Щодо використання документів, створених в електронному вигляді, порядку накладення електронного цифрового на такі документи, а також порядку їх відображення в бухгалтерському та податковому обліку (лист ДФС від 31.01.2018 р. № 360/6/99-99-14-03-03-15/ІПК)

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 31.01.2018 р. № 360/6/99-99-14-03-03-15/ІПК

Державна фіскальна служба України розглянула лист  про отримання відповідно до статті 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) індивідуальної податкової консультації щодо використання документів, створених в електронному вигляді, порядку накладення електронного цифрового на такі документи, а також порядку їх відображення в бухгалтерському та податковому обліку, та повідомляє.

Відповідно до пункту 52.2 статті 52 Кодексу податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

Згідно з пунктом 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Відповідно до пункту 1 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Пунктом 2 статті 9 Закону N 996 визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені в паперовій або електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема, дату складання та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус електронного цифрового підпису і відносини у сфері використання електронного цифрового підпису встановлені Законом України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851) та Законом України від 22 травня 2003 року N 852-IV "Про електронний цифровий підпис" (далі - Закон N 852).

Статтею 5 Закону N 851 визначено, що електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Так, відповідно до статті 6 Закону N 851 електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Що стосується можливості складання первинного документа в електронній формі, його відображення у податковому та бухгалтерському у обліку у різних періодах, то згідно зі статтею 6 Закону N 851 створення електронного документа завершується саме накладанням електронного підпису.

Щодо питань складання окремих документів бухгалтерського обліку в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису, а також порядку їх відображення в бухгалтерському та податковому обліку, зазначаємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку (у тому числі документального забезпечення записів у бухгалтерському обліку) та фінансової звітності здійснюється Міністерством фінансів України, яке затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно- правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (пункт 2 статті 6 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні").