Офісні витрати — загальний підхід

Автор: Нестеренко Максим, податковий експерт.

Слово «офіс» уже давно стало однією з найбільш розповсюджених характеристик економіки XXI століття. Офіси мають усі — від будівельної організації до рекламної компанії, від величезного заводу з тисячами працівників до невеличкої фірми, на якій заледве працює 10 людей. Функціонування офісу — це так чи інакше витрати, причому дуже різноманітні. Сьогодні ми підготували для вас, шановні читачі, цілий номер, присвячений обліку офісних витрат. Ну а почнемо, як і годиться, із вступної статті!

Призначення офісних витрат

Офіс (від англ. office, від лат. officium — обов’язок, служба) — це нежитлове приміщення, яке належить суб’єкту господарювання, де міститься його виконавчий орган. Тобто офісом у найбільш загальному розумінні прийнято вважати приміщення, де розташовується адміністративний апарат підприємства. Крім того, чимало видів діяльності по своїй суті потребують офісної роботи. Тоді в офісі розміщуються усі чи більша частина працівників.

Будь-які офісні витрати доцільно списувати на рахунок 92

Вони відповідають опису адмінвитрат згідно з Інструкцією № 291 та п. 18 НП(С)БО 16. Будь-які послуги сторонньої організації для потреб офісу є адмінвитратами: сплата спожитих офісом комунальних послуг, плата за охорону офісу та його прибирання, послуги з ремонту офісу чи обслуговування офісного обладнання (заправка картриджів, ремонт комп’ютерів, плата за доступ до робочих програм тощо).

Витрати на придбання усіх зазначених послуг списуються в дебет рахунка 92 в періоді здійснення таких витрат (п. 7 НП(С)БО 16).

Приміщення офісу

Офіс може бути розташовано як у власному, так і в орендованому приміщенні. Якщо приміщення власне, воно розглядається як ОЗ (субрахунок 103 «Будинки та споруди»).

Витрати на придбання (чи будівництво) такого приміщення спочатку збираємо за дебетом рахунка 15 (Дт 152 (151) — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68), а потім при введенні приміщення в експлуатацію робимо проводку Дт 103 — Кт 15. Первісна вартість приміщення потрапляє до витрат через амортизацію (Дт 92 — Кт 131).

Якщо ви орендуєте приміщення під офіс, то, власне, це приміщення на вашому балансі не відображається. Ви просто списуєте витрати на оренду (Дт 92 — Кт 63, 68). Балансову вартість орендованого офісного приміщення лише довідково відображають на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи». Водночас якщо ви поліпшували орендований офіс, на суму поліпшень створюється окремий необоротний актив на субрахунку 117 (Дт 153 — Кт 20, 22, 63, 65, 66, 68; Дт 117 — Кт 153). Цей актив амортизується протягом строку дії договору оренди (Дт 92 — Кт 132)*.

* Докладніше про облік офісних приміщень читайте «Облік офісного приміщення за частинами» сьогоднішнього номера.