Поїхав у відрядження і захворів…

Біляєва Олена, податковий експерт.

Приводом для написання цієї статті послугувало звернення нашого читача з проханням роз’яснити, як діяти підприємству у випадку, якщо працівник, перебуваючи у відрядженні, отримав травму і перебуває на лікуванні в стаціонарі. Чи виплачувати добові працівникові за період хвороби, що збіглася з відрядженням? Відповідаємо негайно.

Листок непрацездатності

Незалежно від того, де захворів чи отримав травму працівник, його тимчасова непрацездатність має бути засвідчена в установленому порядку. Тобто працівник повинен мати листок непрацездатності (п. 1.1 Інструкції № 455¹).

¹ Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Особам, у яких тимчасова непрацездатність настала поза постійним місцем проживання, зокрема у відрядженні, листок непрацездатності видається за місцем їх тимчасового перебування з дозволу головного лікаря, засвідчується його підписом (підпис ставлять у графі «Видачу листка непрацездатності дозволяю») і печаткою лікувально-профілактичного закладу (пп. 1.10, 1.11 Інструкції № 455, п. 3.8 Інструкції № 532²).

² Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, Фонду «нещасних випадків» від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.

Оформляємо затримку у відрядженні

Працівника направляють у відрядження на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. У ньому, серед іншого, зазначають строк перебування працівника у відрядженні.

Після повернення працівник, що затримався у відрядженні у зв’язку з хворобою або травмою, у звичайному порядку заповнює і подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841). До Звіту він додає:

— оригінали документів, що підтверджують понесені у зв’язку з відрядженням витрати;

— лікарняний лист;

— доповідну записку про причину затримки у відрядженні (абз. 2 п. 10 розд. II Інструкції № 59³, лист Мінфіну від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/668).

³ Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.

Надміру витрачені кошти, отримані на відрядження, працівник повертає на банківський рахунок або до каси підприємства до або одночасно з поданням Звіту.

Нагадаємо, що строки подання Звіту встановлено пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.

Після того, як керівник підприємства отримав від працівника доповідну записку про причину затримки і лікарняний лист, він приймає рішення про продовження строку відрядження і видає відповідний наказ(розпорядження). Тобто наказ (розпорядження) про продовження відрядження складають уже після повернення відрядженого працівника на те підприємство/ФОП, яке його відряджало.

«ПРОДОВЖИТИ: Малихіній І. В., бухгалтеру, направленій у відрядження згідно з наказом від ... р. № ..., строк відрядження на ... календарних днів — з … р. по … р. у зв’язку з її тимчасовою непрацездатністю. Підстава: 1. Доповідна записка Малихіної І. В. 2. Листок непрацездатності серії …».

Окремо зупинимося на відображенні днів хвороби, що збіглися з періодом відрядження, в Табелі обліку використання робочого часу. Нагадаємо, що для кодування в Табелі днів відрядження застосовують код «ВД» (07). Оплачувані дні хвороби працівника кодують як «ТН» (26).

Оскільки дні хвороби, що припадають на період відрядження, не включаються до строку відрядження (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59), то й у Табелі дні хвороби у відрядженні, підтверджені листком непрацездатності, слід кодувати «ТН» (26).

Про те, як оплачуються дні хвороби працівника у відрядженні, а також про виплати за період такого відрядження поговоримо далі.

Добові і проживання

Згідно з п. 9 розд. II Інструкції № 59 у разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах протягом усього часу, поки він не може за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але не більше 2 місяців:

1) відшкодовують витрати на найм житлового приміщення.

Увага! За період, протягом якого відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні, «житлові» витрати не відшкодовують;

2) виплачують добові.

Важливо! Для того, щоб за період хвороби зазначені витрати були відшкодовані, хворий працівник повинен мати листок непрацездатності, виданий в установленому порядку (див. вище).

Якщо працівник захворів у відрядженні, то авансу, виданого йому перед відрядженням, може не вистачити для покриття добових витрат і витрат на проживання. У цьому випадку роботодавець може (але не зобов’язаний!) забезпечити хворого працівника додатковими грошовими коштами.

Зверніть увагу: п. 19 Положення № 148⁴ забороняє видавати під звіт нові кошти працівникові, який не відзвітував за раніше отримані кошти. Проте в цій ситуації ця норма не працює, оскільки строк подання Звіту за раніше отримані кошти ще не минув.

⁴ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Лікарняні

Як ми вже говорили, дні тимчасової непрацездатності не включаються до строку відрядження. За період хвороби, що збігся з відрядженням, працівникові на загальних підставах виплачують лікарняні. Підставою для цього буде виданий в установленому порядку листок непрацездатності.

Якщо лікарняний лист заповнено з порушенням норм Інструкції № 532, дні тимчасової непрацездатності не оплачують.

Нагадаємо, що середню зарплату для оплати періоду тимчасової непрацездатності розраховують відповідно до Порядку обчислення середньої зарплати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266⁵.

⁵ Про нюанси розрахунку лікарняних ви можете дізнатися, зокрема, зі статей «Лікарняні: ситуації «з перчиком» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 31), «Добірка запитань щодо лікарняних листів» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 20), «Розрахунковий період для відпускних і лікарняних: визначаємо правильно» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 10), «Лікарняні: розраховуємо середньоденну зарплату» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 9).

Оплата праці за період відрядження

Дні тижня за графіком, установленим на підприємстві, яке відрядило працівника, коли працівник у відрядженні не хворів, а працював, мають бути оплачені відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. При цьому розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток(ст. 121 КЗпП, п. 13 розд. I Інструкції № 59)⁶.

⁶ Детально про оплату праці за час відрядження читайте в статтях: «Квартальна премія і відрядження» («Бухгалтер 911», 2019, № 36), «У вихідний/святковий день — у відрядженні» («Бухгалтер 911», 2017, № 34), «Відрядження і «трудова» доплата» («Бухгалтер 911», 2017, № 22).

Зверніть увагу: за час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачують заробітну плату, не відшкодовують добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II Інструкції № 59).

Розглянемо на прикладі ситуацію, коли працівник захворів у відрядженні.

Приклад. Згідно з наказом про відрядження працівник був направлений у службове відрядження до м. Київ з 9 по 12 вересня 2019 року. 11.09.2019 р. він був госпіталізований у лікарню, де й перебував по 23.09.2019 р. Після виписування зі стаціонарного відділення працівник завершив виконання покладеного на нього службового доручення і повернувся додому 25.09.2019 р.

Повернувшись з відрядження, працівник подав до бухгалтерії підприємства Звіт, до якого додав первинні документи, що підтверджують витрати на проїзд і проживання в готелі (9, 10 і 23 — 25 вересня). Крім того, працівник надав листок непрацездатності та доповідну записку на ім’я керівника підприємства.

На підставі цих документів керівник прийняв рішення продовжити строк відрядження працівника і видав відповідний наказ.

У цій ситуації на підставі наказу про продовження відрядження і Звіту працівникові мають бути відшкодовані:добові витрати за весь період відрядження (з 9 по 25 вересня), витрати на проживання в готелі (за 9, 10 і 23 — 25 вересня), витрати на проїзд.

За період перебування у відрядженні з 9 по 25 вересня 2019 року працівникові будуть нараховані: лікарняні — за час непрацездатності з 11 по 23 вересня, оплата днів роботи у відрядженні — за 9, 10, 24 і 25 вересня.

Інші матеріали із "Бухгалтер911", 2019, № 38:

Передплатити "Бухгалтер911"

Рубрика:

Бухгалтер 911 наголошує: зміст авторських матеріалів може не співпадати з політикою та точкою зору редакції. Серед авторів матеріалів, що публікуються, є не лише представники редакційної команди.

Викладена інформація в конкретній публікації відображає позицію автора. Редакція не втручається в авторські матеріали, не редагує тексти, тож не несе відповідальності за їх зміст.