Електронні трудові книжки: як працювати роботодавцю після 10 червня 2021 року?
Швидко прийшов час, коли в України почав діяти ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217- IX від 05.02.2021 року. Протягом попередніх трьох місяців законодавці повинні були «навести лад» в питаннях практичної реалізації цього Закону, але ми так цього і не дочекалися. Тому, з 10 червня 2021 року, доводиться працювати в умовах законодавчої невизначеності. Особисто в мене Закон викликав безліч запитань щодо подальшої роботи кадрової служби, на які, на жаль, зараз немає відповідей, та на які ми чекаємо, а працювати треба вже «сьогодні». В цій публікації зібрала практичні поради щодо роботи кадрової служби з 10 червня 2021 року у звязку із набранням чинності ЗУ № 1217.
Передача сканкопій трудових книжок до ПФУ
Головна порада – не поспішати! ПФУ повинен розробити Порядок подання сканованих трудових книжок та строки проведення цієї процедури (п. 2 розд. ІІ Закону № 1217 ). Станом на сьогоднішній день його ще немає. Законом встановлено п"ятирічний перехідний період для передачі даних в ПФУ, тому час ще є.
Поточна кадрова робота після 10 червня 2021 року
1) По співробітникам, які були прийняті до 10 червня 2021 року, а звільняються після цієї дати (за умови, що на момент звільнення їх трудові книжки не передані в ПФУ) робиться запис як зазвичай в трудову книжку про звільнення, відповідна відмітка в журналі обліку трудових книжок, повний розрахунок в день звільнення. Крім цього, ОБОВ'ЯЗКОВО !!! в день звільнення видається на руки копія наказу про звільнення (ст.47 КЗпП).
Для належного документування дотримання ст. 47 КЗпП рекомендую в форму наказу про звільнення додати позначку (з підписом і датою) співробітника про отримання копії наказу на руки. Після чого робиться копія наказу і видається співробітникові на руки.
Як правильно зробити копію, щоб потім не було проблем з цим? Тут необхідно зазначити, що згідно п.8 гл.10 розділ ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 ) юридичну силу мають тільки завірені копії.
Отже, робимо ксерокопію наказу (попередньо все уважно перечитуємо, щоб текст був розбірливий та зрозумілий, без помилок). Далі – у верхньому правому куті ставимо відмітку «Копія». Потім внизу (під підписами) ставим відмітку про завірення копій такого вигляду:
Згідно з оригіналом
Посада підпис ПІБ
Дата засвідчення
Печатка
2) При прийнятті на роботу після 10 червня 2021 року працівник подає або трудову книжку (у разі наявності) або довідку з Держреєстру (ст.24 КЗпП). На даний момент процедура отримання довідки з Держреєстру не врегульована законодавчо, що ускладнює її надання при прийомі на роботу. Тому бажано запитувати у співробітника трудову книжку для ознайомлення, після чого ТК повертається і зберігається у співробітника на руках. При цьому уважно дивитися записи, чи всі там записи є (особливо останні). Бажано зробити копію трудової книжки.
Співробітники, які прийняті після 10.06.2021 року і ТК яких не передані в ПФУ скани трудових книжок передаватимуть самостійно, тому що роботодавець не має право офіційно зберігати книжку у себе.
Крім цього, при оформленні на роботу після 10.06.2021 року слід з'ясовувати у майбутнього працівника чи бажає він вносити записи в ТК в паперовому вигляді. Якщо так, то відразу вносити запис про прийом в паперову трудову книжку і віддавати назад на руки співробітникові.
Також, обов'язково!, при прийнятті на роботу у заяві працівником зазначається на яке місце роботи (основне чи сумісництво) він просить його прийняти (ч.2 ст.16 ЗУ № 1058).
3) За аналогією, з прийняттям і звільненням, буде проводитися процедура переводу з посади на посаду. Якщо переводиться працівник, прийнятий до 10.06.2021 року та скани його трудової книжки в ПФУ не передані на момент переведення, то все робиться по «старому» порядку: заноситься в трудову як зазвичай. Якщо переводиться працівник прийнятий після 10.06.2021 року, то вносимо в його трудову (якщо він має таке бажання) і повертаємо йому.
Окремо хочу відзначити, що вищевказані процедури у роботодавців - юросіб і роботодавців - ФОПів трохи відрізняються за рахунок того, що працівники ФОПів завжди зберігали і зберігають трудові книжки на руках. Тому при звільненні співробітників, які працюють у ФОПів після 10.06.2021 року потрібно з'ясовувати на момент звільнення, чи передані їх скани трудових в ПФУ. Якщо ні, то запис про звільнення вносимо в обов'язковому порядку, якщо так, то запис про звільнення вносимо за бажанням співробітника (плюс копія наказу про звільнення). Скани трудових книжок наймані працівники ФОПів теж будуть передавати в ПФУ самостійно.
Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.
Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.
- Оксана
- 3
- 0
- Марина
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 3
- 0
- Віолетта
- 1
- 0
- Оксана
- 5
- 0
- Оксана
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 1
- 1
- Наталья
- 11
- 1
- Анна
- 14
- 0
- Kadrovik-praktik
- 5
- 1
- Сомневающийся Sкептиk
- 12
- 0
- Kadrovik-praktik
- 6
- 1
- Наталья
- 19
- 10
- Наталья
- 0
- 1
- Татиана
- 3
- 0
- Kadrovik-praktik
- 2
- 0
- Юлия
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 2
- 0
- Варвара
- 0
- 0
- Ольга
- 0
- 0
- Раиса
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 1
- 0
- Тетяна
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 0
- 0
- Тетяна
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 0
- 0
- Непогода
- 10
- 1
- Петро
- 2
- 0
- Kadrovik-praktik
- 3
- 1
- Петро
- 1
- 0
- Влад
- 8
- 0
- Олена
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 0
- 0
- Алла
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 1
- 0
- Лариса
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 1
- 0
- Алла
- 3
- 0
- Инна
- 1
- 0
- Марина
- 0
- 0
- Kadrovik-praktik
- 0
- 0
- Марина
- 0
- 0
- Лідія
- 0
- 0
- Валентина
- 0
- 0
- Алла Демборинська
- 0
- 0