Відповідальний за військовий облік: де тонко, а де — штраф?

На вашому підприємстві є військовозобов’язані, призовники та/або резервісти? Тоді має бути й особа, відповідальна за ведення військового обліку. Хто може бути такою особою? Який документ підтверджує її кваліфікацію? Чи можуть оштрафувати за відсутність сертифіката про підвищення кваліфікації? Чи потрібен дублер особи, відповідальної за ведення військового обліку? Давайте про все це поговоримо.

Кого призначити?

Кого можна призначити відповідальним за ведення військового обліку на підприємстві? Чи може таким відповідальним бути особа, що надає послуги за цивільно-правовим договором?

Відповідь на ці запитання шукатимемо у Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженому постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487).

Якщо на підприємстві станом на 1 січня поточного року працює до 500 призовників, військовозобов’язаних і резервістів, то обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, служби управління персоналом (п. 8 Порядку № 1487). Оскільки для такого працівника це додаткове навантаження, за ведення військового обліку встановлюють доплату в розмірі до 50 % посадового окладу (див. п. 10 Порядку № 1487).

Важливо! Працівник має дати свою згоду на ведення військового обліку, адже покладення на нього додаткових обов’язків є зміною істотних умов праці (див. ст. 32 КЗпП). При цьому в період дії воєнного стану повідомляти працівника за 2 місяці до таких змін не потрібно (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ). Повідомлення здійснюється не пізніше запровадження нових умов.

Працівник відмовляється? У такій ситуації у роботодавця виникає право звільнити працівника на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі не менше середньомісячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Разом з тим на практиці більш поширений добровільний варіант покладання на працівника додаткових обов’язків. Зазвичай роботодавець неформально пропонує кадровику бути відповідальним за ведення військового обліку. Якщо працівник згоден, він подає заяву з проханням покласти на нього такі обов’язки, а роботодавець видає відповідний наказ.

У разі коли на вашому підприємстві більше 500 призовників, військовозобов’язаних і резервістів, кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, визначають відповідно до п.п. 3 п. 9 Порядку № 1487. Причому в таких випадках ведення військового обліку — це не додаткове навантаження, а основна робота. Підприємство зобов’язане ввести окрему посаду — інспектор з військового обліку (код КП 3439), для якої з 19.12.2024 діє Професійний стандарт «Інспектор з військового обліку». Доплата за ведення військового обліку такому інспектору не встановлюється. Якщо за нормами цих осіб має бути двоє або більше, їх об’єднують в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо).

Що стосується ведення військового обліку на підприємстві сторонньою особою за цивільно-правовим договором, то такої можливості Порядок № 1487 не передбачає.

Чи може бути особою, відповідальною за ведення військового обліку, бухгалтер або директор підприємства?

Передусім пам’ятайте, що покладення обов’язків із ведення військового обліку на осіб, які не є працівниками служби персоналу, можливе, лише якщо на підприємстві працює до 500 призовників, військовозобов’язаних і резервістів (див. вище).

Однак і в цьому разі Порядок № 1487 вимагає покладати такі обов’язки не на будь-якого довільно обраного працівника підприємства. Як зазначено в абзаці третьому п. 8 цього Порядку, у разі відсутності штатної одиниці служби персоналу вести військовий облік може особа, яка веде облік працівників підприємства.

Так, якщо на підприємстві відсутня служба персоналу, фактичний облік кадрів може вести бухгалтер. Причому його обов’язки з ведення кадрового обліку мають бути відповідним чином оформлені, наприклад визначені безпосередньо в посадовій інструкції. Також можливі варіанти, коли бухгалтер обіймає посаду інспектора з кадрів за сумісництвом або веде облік кадрів у порядку суміщення професій.

Таким чином, у разі коли кадровими питаннями займається бухгалтер, на нього може бути покладена і функція ведення військового обліку.

Адаптований для бухгалтера та кадровика – сертифікований курс за новою програмою Генштабу ЗСУ «Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності». Старт навчання – 1 грудня (прийом документів – до 25 листопада 2025).

Тепер про директора. Відповідно до абзацу першого п. 8 Порядку № 1487 керівник підприємства відповідає за організацію військового обліку, а не за його ведення. У зв’язку з цим покладення на директора обов’язку з ведення військового обліку може не сподобатися контролерам під час перевірок ТЦК. Проте, схоже, Генштаб у цілому не заперечує проти покладення на керівника підприємства і функції ведення військового обліку (див. лист від 02.07.2024 № 321/ВихЗВГ/1139).

На нашу думку, щоб не порушувати вимоги Порядку № 1487, при призначенні відповідальним за ведення військового обліку директора необхідно дотримуватися тих самих правил, що й із бухгалтером. Тобто основна умова — він має особисто вести кадровий облік працівників. Нехай навіть у якійсь частині.

І ще один важливий момент. Не забудьте при покладенні обов’язку з ведення військового обліку на бухгалтера або директора підприємства встановити доплату в розмірі до 50 % посадового окладу відповідно до п. 10 Порядку № 1487.

Підтвердження кваліфікації

Яким документом підтверджується кваліфікація особи, відповідальної за ведення військового обліку?

Як передбачено п. 11 Порядку № 1487, особи, відповідальні за ведення військового обліку, мають відповідати кваліфікаційним вимогам, визначеним для інспектора з військового обліку згідно з Національним класифікатором ДК 003:2010 «Класифікатор професій». Такі кваліфікаційні вимоги закріплені у Професійному стандарті «Інспектор з військового обліку», внесеному до Реєстру кваліфікацій 19.12.2024 (далі — Профстандарт).

Відповідно до п. 6 розд. ІІ цього Профстандарту документом, що підтверджує кваліфікацію, може бути:

— диплом молодшого бакалавра (молодшого спеціаліста) із записом про присвоєння професійної кваліфікації «Інспектор з військового обліку»;

— сертифікат про присвоєння / підтвердження професійної кваліфікації «Інспектор з військового обліку» або «Старший інспектор з військового обліку»;

— інший визначений законодавством документ, який підтверджує присвоєння / підтвердження професійної кваліфікації «Інспектор з військового обліку» або «Старший інспектор з військового обліку».

Можливо, це перелік документів з прицілом на майбутнє. Наразі знайти працівника з дипломом молодшого бакалавра, у якому зазначено про присвоєння кваліфікації «Інспектор з військового обліку», нереально, адже виші не готували таких фахівців. Відповідно такий диплом не вимагають і під час перевірок ТЦК.

Водночас згідно з п. 1 розд. ІІІ Профстандарту інспектор з військового обліку (а отже, й інша особа, що здійснює ведення військового обліку на підприємстві) повинен мати:

— рівень освіти не нижче молодшого бакалавра (молодшого спеціаліста). Причому зауважте: тут вже відсутня вимога про присвоєння кваліфікації «Інспектор з військового обліку»;

— дійсний кваліфікаційний сертифікат про проходження курсів підвищення кваліфікації за програмою, погодженою Генштабом ЗСУ, з обсягом навчальних годин не менше ніж 0,9 кредитів ECTS (27 академічних годин).

Із цього можна зробити висновок, що для відповідального за ведення військового обліку достатньо мати освіту не нижче молодшого бакалавра / спеціаліста (незалежно від профілю навчання) та сертифікат про підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку. Про сертифікат поговоримо докладніше.

Рекомендуємо сертифікований навчальний курс «Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності» з 5 кредитами ЄКТС від Вищого навчального закладу «Міжрегіональна академія управління персоналом». Початок навчання - 1 грудня 2025 (прийом документів - до 25 листопада 2025).

Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, повинно проводитися не рідше одного разу на 5 років (п. 12 Порядку № 1487). Щороку до 1 жовтня підприємства повинні визначати потребу у підвищенні кваліфікації цих працівників. Рішення про необхідність пройти курси підвищення кваліфікації (або про її відсутність) оформлюється наказом з основної діяльності (див. п. 72 Порядку № 1487). З прикладами такого наказу можна ознайомитися тут і тут.

Саме цим наказом, а також сертифікатом про підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, перевіряльники з ТЦК обов’язково поцікавляться.

Тут, звісно, може виникнути питання: як можна підвищувати кваліфікацію, яку особі не присвоювали (працівник не мав відповідної освіти з ведення військового обліку)? Але це питання з розряду риторичних. На жаль, із неузгодженістю законодавчих норм ми стикаємося не вперше.

А про те, чи може ТЦК накласти штраф, якщо у працівника немає сертифіката про підвищення кваліфікації, ми розповімо трохи згодом.

Які заклади освіти мають право здійснювати підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку?

Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємствах, здійснюється на договірних засадах із закладами освіти, які провадять освітню діяльність із підвищення кваліфікації працівників і мають ліцензії на таку діяльність за програмами підготовки, погодженими з Генштабом ЗСУ.

Як зазначив Генштаб ЗСУ у листі від 14.10.2025 № 321/6828, наразі такими закладами є:

1. Національна академія сухопутних військ ім. гетьмана Петра Сагайдачного;

2. Національний юридичний університет ім. Ярослава Мудрого;

3. Університет економіки та права «КРОК»;

4. Київський національний економічний університет ім. Вадима Гетьмана;

5. Державне некомерційне підприємство Державний університет «Київський авіаційний інститут»;

6. Національний університет «Львівська політехніка»;

7. Комунальний заклад вищої освіти «Дніпровська академія неперервної освіти» Дніпропетровської обласної ради»;

8. Приватне акціонерне товариство «Вищий навчальний заклад «Міжрегіональна академія управління персоналом»;

9. Національна академія Державної прикордонної служби України ім. Богдана Хмельницького;

10. Вища школа публічного управління (НАДС);

11. Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу.

Тому якщо плануєте підвищувати кваліфікацію, поцікавтеся, сертифікат якого саме освітнього закладу ви отримаєте.

Немає сертифіката — буде штраф?

Чи може ТЦК накласти штраф, якщо в особи, відповідальної за ведення військового обліку, немає сертифіката про підвищення кваліфікації?

Раніше ми вже зазначали, що відповідальні за ведення військового обліку зобов’язані проходити підвищення кваліфікації не рідше одного разу на 5 років (п. 12 Порядку № 1487). Така вимога з’явилася з 05.01.2023. Відповідно, логічно припустити, що пройти курси підвищення кваліфікації відповідальним за ведення військового обліку потрібно не пізніше січня 2028 року. А до цього часу штрафи від ТЦК за відсутність сертифікатів застосовуватися не повинні.

Однак на практиці під час перевірок ТЦК питання почали виникати вже у 2025 році. Аргументи контролерів такі. Після набрання чинності Порядком № 1487 (05.01.2023) у роботодавців з’явився обов’язок здійснювати підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку. Тому до 01.10.2023 підприємства мали визначити потребу в підвищенні кваліфікації таких осіб і у 2024 році направити їх на відповідні курси в ліцензованих закладах освіти за програмами, погодженими з Генштабом ЗСУ. Тобто, на думку окремих працівників ТЦК, у загальному випадку особи, відповідальні за ведення військового обліку, у 2025 році вже повинні мати сертифікати про підвищення кваліфікації.

Причому відсутність таких сертифікатів деякі ТЦК уже почали зазначати як причину накладення штрафів. Хоча зазвичай це не єдине порушення, виявлене під час перевірки.

Щоправда, контролери поки чітко не визначилися, на кого саме накладати штраф за відсутність сертифіката про підвищення кваліфікації: на особу, відповідальну за ведення військового обліку, чи на керівника підприємства. Єдності думок із цього приводу немає і в судах, про що свідчать, зокрема, рішення Олександрівського райсуду м. Запоріжжя від 11.09.2025 у справі № 331/2715/25 та Центрально-Міського райсуду м. Кривого Рогу Дніпропетровської обл. від 29.07.2025 у справі № 216/962/25.

При цьому, на нашу думку, претензій з боку контролерів точно не повинно бути, якщо у відповідального за ведення військового обліку немає сертифіката, але при цьому підприємство:

— нещодавно зареєструвалося;

— лише почало вести військовий облік у зв’язку з прийняттям на роботу першого військовозобов’язаного (призовника або резервіста);

— нещодавно призначило нову особу, відповідальну за ведення військового обліку, яка ще не має сертифіката про підвищення кваліфікації.

У всіх цих ситуаціях до 1 жовтня потрібно видати наказ про необхідність підвищення кваліфікації особи, відповідальної за ведення військового обліку, і запланувати направлення її на курси. Затягувати з цим питанням не варто.

Підвищення кваліфікації за програмою Генштабу ЗСУ «Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності» – старт навчання з 1 грудня 2025 року (прийом документів – до 25 листопада).

Чий сертифікат?

Хто повинен оплачувати курси підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку? Чи може керівник підприємства забрати сертифікат у працівника у разі його звільнення?

Наразі законодавство не містить прямої відповіді на запитання, хто має оплачувати курси підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку. Тому це може бути як підприємство-роботодавець, так і сам працівник. Проте зазвичай договір про підвищення кваліфікації відповідальних за ведення військового обліку укладає роботодавець. Відповідно саме він і сплачує за послуги.

У зв’язку з цим у керівників підприємств виникає цілком обґрунтоване побоювання, що працівник незабаром після завершення курсів підвищення кваліфікації забере свій сертифікат і звільниться. І тоді доведеться оплачувати навчання нового працівника. Щоб уникнути такого розвитку подій, деякі роботодавці вимагають від особи, яка закінчила курси, передати сертифікат керівнику підприємства.

На нашу думку, така вимога є незаконною. Працівник проходить курси підвищення кваліфікації та підтверджує свої знання, про що свідчить сертифікат. Сертифікат є іменним і видається конкретній особі. Керівник підприємства до цього документа не має жодного стосунку.

Якщо ж роботодавець хоче убезпечити себе від фінансових втрат, можна укласти з працівником договір, у якому він зобов’язується відшкодувати повністю або частково витрати на підвищення своєї кваліфікації, якщо відпрацює менше 1, 2 чи 3 років після закінчення курсів. Розмір відшкодування може залежати від часу, відпрацьованого після підвищення кваліфікації. При цьому рекомендуємо використовувати форму Примірного договору суб’єкта господарювання з працівником, затверджену наказом Мінсоцполітики від 10.08.2010 № 232 (ср. 025135600).

Пам’ятайте! Відмовляти у звільненні працівнику, який отримав сертифікат, на тій підставі, що він не відпрацював на підприємстві певний строк після підвищення кваліфікації, роботодавець не має права. Так само не можна перешкоджати звільненню працівника або затримувати остаточний розрахунок, якщо він відмовляється добровільно відшкодовувати витрати підприємства згідно з укладеним з ним договором. У такій ситуації вирішувати спір потрібно у судовому порядку вже після звільнення працівника.

Дублер відповідального за ведення військового обліку

Чи потрібно одночасно з відповідальним за ведення військового обліку призначати його дублера? Чи має такий дублер проходити підвищення кваліфікації?

Під час перевірок ТЦК деякі підприємства стикаються з претензіями контролерів через те, що при призначенні особи, відповідальної за ведення військового обліку, одночасно не був призначений її дублер, тобто особа, яка буде виконувати обов’язки з ведення військового обліку в період відсутності відповідального.

Водночас Порядок № 1487 не вимагає одночасно призначати і відповідального за ведення військового обліку, і його дублера. Це можна зробити пізніше, коли така потреба дійсно виникне. Наприклад, безпосередньо перед відпусткою або відрядженням відповідального за ведення військового обліку. Або в день початку його тимчасової непрацездатності.

Крім того, немає гарантій, що офіційно призначений дублер не захворіє (не піде у відпустку, не поїде у відрядження) у період відсутності відповідального за ведення військового обліку. І тоді питання із заміною все одно виникне.

Отже, жодного порушення правил ведення військового обліку не буде, якщо дублер одразу не призначений. Але підприємство може одночасно призначити відповідального за ведення військового обліку і особу, яка буде його заміняти, якщо вважатиме це доцільним.

А ось зовсім ігнорувати призначення заміни на період відсутності відповідального за ведення військового обліку ми не радимо. Адже військовий облік на підприємстві має здійснюватися безперервно. Це актуально й у ситуації, коли ви призначили постійного дублера, але через несприятливий збіг обставин у якийсь період часу відсутні і відповідальний, і його дублер. У такому випадку без призначення нового (тимчасового) дублера не обійтися.

Що стосується проходження курсів підвищення кваліфікації дублером, то це може бути доцільним у разі його призначення на постійній основі. Також, на нашу думку, отримати сертифікат про підвищення кваліфікації бажано, якщо дублер замінює відповідального за ведення військового обліку тривалий час (наприклад, на час відпустки для догляду за дитиною). Адже такий дублер у цей час фактично виконує обов’язки відповідального за ведення військового обліку, тож на нього поширюються всі вимоги п. 8 Порядку № 1487. Тому до 1 жовтня відповідного року роботодавець видає наказ про необхідність підвищення кваліфікації дублера і планує строк, у який така особа має пройти курси.

Якщо ж заміщати відсутнього відповідального за ведення військового обліку періодично будуть різні працівники, то, на нашу думку, необхідності в отриманні ними сертифікатів про підвищення кваліфікації немає.

Висновки

• Обов’язки щодо ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу (служби управління персоналом).
• У разі відсутності штатної одиниці служби персоналу вести військовий облік може особа, яка здійснює облік працівників підприємства.
• Підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку, проводиться не рідше одного разу на 5 років.
• Відмовляти у звільненні працівнику, який отримав сертифікат, на підставі того, що він не відпрацював на підприємстві певний час після підвищення кваліфікації, роботодавець не має права.
• Якщо при призначенні особи, відповідальної за ведення військового обліку, одночасно не призначено її дублера, порушення Порядку № 1487 не буде.