компенсація за використання власного транспорту?

VITAA

Вам нужно договор оренды автомобиля с водителем

Котя

Такая ситуация: на фирме- 1 работник (директор), договор аренды его авто не регистрирует нотариус (две одинаковые подписи на нотар. договоре нельзя). Можно ли взамен этой хрени сделать договор компенсации использования личного авто, НДФЛ удержать и выплатить дирику?

Nataliya 2201

Общие положения
В обязанности работодателя входит надлежащее обеспечение работника инвентарем, необходимым для выполнения им трудовых функций. Однако возможны также варианты, когда по договоренности сторон при выполнении служебных обязанностей работник использует принадлежащее ему имущество, например, личный автомобиль.

Существует несколько способов использования предприятием легкового автомобиля своего работника. На практике наибольшее распространение получили два из них:

• выплата работнику компенсации. Основывается он на положениях ст. 125 КЗоТ, в которой закреплено право работника на компенсацию за использование личных инструментов в работе. Возникающие в таком случае правоотношения находятся в плоскости, регулируемой трудовым законодательством.

Данный способ не предполагает перехода к предприятию права распоряжения автомобилем. Работник может параллельно использовать его в свободное от работы время по своему усмотрению, самостоятельно определять место его хранения. При этом работник самостоятельно несет и все расходы по техобслуживанию, а также страхованию, возмещению причиненного третьим лицам ущерба и пр.;

• заключение с работником договора найма (аренды) автомобиля с выплатой арендной платы. Этот способ предполагает заключение между предприятием и работником гражданско-правового договора. Возникающие при этом правоотношения выходят за рамки трудовых, то есть относятся к сфере гражданско-хозяйственного законодательства.

В таком случае право пользования (распоряжения) автомобилем переходит к предприятию, которое несет также и расходы по его содержанию, ответственность перед третьими лицами и т. д. В свою очередь, работник не может использовать автомобиль в личных целях и в нерабочее время.

Компенсация за использование личного автомобиля
Документальное оформление
В соответствии с положениями ст. 125 КЗоТ размер и порядок выплаты компенсации за износ (амортизацию) использованных в работе личных инструментов определяет работодатель по согласованию с работником. Такую договоренность можно зафиксировать приказом по предприятию. Отдельные условия данного соглашения (расчет суммы компенсации и необходимые для расчета сведения об автомобиле, сроки выплаты компенсации и т. д.) могут быть вынесены в отдельное приложение к упомянутому приказу. Согласие работника с условиями такого соглашения подтверждается его подписью об ознакомлении с приказом и соответствующими приложениями к нему.

Также необходимо издать приказ об использовании автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия, в котором непосредственно определить цели использования транспортного средства (перевозка товаров или сотрудников и т. п.), ответственных за документирование перемещений автомобиля (выписка путевых листов, передача их в бухгалтерию), за техническое обслуживание, приобретение и списание горюче-смазочных материалов и т. д.

Расчет суммы компенсации
По общему правилу, сумма компенсации определяется в размере амортизационных отчислений. В свою очередь, размер амортизационных отчислений рассчитывается исходя из стоимости автомобиля по одному из выбранных методов начисления амортизации. Описание всех методов начисления амортизации содержится в п. 26 П(С)БУ 7.

Стоимость автомобиля обычно определяется исходя из данных, зафиксированных в документах о его приобретении. Если речь идет об использовании не нового автомобиля, а бывшего в эксплуатации, стороны могут прибегнуть к услугам независимого оценщика.

Необходимые сведения о стоимости и о выбранном методе амортизации можно зафиксировать в приложении к приказу об использовании автомобиля и о выплате компенсации.

Начисления и удержания
Компенсация, на основании п. 1.1 Закона об НДФЛ, включается в состав общего месячного налогооблагаемого дохода работника в виде заработной платы. Поэтому ее сумма вместе с начисленной заработной платой учитывается при определении предельного размера дохода, дающего право на налоговую социальную льготу, и облагается НДФЛ в общеустановленном для заработной платы порядке.

Взносы на социальное страхование в данном случае не начисляются и не удерживаются, поскольку данная выплата не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.22 Инструкции № 5.

Также не нужно начислять и удерживать взносы на пенсионное страхование (п. 6 письма ГУ ПФУ в г. Киеве от 06.11.2007 г. № 27876/03 и письмо ПФУ от 27.02.2004 г. № 1852/04).

Учет
Начисление компенсации можно отражать по дебету расходного счета соответствующего направления (административные, общепроизводственные расходы, расходы на сбыт и т. д.) и по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам».

При надлежащем документальном оформлении и подтверждении использования автомобиля в хозяйственной деятельности сумма компенсации относится в состав валовых расходов предприятия на основании пп. 5.6.1–5.6.2 Закона о прибыли.

Примерный перечень подтверждающих документов приведен в письмах ГНА в г. Киеве от 09.11.2006 г. № 911/10/31-106 и Госкомпредпринимательства от 31.05.2007 г. № 3903.

Котя

Огромнейшее спасибо!

Pronitokledus

Я так понимаю, что в компенсацию за использование личного авто вхдит износ, а компенсация за бензин так и не входит, бензит всеравно надо подтверждать документально и компенсировать отдельно? Нельзя сделать приказ о ежемесячной компенсации расходов на ГСМ в сумме 200 грн, и не заморачиватся с путевыми листами и чеками?

сотрудник

Pronitokledus писав:Я так понимаю, что в компенсацию за использование личного авто вхдит износ, а компенсация за бензин так и не входит, бензит всеравно надо подтверждать документально и компенсировать отдельно? Нельзя сделать приказ о ежемесячной компенсации расходов на ГСМ в сумме 200 грн, и не заморачиватся с путевыми листами и чеками?

это один из видов расчета.
А вообще как договорятся (с учетом стоимости бензина)
Провожу как компенсацию уже много лет,вопросов не было-главное что платится НДФЛ

Nataliya 2201

А зачем Вам бензин в компенсацию включать? Тем-более зараннее Вы не знаете сумму на бензин. Может получться "+", а может и "-". И дополнительная сумма для НДФЛ. А так в затраты и еще НДС-кредит получите
Хотя - дело хозяйское. Пропишите в договоре все условия, в т.ч. то, что сотрудник заправляет авто сам за свои деньги. И что эта сумма входит в компенсацию

Pronitokledus

Nataliya 2201 писав:А зачем Вам бензин в компенсацию включать? Тем-более зараннее Вы не знаете сумму на бензин. Может получться "+", а может и "-". И дополнительная сумма для НДФЛ. А так в затраты и еще НДС-кредит получите
Хотя - дело хозяйское. Пропишите в договоре все условия, в т.ч. то, что сотрудник заправляет авто сам за свои деньги. И что эта сумма входит в компенсацию

У нас будет заключатся договор ГПХ на пару месяцев с человеком с машиной, вот чтобы не заморачиваться с путевыми и чеками, хотим сразу прописать сумму компенсайии в договоре (включая бензин).

Nataliya 2201

Тогда согласна.

Pronitokledus

сотрудник писав:
Pronitokledus писав:Я так понимаю, что в компенсацию за использование личного авто вхдит износ, а компенсация за бензин так и не входит, бензит всеравно надо подтверждать документально и компенсировать отдельно? Нельзя сделать приказ о ежемесячной компенсации расходов на ГСМ в сумме 200 грн, и не заморачиватся с путевыми листами и чеками?
это один из видов расчета.
А вообще как договорятся (с учетом стоимости бензина)
Провожу как компенсацию уже много лет,вопросов не было-главное что платится НДФЛ

т.е если прописать все детали в договоре и заплатить 15% НДФЛ, то можно бензин сразу в компенсацию внести? И можно ли эту компенсацию относить на расходы?