Що потрібно враховувати при виборі агенції ділових подорожей та, як це спрощує роботу бухгалтерії та фінансових департаментів

Витрати на відрядження співробітників є однією з ємних та водночас важливих статей витрат будь-якого великого підприємства. І чим більш подорожуючих – тим важливіше побудувати ефективний процес замовлення послуг, контролю ефективності витрат та надання консолідованої бухгалтерської документації.

Разом с професіоналами з IDEA Travel Solutions ми підготували питання, які варто задати майбутньому партнеру з організації ділових подорожей. 

1. Як ви плануєте організовувати відрядження: працівники самі будуть замовляти послуги будь-де, чи в вас є виділений тревел-координатор, який буде приймати замовлення та розміщувати їх в агенції та контролювати витрати?
2. Чи є в вашої компанії тревел політики? Тревел політика - це документ, який чітко  визначає регламент організації відряджень. Цей документ визначає стандарти розміщення та проїзду, а також містить фінансові вимоги до вартості послуг. 
3. Яка мета ділових подорожей: подорожі для розвитку бізнесу, відрядження для підтримки активності у регіонах, освітні та мотиваційні програми для співробітників (майстер-класи, курси підвищення кваліфікації)? Від цього залежить структура витрат на відрядження та шляхи оптимізації. 
4. Які бюджети на подорожі в Україні та закордоном? Який вид транспорту та клас обслуговування є пріоритетним для вашої компанії? 
5. Наявність закріпленого менеджера зі сторони агенції.
6. Професіоналізм та репутація агенції, наявність необхідних дозволів, сертифікатів та ліцензій. Це  обов’язково потрібно перевірити! 
7. Які бухгалтерські документи надає агенція та в які строки? Чи надає агенція документи в паперовому чи цифровому виді? Чи є в вас потреба вносити коди витрат в документи? 
8. Чи потрібен вашим співробітникам онлайн модуль бронювання відряджень чи тревел координатор буде самостійно організовувати всі комунікації?
9. Які фінансові умови оплати послуг пропонує агенція?
10. Як партнер збирається оптимізувати ваші витрати на відрядження? 
11. Чи надає агенція повний спектр послуг для ділових подорожуючих, а також відповідну документацію?
12. І найголовніше – якою буде угода про якість надання послуг Service Level Agreement? В ній чітко   має  зазначатись регламент обслуговування: чи гарантує агенція оптимальні пропозиції авіа чи залізничних квитків та розміщення в готелі? Протягом якого часу агенція має взяти заявку в роботу та надати пропозиції? Що буде якщо треба змінити чи скасовувати поїздку тощо. Ці питання і мають бути прописані в контракті. 

Окремо зупинимось на рекомендації, що суттєво спрощує роботу фінансового департаменту: всі замовлення повинні сплачуватися одним платежем за період з реєстрацією однієї податкової накладної. 

Чому це важливо?

• суттєво зменшується навантаження на фінансовий департамент оскільки  не потрібно сплачувати кожну послугу окремо та відстежувати коректність податкового кредиту.

• гнучкість форми рахунку та акту на оплату замовлених послуг.
• об’єднаний звітний акт за період є аргументованим звітним документом, в якому зазначено перелік наданих послуг (номер квитка, назва готелю, дати перебування, місце проживання, напрямок руху та ПІБ), що є підтвердженням перебування працівника у відрядженні. 
• не має потреб опрацьовувати  величезну кількість окремих первинних документів: а саме: авіаквитки, залізничні та автобусні квитки, рахунки-замовлень з готелів, ваучери тощо.
• інформація в актах надається в розрізі витратних центрів, табельних номерів тощо, що спрощує подальше рознесення витрат та їх контроль на стороні замовника
• відтермінування платежу
• електронний документообіг, що зменшує кількість паперової роботи та  скорочує час отримання оригіналів документів
• додатково надається квартальний звіт в необхідному розрізі даних для подальшого аналізу та прийняття управлінських рішень

Найцінніше в послугах з організації відряджень - це професійний консалтинг та підтримка клієнта. IDEA Travel Solutions саме той вірний помічник, який володіє експертизою та здатний якісно та своєчасно надати послуги на кожному етапі, починаючи від щоденного планування чи організації подорожей, розробки корпоративних тревел-політик, мотиваційних програм для працівників та надання консолідованої бухгалтерської документації. Адже в IDEA Travel Solutions ми розуміємо, що відрядження та ділові заходи - невід’ємна складова діяльності компаній та запорука сталого розвитку їх бізнесу.

Кожен клієнт має виділеного менеджера, закріпленого за компанією, який знає все про свого клієнта. Фахівці розпочинають планування відрядження клієнтів з ретельної підготовки документів та вивчення правил в’їзду в країну подорожі.  Це особливо важливо в часи, коли планування здійснюється лише на короткий термін. 

Досвід, знання та постійна комунікація з постачальниками послуг (авіакомпанії, готелі,  трансферні та страхові компанії тощо) дозволяють розв'язувати питання будь-якої складності.

Обирайте професійного партнера, якому ви готові довірити свої ділові подорожі та ефективно управляти витратами на відрядження.