Уважаемые бухгалтера!Может кто-то сталкивался с проблемой архивирования док-ов при закрытии предприятия?
Знаю, что зарплатные док.(приказы, ведомости на з/пл. сдают в гос.архив.Каков порядок действий и к кому обращаться?
И что делать с прочей документацией?Нал.проверок на фирме не было, фирме 7лет.
Может есть ссылки на какие-нибудь журналы.Буду весьма признательна.
Архивирование документов при закрытии предприятия
-
buketik
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1261
- З нами з: 27 вересня 2011, 06:25
- Дякував (ла): 2000 разів
- Подякували: 2348 разів
-
IrinkaSvetl
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 3240
- З нами з: 24 березня 2011, 04:30
- Дякував (ла): 1696 разів
- Подякували: 3006 разів
Как правильно оформить уничтожение архивной документации фирмы?
Сроки хранения документов.
Порядок уничтожения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации
Завершенные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат передаче в архив. Документы временного хранения хранятся на предприятии и, по истечении срока, подлежат уничтожению. Для унижтожения в установленном порядке. Следует помнить, что документы нужно уничтожать „правильно”. Существует определенный порядок архивирования и уничтожения документов, поэтому лучше обратиться организации, которые предоставляют услуги такого вида.
Списание бухгалтерских документов.
Сроки хранения документов, порядок их сдачи в архив и уничтожение (поищите № в сети)
Относительно сроков хранения документации предприятия
архивация документов
Как закрыть частную фирму?
Сроки хранения документов.
Порядок уничтожения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации
Завершенные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат передаче в архив. Документы временного хранения хранятся на предприятии и, по истечении срока, подлежат уничтожению. Для унижтожения в установленном порядке. Следует помнить, что документы нужно уничтожать „правильно”. Существует определенный порядок архивирования и уничтожения документов, поэтому лучше обратиться организации, которые предоставляют услуги такого вида.
Списание бухгалтерских документов.
Сроки хранения документов, порядок их сдачи в архив и уничтожение (поищите № в сети)
Относительно сроков хранения документации предприятия
архивация документов
Как закрыть частную фирму?
-
IrinkaSvetl
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 3240
- З нами з: 24 березня 2011, 04:30
- Дякував (ла): 1696 разів
- Подякували: 3006 разів
Как правильно оформить уничтожение архивной документации фирмы?
5 декабря 2000 , Автор: Александр Шипка, Наталья Ковтун, Алексей Руденко, Наталья Черная, адвокатская компания «Бирк и Партнер»
Первичная бухгалтерская документация фирмы - отличный источник сведений для проверяющих, которые намерены доказать неправомерность действий директора фирмы. Самый простой способ закрыть этот источник - уничтожить «неудобные» документы. Как это сделать, не нарушая закон?
«&» уже рассматривал нюансы архивирования первичной документации фирмы с целью минимизации последствий «эффекта внезапности» при проведении внеплановой проверки. Однако практика показывает: нередко возникает необходимость и в уничтожении документов, касающихся деятельности фирмы.
Почему именно уничтожать? Да потому, что наиболее неудобная для руководства предприятия особенность первичной бухгалтерской документации - ее доказательная сила. Именно поэтому многие директора фирм на основании Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. стали архивировать в юридических или аудиторских фирмах свои документы на случай планового и (тем более) внепланового «наскока» со стороны контролирующих органов. Отметим также, что данный метод позволяет защитить фирму и на случай конфликта с сотрудником, имеющим возможность снять копии или просто похитить документы, компрометирующие руководство (деятельность) фирмы.
Однако со временем оказывается, что бухгалтерских документов заархивировано слишком много (за архивное хранение нужно платить, и это для некоторых фирм может оказаться довольно весомой статьей расходов). К тому же значительную их часть необходимо просто уничтожить на случай «комплексного» и пристрастного подхода контролеров к проверке деятельности предприятия, скажем, за пяти-шестилетний период ее существования. И в этой ситуации документы оказывается целесообразнее уничтожить, нежели продолжать хранить в архиве.
Правила уничтожения
Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов при отборе их для размещения в Национальном архивном фонде и для уничтожения является «Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» (утв. приказом Главного архивного управления при КМУ №41 от 20.07.98 г.). Предусмотренная в нем процедура уничтожения бухгалтерских документов сводится к следующему:
1. Бухгалтерская документация уничтожается минимум после 3-х лет хранения (с 01.01.2001 г. можно уничтожать документы, датированные 1997 годом включительно).
2. Бухгалтерские документы можно уничтожать только после завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
3. Акт на уничтожение документов временного хранения (заверяется печатью Государственного архива) считается действительным только после согласования сроков хранения документов и правильности их отбора с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива.
4. Отобранные к уничтожению документы передаются в организации по заготовке вторичного сырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Впрочем, назначенные к ликвидации документы также могут быть уничтожены путем «сжигания или пропускания через бумагорезальную машину». При этом условия уничтожения должны быть отражены в акте и заверены подписями лиц, которые производили уничтожение.
Необходимо отметить, что Перечень запрещает уничтожение документов, если не завершены все споры и финансовые разногласия между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.
Технология уничтожения
Если ликвидацию документов одобряет Госархив, то отбирает документы для такого уничтожения экспертная комиссия предприятия, состоящая из четырех человек во главе с главбухом или замдиректора фирмы (обязательность создания «ликвидационного» подразделения на предприятии, которое намерено организовать уничтожение «лишней» документации, предусмотрена в приказе Главархива №9 от 13.03.1996 г.). Отметим сразу: комиссия не может назначить к ликвидации любой документ по своему разумения. Так, в соответствии с Типовым положением, утвержденным приказом Главархива №9, экспертная комиссия предприятия обязана учитывать следующие моменты.
Во-первых, уничтожению не подлежат дела постоянного хранения. Иными словами - основная документация фирмы (положения, уставы, сводные планы, отчеты, доклады, обзоры). Во-вторых существуют т. н. документы долговременного хранения (10 лет) и дела по личному составу фирмы (приказы по предприятию, личные карточки, книги учета личного состава, ведомости начисления заработной платы). Таким образом, уничтожать можно лишь документы временного хранения, определенные к уничтожению решением соответствующей комиссии. К таковым относятся, как правило, бухгалтерская документация - Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости, кассовые книги, первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских и налоговых записей.
5 декабря 2000 , Автор: Александр Шипка, Наталья Ковтун, Алексей Руденко, Наталья Черная, адвокатская компания «Бирк и Партнер»
Первичная бухгалтерская документация фирмы - отличный источник сведений для проверяющих, которые намерены доказать неправомерность действий директора фирмы. Самый простой способ закрыть этот источник - уничтожить «неудобные» документы. Как это сделать, не нарушая закон?
«&» уже рассматривал нюансы архивирования первичной документации фирмы с целью минимизации последствий «эффекта внезапности» при проведении внеплановой проверки. Однако практика показывает: нередко возникает необходимость и в уничтожении документов, касающихся деятельности фирмы.
Почему именно уничтожать? Да потому, что наиболее неудобная для руководства предприятия особенность первичной бухгалтерской документации - ее доказательная сила. Именно поэтому многие директора фирм на основании Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 г. стали архивировать в юридических или аудиторских фирмах свои документы на случай планового и (тем более) внепланового «наскока» со стороны контролирующих органов. Отметим также, что данный метод позволяет защитить фирму и на случай конфликта с сотрудником, имеющим возможность снять копии или просто похитить документы, компрометирующие руководство (деятельность) фирмы.
Однако со временем оказывается, что бухгалтерских документов заархивировано слишком много (за архивное хранение нужно платить, и это для некоторых фирм может оказаться довольно весомой статьей расходов). К тому же значительную их часть необходимо просто уничтожить на случай «комплексного» и пристрастного подхода контролеров к проверке деятельности предприятия, скажем, за пяти-шестилетний период ее существования. И в этой ситуации документы оказывается целесообразнее уничтожить, нежели продолжать хранить в архиве.
Правила уничтожения
Основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов при отборе их для размещения в Национальном архивном фонде и для уничтожения является «Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов» (утв. приказом Главного архивного управления при КМУ №41 от 20.07.98 г.). Предусмотренная в нем процедура уничтожения бухгалтерских документов сводится к следующему:
1. Бухгалтерская документация уничтожается минимум после 3-х лет хранения (с 01.01.2001 г. можно уничтожать документы, датированные 1997 годом включительно).
2. Бухгалтерские документы можно уничтожать только после завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства.
3. Акт на уничтожение документов временного хранения (заверяется печатью Государственного архива) считается действительным только после согласования сроков хранения документов и правильности их отбора с экспертно-проверочной комиссией Государственного архива.
4. Отобранные к уничтожению документы передаются в организации по заготовке вторичного сырья. Передача документов оформляется приемо-сдаточными накладными. Впрочем, назначенные к ликвидации документы также могут быть уничтожены путем «сжигания или пропускания через бумагорезальную машину». При этом условия уничтожения должны быть отражены в акте и заверены подписями лиц, которые производили уничтожение.
Необходимо отметить, что Перечень запрещает уничтожение документов, если не завершены все споры и финансовые разногласия между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.
Технология уничтожения
Если ликвидацию документов одобряет Госархив, то отбирает документы для такого уничтожения экспертная комиссия предприятия, состоящая из четырех человек во главе с главбухом или замдиректора фирмы (обязательность создания «ликвидационного» подразделения на предприятии, которое намерено организовать уничтожение «лишней» документации, предусмотрена в приказе Главархива №9 от 13.03.1996 г.). Отметим сразу: комиссия не может назначить к ликвидации любой документ по своему разумения. Так, в соответствии с Типовым положением, утвержденным приказом Главархива №9, экспертная комиссия предприятия обязана учитывать следующие моменты.
Во-первых, уничтожению не подлежат дела постоянного хранения. Иными словами - основная документация фирмы (положения, уставы, сводные планы, отчеты, доклады, обзоры). Во-вторых существуют т. н. документы долговременного хранения (10 лет) и дела по личному составу фирмы (приказы по предприятию, личные карточки, книги учета личного состава, ведомости начисления заработной платы). Таким образом, уничтожать можно лишь документы временного хранения, определенные к уничтожению решением соответствующей комиссии. К таковым относятся, как правило, бухгалтерская документация - Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости, кассовые книги, первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для бухгалтерских и налоговых записей.
-
IrinkaSvetl
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 3240
- З нами з: 24 березня 2011, 04:30
- Дякував (ла): 1696 разів
- Подякували: 3006 разів
Ліквідація (припинення, закриття) юридичної особи здійснюється з ініціативи власника (засновників, учасників і т.п.).
Процедура ліквідації юридичної особи починається з ухвалення власником юридичної особи рішення про її ліквідацію (припинення, закриття) та призначення ліквідаційної комісії. Після цього, у реєстраційну палату за місцем реєстрації юридичної особи подається копія рішення про припинення (ліквідацію, закриття) юридичної особи Після цього, державний реєстратор дає оголошення у спеціалізований друкований засіб масової інформації про ліквідацію (припинення, закриття) юридичної особи (ст. 22, ст. 34, ст. 36 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців").
Згідно ст. 36 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців", з моменту публікації оголошення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації до моменту внесення в Єдиний державний реєстр запису про ліквідацію (припинення) повинно пройти не менше 2-х місяців (це так званий строк для пред'явлення вимог кредиторами юридичної особи до такої юридичної особи). В ідеальному випадку, ліквідація юридичної особи (тобто з моменту подачі державному реєстратору форми на ліквідацію до моменту публікації оголошення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації проходить від одного до двох тижнів + зазначений двомісячний термін). Реальна тривалість ліквідації юридичної особи залежить від ходу податкової та інших перевірок.
Далі, для проходження процедури ліквідації (припинення, закриття) юридичної особи необхідно:
1) закрити рахунки юридичної особи в банках (закриття рахунку в банку здійснюється на підставі відповідної заяви юридичної особи, при цьому важливо не забути повідомити податкову інспекцію про закриття кожного рахунку у встановлений термін);
2) отримати у податковій інспекції довідку про відсутність заборгованості (для цього необхідно подати відповідну заяву та пройти перевірку – податкова перевірка – це, зазвичай, найбільш тривалий етап проведення ліквідації юридичної особи, та отримати акт перевірки і відповідну довідку);
3) отримати у всіх фондах обов'язкового соціального страхування та пенсійному фонді довідки про відсутність заборгованостей (процедура приблизно та ж, що й у податковій – подача заяв і перевірки, які завершуються видачею відповідних довідок; ці процедури доцільно починати після проведення податкової перевірки, тому що більшість фондів воліють проводити свої перевірки за актом податкової перевірки, що в результаті заощадить час);
4) якщо юридична особа перебувала на обліку у митних органах – зняти її з обліку в таких органах;
5) здати документи юридичної особи, які підлягають довгостроковому зберіганню, до архіву;
6) знищити печатку юридичної особи в органах МВС (знищення печатки займає відносно небагато часу, від трьох днів до тижня, рекомендується приступати до знищення печатки після закінчення двох місяців від дня публікації повідомлення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації та після того, як у Вас на руках вже є всі необхідні довідки з перелічених вище інстанцій; в іншому випадку, може знадобитися відновлення печатки…).
Слід мати на увазі, що до моменту остаточної ліквідації (закриття, припинення) юридичної особи - тобто внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру державним реєстратором - юридична особа (фірма, компанія) має продовжувати здавати свою звітність до податкової інспекції та фондів міста за своїм місцем знаходження.
Природно, що до початку податкової перевірки та перевірок у фондах рекомендується привести всю документацію юридичної особи в порядок, у випадку наявності заборгованостей по сплаті податків та інших обов'язкових зборів у фонди – їх необхідно погасити. Якщо Ви не впевнені у повноті та правильності документів, які будуть перевірятися податковою інспекцією та фондами – рекомендується вдатися до допомоги досвідченого бухгалтера або аудитора, щоб до початку перевірок привести документи в порядок. В іншому випадку, процедура ліквідації може значно затягтися, а до «собівартості» ліквідації можуть додатися додаткові видатки у вигляді штрафних санкцій з боку податкової інспекції та фондів.
Після закінчення 2-х місячного терміну всі зібрані документи, оригінал статуту та свідоцтва про державну реєстрацію, разом із відповідною реєстраційною карткою на реєстрацію припинення (ліквідації) юридичної особи, актом ліквідаційної комісії та балансом, подаються державному реєстратору для завершення процедури ліквідації (припинення, закриття) юридичної особи. Після цього, не пізніше 4 робочих днів, державний реєстратор видає голові ліквідаційної комісії або уповноваженій ним особі оригінал статуту та копію свідоцтва про державну реєстрації юридичної особи з відміткою про ліквідацію цієї юридичної особи.
Процедура ліквідації юридичної особи починається з ухвалення власником юридичної особи рішення про її ліквідацію (припинення, закриття) та призначення ліквідаційної комісії. Після цього, у реєстраційну палату за місцем реєстрації юридичної особи подається копія рішення про припинення (ліквідацію, закриття) юридичної особи Після цього, державний реєстратор дає оголошення у спеціалізований друкований засіб масової інформації про ліквідацію (припинення, закриття) юридичної особи (ст. 22, ст. 34, ст. 36 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців").
Згідно ст. 36 ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців", з моменту публікації оголошення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації до моменту внесення в Єдиний державний реєстр запису про ліквідацію (припинення) повинно пройти не менше 2-х місяців (це так званий строк для пред'явлення вимог кредиторами юридичної особи до такої юридичної особи). В ідеальному випадку, ліквідація юридичної особи (тобто з моменту подачі державному реєстратору форми на ліквідацію до моменту публікації оголошення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації проходить від одного до двох тижнів + зазначений двомісячний термін). Реальна тривалість ліквідації юридичної особи залежить від ходу податкової та інших перевірок.
Далі, для проходження процедури ліквідації (припинення, закриття) юридичної особи необхідно:
1) закрити рахунки юридичної особи в банках (закриття рахунку в банку здійснюється на підставі відповідної заяви юридичної особи, при цьому важливо не забути повідомити податкову інспекцію про закриття кожного рахунку у встановлений термін);
2) отримати у податковій інспекції довідку про відсутність заборгованості (для цього необхідно подати відповідну заяву та пройти перевірку – податкова перевірка – це, зазвичай, найбільш тривалий етап проведення ліквідації юридичної особи, та отримати акт перевірки і відповідну довідку);
3) отримати у всіх фондах обов'язкового соціального страхування та пенсійному фонді довідки про відсутність заборгованостей (процедура приблизно та ж, що й у податковій – подача заяв і перевірки, які завершуються видачею відповідних довідок; ці процедури доцільно починати після проведення податкової перевірки, тому що більшість фондів воліють проводити свої перевірки за актом податкової перевірки, що в результаті заощадить час);
4) якщо юридична особа перебувала на обліку у митних органах – зняти її з обліку в таких органах;
5) здати документи юридичної особи, які підлягають довгостроковому зберіганню, до архіву;
6) знищити печатку юридичної особи в органах МВС (знищення печатки займає відносно небагато часу, від трьох днів до тижня, рекомендується приступати до знищення печатки після закінчення двох місяців від дня публікації повідомлення про ліквідацію юридичної особи в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації та після того, як у Вас на руках вже є всі необхідні довідки з перелічених вище інстанцій; в іншому випадку, може знадобитися відновлення печатки…).
Слід мати на увазі, що до моменту остаточної ліквідації (закриття, припинення) юридичної особи - тобто внесення відповідного запису до Єдиного державного реєстру державним реєстратором - юридична особа (фірма, компанія) має продовжувати здавати свою звітність до податкової інспекції та фондів міста за своїм місцем знаходження.
Природно, що до початку податкової перевірки та перевірок у фондах рекомендується привести всю документацію юридичної особи в порядок, у випадку наявності заборгованостей по сплаті податків та інших обов'язкових зборів у фонди – їх необхідно погасити. Якщо Ви не впевнені у повноті та правильності документів, які будуть перевірятися податковою інспекцією та фондами – рекомендується вдатися до допомоги досвідченого бухгалтера або аудитора, щоб до початку перевірок привести документи в порядок. В іншому випадку, процедура ліквідації може значно затягтися, а до «собівартості» ліквідації можуть додатися додаткові видатки у вигляді штрафних санкцій з боку податкової інспекції та фондів.
Після закінчення 2-х місячного терміну всі зібрані документи, оригінал статуту та свідоцтва про державну реєстрацію, разом із відповідною реєстраційною карткою на реєстрацію припинення (ліквідації) юридичної особи, актом ліквідаційної комісії та балансом, подаються державному реєстратору для завершення процедури ліквідації (припинення, закриття) юридичної особи. Після цього, не пізніше 4 робочих днів, державний реєстратор видає голові ліквідаційної комісії або уповноваженій ним особі оригінал статуту та копію свідоцтва про державну реєстрації юридичної особи з відміткою про ліквідацію цієї юридичної особи.
-
Оксана 1
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 2347
- З нами з: 16 червня 2011, 02:10
- Дякував (ла): 98 разів
- Подякували: 643 рази
Вначале нужно пройти аудиторскую проверку в налоговой, все проверки по фондам, а затем уже сдавать доки в архив.buketik писав:Уважаемые бухгалтера!Может кто-то сталкивался с проблемой архивирования док-ов при закрытии предприятия?
Знаю, что зарплатные док.(приказы, ведомости на з/пл. сдают в гос.архив. Каков порядок действий и к кому обращаться?
И что делать с прочей документацией?Нал.проверок на фирме не было, фирме 7лет.
Может есть ссылки на какие-нибудь журналы.Буду весьма признательна.
Ликвидационная комиссия передает на хранение в архив документы по личному составу (приказы, учетные карточки, карточки лицевых счетов по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости, персонификацию), а также протоколы (решения) общих собраний. Прием документов в архив удостоверяется справкой, копия которой передается в регистрирующий орган.
Государственный Архив г. Киева, ул. Телиги, 23; +380 (44) 440-43-18. Там по всем районам свой архивариус. Уточните приемные дни и часы. Подъедете на консультацию и Вам дадут список документов и акт приема-передачи, которые необходимо сдать и квитанцию об оплате.
-
buketik
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1261
- З нами з: 27 вересня 2011, 06:25
- Дякував (ла): 2000 разів
- Подякували: 2348 разів
-
buketik
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1261
- З нами з: 27 вересня 2011, 06:25
- Дякував (ла): 2000 разів
- Подякували: 2348 разів
-
Валюша с
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 2708
- З нами з: 24 липня 2011, 00:23
- Дякував (ла): 1530 разів
- Подякували: 1615 разів
Если предприятие в процессе ликвидации, то документы, у которых истек срок хранения можно уничтожить без наличия проверки налоговой.
Тоесть, за последние 3 года оставляем, на остальное составляем акт. Для ликвидируемых предприятий тут все намного проще, чем для действующих.
Кстати, историческая справка составляется не для всех предприятий, в большинстве случаев составляются предисловия к описям.
Тоесть, за последние 3 года оставляем, на остальное составляем акт. Для ликвидируемых предприятий тут все намного проще, чем для действующих.
Кстати, историческая справка составляется не для всех предприятий, в большинстве случаев составляются предисловия к описям.