Річний перерахунок ПДФО-2018

"Вісник. Офіційно про податки".

Обов’язок роботодавця здійснити перерахунок визначено п.п. 169.4.2 ПКУ. Оскільки у податкових агентів виникають питання при проведенні перерахунку, розглянемо алгоритм його проведення, наведемо приклад, а також порядок відображення результатів перерахунку в формі № 1ДФ. Крім того, з’ясуємо, чи застосовується відповідальність до роботодавця за непроведення річного перерахунку.

АКЦЕНТИ
Річний перерахунок доходів працівників і утриманих з них сум ПДФО за 2018 р. необхідно провести при нарахуванні заробітної плати за грудень 2018 р.
Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата податку, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання платника податку за відповідний місяць, а при недостатності такої суми — зменшується сума податкових зобов’язань наступних податкових періодів до повного повернення суми такої переплати.

У разі непроведення перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої йому ПСП податкові агенти можуть бути притягнуті до відповідальності.

Мета проведення перерахунку

Процедуру річного перерахунку, що полягає в уточненні правильності нарахування й сплати ПДФО окремо за кожний місяць звітного податкового року, проводять для:

виправлення помилок, допущених при утриманні ПДФО у періоді, що підлягає перерахунку (наприклад, у разі наявності перехідних виплат, віднесених до заробітної плати, зокрема допомоги по тимчасовій непрацездатності, відпускних тощо);

перевірки щодо правильності наданих документів, їх оформлення, підстав для застосування ПСП, а також дотримання граничного розміру доходу у вигляді заробітної плати, який дає право на застосування ПСП для кожного місяця.

Коли проводиться перерахунок

Роботодавець платника податку зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, з урахуванням положень абзацу другого п. 167.1 ПКУ перерахунок суми доходів, нарахованих такому платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП:

за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;

під час проведення розрахунку за останній місяць застосування ПСП у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, визначених п.п. 169.2.3 ПКУ;

під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем (п.п. 169.4.2 ПКУ).

Отже, річний перерахунок доходів працівників і утриманих з них сум ПДФО за 2018 р. необхідно провести при нарахуванні заробітної плати за грудень 2018 р.

Водночас роботодавець та/або податковий агент має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування незалежно від того, чи має платник податку право на застосування ПСП (п.п. 169.4.3 ПКУ).

Підстави для проведення перерахунку

Підставами для проведення річного перерахунку ПДФО є факт нарахування й виплати працівникам у звітному податковому році:

перехідних виплат, віднесених до заробітної плати, наприклад, допомоги по тимчасовій непрацездатності, відпускних тощо;

наявність ПСП.

Нагадаємо, що ПСП застосовується виключно до доходу, нарахованого платнику податку протягом звітного податкового місяця у вигляді заробітної плати, і тільки за умови, що розмір такої зарплати не перевищує суми, яка дорівнює сумі прожиткового мінімуму, установленого для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженої на 1,4 та округленої до найближчих 10 грн (у 2018 р. — 2 470 грн (1 762 грн × 1,4)).

Перерахунок не проводиться

Роботодавець не проводить перерахунок ПДФО у разі виконання одночасно таких умов:

до заробітної плати працівника протягом кожного звітного податкового місяця не застосовувалася ПСП;

у всіх періодах нарахування доходу працівникові у звітному році не було перехідних виплат.

Перехідні періоди

Алгоритм перерахунку у разі наявності перехідних періодів:

визначаються суми нарахованого доходу за кожний місяць 2018 р. з урахуванням відпускних, лікарняних тощо, які було нараховано безпосередньо за відповідні місяці;

визначається база оподаткування за кожним місяцем окремо шляхом зменшення нарахованої заробітної плати на суму ПСП у разі її наявності;

визначається сума ПДФО шляхом застосування ставки 18 %.

Алгоритм проведення перерахунку з метою визначення права на ПСП

Для початку слід перевірити підстави для застосування ПСП, зокрема наявність заяви працівника про застосування ПСП та підтвердних документів (у разі застосування підвищеного розміру ПСП).

Після цього уточнюємо нараховану й виплачену протягом 2018 р. заробітну плату з урахуванням перехідних виплат, наприклад відпускних, лікарняних тощо.

Слід зазначити, що згідно з абзацом третім п.п. 169.4.1 ПКУ з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання ПСП, зазначені виплати відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Ще раз перевіряємо правильність застосування ПСП за ті місяці звітного періоду, у яких розмір заробітної плати коригувався, тобто відкориговану зарплату порівнюємо з граничним розміром доходу, що дає право на застосування ПСП. Якщо така зарплата не перевищує 2 470 грн, працівник має право на ПСП (розмір «загальної» ПСП становить 881 грн).

Визначаємо базу оподатковування за кожним місяцем окремо і здійснюємо перерахунок суми ПДФО (враховуючи набуте або втрачене право на застосування ПСП), яку порівнюємо з сумою ПДФО, фактично утриманою впродовж року з виплачених доходів, за якими проводився перерахунок.

Наслідки проведення перерахунку

Застосування запропонованих алгоритмів проведення річного перерахунку ПДФО дасть змогу правильно визначити базу оподатковування й не допустити помилок при обчисленні ПДФО.

Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.

При цьому якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата податку, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання платника податку за відповідний місяць, а при недостатності такої суми — зменшується сума податкових зобов’я­зань наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати.

 Відповідальність за непроведення перерахунку

У разі непроведення перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також суми наданої йому ПСП податкові агенти можуть бути притягнуті до відповідальності.

Якщо в результаті перерахунку виникає недоплата ПДФО, а податковий агент не стягує її з оподатковуваного доходу платника податку, то до податкового агента застосовується штраф, встановлений ст. 127 ПКУ.

ДОВіДКОВО

Пункт 127.1 передбачає, що ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) податків платником податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу на користь іншого платника податків, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 25 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Ті самі дії, вчинені повторно протягом 1095 днів, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 50 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Дії, передбачені абзацом першим цього пункту, вчинені протягом 1095 днів втретє та більше, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 75 % суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Крім того, передбачена також адміністративна відповідальність для винних посадових осіб юридичної особи, а також фізичних осіб — підприємців.

ДОВіДКОВО

Стаття 163⁴ КпАП передбачає, що неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті фізичній особі доходів, перерахування ПДФО за рахунок коштів підприємств, установ і організацій (крім випадків, коли таке перерахування дозволено законодавством), неповідомлення або несвоєчасне повідомлення державним податковим інспекціям за встановленою формою відомостей про доходи громадян тягне за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Дії, передбачені частиною першою цієї статті, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 3 до 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Приклад

У 2018 р. «загальна» ПСП дорівнює 881,00 грн при граничному доході 2 470,00 грн.

Водночас п.п. 169.1.2 ПКУ встановлено, що для платника податку, який утримує двох чи більше дітей віком до 18 років, ПСП дорівнює 100 % суми пільги, визначеної п.п. 169.1.1 цієї статті, у розрахунку на кожну таку дитину (881,00 грн × кількість дітей).

При цьому граничний розмір доходу, який дає право на отримання ПСП одному з батьків у випадку та у розмірі, передбачених п.п. 169.1.2 зазначеної статті, визначається як добуток суми, визначеної в абзаці першому п.п. 169.4.1 цієї статті, та відповідної кількості дітей. Якщо дітей троє, то граничний розмір доходу становитиме 7 410,00 грн (2 470,00 грн × 3 дітей).

У таблиці наведено нараховану заробітну плату та утримання ПДФО та ВЗ.

У результаті річного перерахунку перевіряємо правильність застосування ПСП та нарахування (утримання) ПДФО із заробітної плати та відпускних за липень, серпень 2018 р. Результати перерахунку наведено у другій частині таблиці.

Сума фактично утриманого ПДФО за 2018 р. становить 11 648,01 грн, при цьому за результатами проведеного перерахунку — 13 075,23 грн.

Якщо при розподілі сума нарахованих доходів (відпускних до відповідних місяців (липень 2018 р.) не перевищила розмір доходу, до якого має бути застосовано ПСП (7 410,00 грн), то ПСП надається такому платнику податку у відповідних періодах.

В наведеному у прикладі випадку за результатами перерахунку сума ПДФО, що підлягає добору з доходів працівника, становить 1 427,22 грн (13 075,23 – 11 648,01).

Як бачимо, з наведених даних податковий агент застосував неправомірно ПСП до доходів платника у березні 2018 р.

Нарахована заробітна плата працівника підприємства перевищує граничний розмір, до якого застосовується пільга (7 500 грн > 7 410,00 грн).

За березень 2018 р. за перерахунками з працівника необхідно доутримати 475,74 грн.

Крім цього, при нарахуванні податку у липні 2018 р. з відпускних за серпень була надана пільга, але у сукупності із заробітною платою за серпень сума місячного доходу становила 8 000,00 грн, що є більшою за 7 410,00 грн.

За серпень 2018 р. за перерахунками необхідно з працівника доутримати податку 951,48 грн.

Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих платнику податку у вигляді заробітної плати, а також сума даних ПСП відображаються роботодавцем у формі № 1ДФ за IV квартал звітного року.

У розділі I у рядках 3 та 3а проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період (IV квартал), в нашому прикладі це 22 608,18 грн (7 800,00 грн + 7 800,00 грн + 7 008,18 грн). У рядках 4 та 4а проставляється сума ПДФО з урахуванням суми недоплати 5 020,95 грн (1 404,00 грн + 1 404,00 грн + 785,73 грн та + за результатом перерахунку 1 427,22 грн).

У розділі II у рядках 3 та 3а проставляється сума нарахованого та виплаченого доходу за відповідний звітний період 22 608,18 грн. У рядках 4 та 4а проставляється сума ВЗ 339,12 грн (117,00 грн + 117,00 грн + 105,12 грн).

Автор: Надежда Филипповских, заместитель начальника Управления — начальник отдела администрирования налога на доходы физических лиц Управления администрирования налогов и сборов с физических лиц Департамента налогов и сборов с физических лиц ГФСУ.