку неповернення невикористаної суми авансу в касу або на рахунок підприємства в банку у встановлені строки, така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб (п.п. 170.9.1 ПКУ).

Враховуючи зазначене вище, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за умови наявності підтверджуючих документів здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на дату:

— отримання авансу – у разі якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;

— погашення заборгованості підприємством – у разі якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу);

— погашення заборгованості працівником – у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).