Як вибрати сервіс електронного документообігу для бізнесу? Досвід Group PSA (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel)

Електронний документообіг - це наше майбутнє. Скоро архіви з паперами, фізичні печатки та підпису підуть в минуле. Їм на зміну прийдуть сервіси аналогічні сервісу електронного документообігу Арт-Офіс, що дозволяють підписувати документи електронним підписом і обмінюватися ними в режимі онлайн.

Сьогодні поговоримо про те, як вибрати відповідний сервіс для свого бізнесу. Для цього розглянемо кейс з впровадження електронного документообігу в бізнес-процеси великої автомобільної компанії Group PSA (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel).

Якщо ви вже змирилися з неминучим і вибираєте сервіс документообігу, вам необхідно визначити для себе основні вимоги до системи документообігу, які важливі саме для вашого бізнесу, а також завдання, яку ви хочете вирішити.

Вимоги можуть бути загальними, функціональними і технічними. Ми визначили основні вимоги до системи документообігу, які допоможуть Вам при виборі системи електронного документообігу.

До загальних вимог належать:

• Доступність системи документообігу в режимі 24/7;
• Грамотна і оперативна техпідтримка, стислі терміни виправлень і доопрацювань системи;
• Наявність успішного досвіду впровадження системи документообігу та позитивних відгуків клієнтів;
• Безпека системи

Основні функціональні і технічні вимоги до системи документообігу:

• Можливість підписання документів кваліфікованої електронним підписом будь-якого АЦСК;
• Налаштування політики підпису для окремого документа або пакета документів;
• Моніторинг стану підписання документа згідно заданої політики підпису;
• Поділ прав доступу співробітників до електронних документів і дій з ними;
• Можливість створювати і імпортувати вже готові документи різних форматів (docx, pdf, gif і т.д.);
• Формування списку документів, які очікують підпису, і повідомлення підписанта;
• Можливість редагування, відхилення, видалення вже підписаного документа;
• Можливість формувати коментарі для документа;
• Побудова дерева пов'язаних між собою документів;
• Інтеграція з обліковою системою, яка використовується на підприємстві.

Основні завдання, які повинен вирішувати електронний документообіг:

• Оптимізація і прозорість бізнес-процесів підприємства;
• Економія ресурсів підприємства за рахунок скорочення витрат на управління потоками паперових документів на підприємстві;
• Автоматизація контролю роботи з документами на підприємстві та обміну ними з контрагентами;
• Забезпечення юридичної значимості електронних документів;
• Формування електронного архіву документів.

Яку систему електронного документооборота впровадила група компаній Group PSA (бренди Peugeot, Citroen, DS, Opel)?

Грунтуючись на вище перерахованих вимогах і завданнях, група компаній Group PSA провела аналіз ринку і вибрала для себе одну з найбільш відповідних систем електронного документообігу, представлених на ринку України. Це система «Арт-Офіс» - авторська розробка, що належить українській компанії ТОВ «ДІСІЕНСІ». Розроблена ТОВ «ДІСІЕНСІ» технологія гарантує незмінність формату і змісту (контенту) первинного електронного документа, на відміну від традиційного способу підписання документів за допомогою кваліфікованої електронного підпису, при якому виконується внутрішня або зовнішня підпис бінарного вмісту файлу документа разом з його системними атрибутами.

Інформацію про критерії вибору і досвіді використання сервісу «Арт-Офіс» нам надав Олег Пікар, Departement Qualite et Developpement reseau в Group PSA.

"Рішення« Арт-Офіс »дозволило нам автоматизувати процес обміну документами між компанією і дилерами. Критичним вимогою при виборі системи електронного документообігу для компанії була безпеку.

З урахуванням відносно невеликої кількості документів, виконані всі вимоги безпеки щодо розміщення системи в інфраструктурі вендора і довгострокового зберігання документів використовуючи спеціальний формат розширеної підписи CAdES-X Long.

Окремо хочемо відзначити можливість масової підпису, так як цей функціонал суттєво скоротив час на підписання документів директором компанії. За 2 роки експлуатації було створено і підписано понад 30 000 документів. У процес залучені 60 контрагентів (юрособи).

Технічна і консультаційна підтримка здійснюється своєчасно. У разі будь-яких змін в інфраструктурі PKI (наприклад, зміна кореневих сертифікатів АЦСК, зміна адрес онлайн сервісів АЦСК, зміна форматів ключів в деяких АЦСК і т.п.) команда-розробник сервісу «Арт-Офіс» швидко реагує і в найкоротші терміни робить оновлення системи ".

Валідність електронного документа Арт-офіс можна в будь-який момент перевірити безкоштовно 4-ма способами:

1. На сторінці перевірки документів Арт-Офіс сайту АЦСК «MASTERKEY».

2. За допомогою державних онлайн сервісів перевірки КЕП / ЕЦП на сайтах Центрального засвідчувального органу та Міністерства юстиції України.

3. В офісних програмах MS Word і MS Excel, якщо стоїть «Арт-Офіс плагін для MS Office».

4. За допомогою комп'ютерної програми «Комплекс криптографічного захисту інформації« Арт-крипт + », яка має позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації. 

Перед вибором сервісу краще подивитися демо-версії різних продуктів, і отримати консультації про переваги кожного сервісу і відмінності від інших рішень на ринку.

Задайте свої питання консультанту Арт-Офіс прямо зараз!

Офіційний канал хмарного сервісу обміну електронними документами Арт- офіс.