K@nfetk@ писав:olga111 писав:Я тоже передавала все по акту, даже печать под акт с подписями. Своими ножками носила приказ об увольнении в налоговую и проследила что б в карточке все поменяли. А еще я делала официальную сверку с налоговой что б потом вопросов ко мне не было. Акт приема-передачи доков если найду то сброшу.
я была бы очень благодарна!#curtsey#
Як оформити передачу справ при звільненні
В правильно оформленому акті приймання-передачі справ зацікавлені всі - адже правильно складений та оформлений акт підтверджує належний рівень ведення обліку, фіксує наявність документів та регістрів обліку, дозволяю уникнути необгрунтованих звинувачень або зауважень при звільненні, а в деяких випадках і після звільнення.
Крім цього, якщо в посадовій інструкції та інших документах регламентовано обов’язок головного бухгалтера на момент звільнення оформити акт приймання-передачі справ (документів), то невиконання цієї вимоги може бути розцінено ще й як порушення трудової дисципліни та невиконання службових обов’язків. Оформлення такого акту може звільнити від багатьох проблем та полегшити сам процес звільнення, мінімізувавши „післяробочі” претензії до головного бухгалтера, що звільняється.
Що бажано зробити для передання справ при звільненні
Для правильного та повного оформлення передання справ треба ретельно підготувати первинну документацію до передачі.
На нашу думку, доцільно зробити прошиті і пропечатані реєстри документів за конкретні періоди, з описом, нумерацією та визначенням загальної кількості. Потім на основі цих підшивок дуже легко буде відобразити в акті передачу саме первинних документів.
Що стосується відомостей, журналів та інших узагальнюючих дані регістрів, то для передачі вони мають бути в письмовому (або друкованому) вигляді, завірені печаткою та підписами осіб, яки їх склали та перевірили. Наявність та кількість таких регістрів встановлюється обліковою політикою та графіком документообороту на підприємстві, а їх відсутність за конкретний період може свідчити про допущені помилки або навіть неведення обліку.
Звітність, яка була складена й подана попереднім бухгалтером, теж повинна бути підготовлена до передачі. Адже відсутність такої звітності може призвести до штрафних санкцій за її неподання. Доцільно згрупувати звітність за видами або ж за періодами подання в розрізі інстанцій, до яких вона подавалася.
Крім того, бажано разом з наступником на посаді провести перевірку стану ведення обліку в бухгалтерії з оформленням відповідного акту перевірки ведення обліку. Усе це полегшить складання та підписання власне Акту приймання-передачі справ.
Як правильно оформлювати акт приймання-передачі
Як вже було сказано, акт підписується головними бухгалтерами – що звільняється та що стає до роботи, а також керівником підприємства (а у разі необхідності – ще й стороннім аудитором).
Відмітимо, що один з трьох екземплярів залишається у головного бухгалтера, що звільнюється. Цей документ є основним „аргументом”, який фіксує стан обліку та наявність документів та регістрів на підприємстві в момент передання справ, і саме тому доцільно як можна точніше та ретельніше зробити опис наявних документів, звітів та роздруківок – адже це може дозволити в подальшому уникнути необґрунтованих вимагань та зауважень до бухгалтера, що звільнився, як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.
------------зразок документу---------
ТОВ „0000000”, 05 липня 2010 року м. Київ
Акт приймання-передачі справ (бухгалтерських документів)
при зміні директора
Ми, ті, що підписалися нижче,
Керівник – директор ТОВ „000000000” ………………….
Керівник, що звільняється – 00000000000 Ю. М.
Підписали даний Акт про те, що з метою повного та своєчасного передання справ у зв’язку зі звільненням 000000000 Ю. М. та призначенням на посаду директора ……………… сторони виявили наступне:
1. Бухгалтерська документація ТОВ „ 00000000 ” передається у відповідному стані, у вигляді паперових та електронних носіїв інформації згідно переліку (додається)
2. Проведена вибіркова перевірка звітності та регістрів обліку показала, що директор, що звільняється, вів бухгалтерський та податковий облік в обсягу та на умовах, передбачених внутрішніми документами ТОВ „ 0000000000000 ”, що стосуються організації обліку та документообігу (документи додаються)
3. Документація, строк давності по якій минув, передається без перевірки.
4.Перевірка ТОВ „ 0000000000 ” контролюючими органами не відбувалася, але було проведено звірку нарахувань та перерахувань. Результати звірки оформлено актом (додається).
5. Сторони свідчать, що на момент передачі справ не обізнані в наявності інших документів (не врахованих при складанні акту), які свідчать про інші результати діяльності підприємства, ніж ті, що вказані в звітності та бухгалтерських регістрах
Додатки до Акту приймання-передачі:
1. Первинні документи, складені та пропечатані в папках в хронологічному порядку:
- накладні на відпуск товару – 1 папка (за період з 2005 по 2010 рік)
- виписані податкові накладні – 2 папки(за період з 2005 по 2010 рік)
- накладні та акти на приймання ТМЦ – 4 папки(за період з 2005 по 2010 рік)
- отримані податкові накладні – 1 папка(за період з 2005 по 2010 рік)
- банківські виписки, рахунки-фактури – 2 папки (за період з 2005 по 2010 рік)
- акти виконаних робіт – 1 папка (за період з 2005 по 2010 рік)
2. Регістри бухгалтерського обліку (на паперових носіях)
- аналізи рахунків – 2 папки(за період з 2005 по 2010 рік)
- оборотно-сальдові відомості – 1 папки(за період з 2005 по 2010 рік)
- документи по касовій дисципліні – 1 папки(за період з 2005 по 2010 рік)
- документи по заробітній платі – 1 папка(за період з 2005 по 2010 рік)
3. Регістри податкового обліку:
- відомості по валовим доходам – 1 папка(за період з 2005 по 2010 рік)
- відомості по валовим витратам – 1 папка(за період з 2005 по 2010 рік)
- відомості амортизаційних розрахунків та зносу – 1 папка(за період з 2005 по 2010 рік)
4. Фінансова звітність (за період з 2005 по 2010 рік)
5. Податкова звітність (за період з 2005 по 2010 рік)
6. Інші документи (детальний опис)
7. Інформація на електронних носіях
- база 1С-підприємство
- електронні таблиці Excel
8. Внутрішня документація щодо трудового розпорядку та роботи бухгалтерії
- колективний договір
- наказ про облікову політику
- посадові інструкції працівників бухгалтерії – 5 шт.
9. Результати перевірок контролюючих органів
- журнал відвідувань – 1 шт.
- папка з актами та довідками – 1 шт (за період з 2005 по 2010 рік)
Підписи сторін:
000000000000 Ю. М. _____________
Сидоров _____________
Акт складено українською мовою в трьох ідентичних екземплярах – по одному для кожної зі сторін.
