Командировки

[milka]

Может кто поможет в этой нестандартной ситуации. У нас новая фирма валютный (рублевый) счет еще не открыли -что-то там долго проверяет налоговая милиция - запросы туда сюда, открыть валютный счет не дали.
Подвернулся срочный рейс в Москву (у нас сфера деятельности международные перевозки) поехал директор, он же учредитель, и он же временно оказался и водителем. Расходы на командировку должна была дать в рублях, поскольку валютного счета нет выдавать было нечем. Директор купил рубли в обменнике за личные деньги и уехал в Москву. Приехал через 2 недели, привез расходы: чеки на дизтопливо, квитанции о покупке запчастей, Акты на установку этих запчастей на машину. Что мне с этим всем добром делать, как правильно провести все эти расходы и как вернуть директору потраченные деньги, и как заполнять авансовый отчет - в рублях или в гривне по курсу на дату составления отчета. Возможно ли выдать деньги директору не по истечении 3-х дней после командировки, а после оплаты заказчиком перевозки (фирма то новая отдавать практически нечем, только как вносить на счет пополнением уставного фонда).

[Биба]

Директор купил рубли в обменнике за личные деньги и уехал в Москву.

Из НиБУ:

Для обеспечения работника «наличным» авансом в иностранной валюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в учреждении банка (при наличии денежных средств на валютном счете), либо специально через уполномоченный банк приобрести валюту на межбанковском валютном рынке (если средств на валютном счете недостаточно).

Обратите внимание: приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически не допускается, поскольку это является нарушением установленных НБУ порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины (см. письмо НБУ от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, спецвыпуск № 7).

Дело в том, что согласно требованиям п. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 торговля иностранной валютой на территории Украины резидентами и нерезидентами — юридическими лицами должна осуществляться только через уполномоченные банки и другие финансовые учреждения, получившие лицензию на торговлю иностранной валютой НБУ, исключительно на межбанковском валютном рынке Украины.

Игнорирование этой нормы согласно п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 влечет за собой наложение штрафа в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) указанных операций, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день их осуществления.

Если у предприятия есть валютный счет и на нем достаточная сумма иностранной валюты, то для выдачи аванса на командировку предприятию нужно только получить соответствующую сумму в учреждении банка.

[milka]

Да в том то и дело что валютного счета пока нет, с нашей бюрократией ето оказалось не быстрым делом, а работать как-то надо иначе откуда же прибыль брать, может как-то можно с наименьшим ущербом для предприятия просто я не знаю или я наивная.

[Биба]

авто в аренде или личное? что в договоре по поводу техобслуживания прописано?

Из НиБУ:

В случае командировки за границу на служебном автомобиле работнику предприятия возмещаются следующие расходы (п. 1.13 раздела II Инструкции № 59):

— на горюче-смазочные материалы в соответствии с действующими нормами* за километр пробега и утвержденным маршрутом, который должен быть установлен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия;

* Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43.

— на техническое обслуживание;

— на стоянку и парковку;

— сумма сборов за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Перечисленные выше расходы возмещаются только при условии соответствующего документального подтверждения.

Обратите внимание: Инструкцией № 59 не предусмотрено возмещение расходов на заправку, техническое обслуживание, стоянку личного автомобиля, на котором работник выехал в командировку.

В связи с этим в случае необходимости направления сотрудника в заграничную командировку на его личном автомобиле для возмещения расходов работнику необходимым условием является заключение с ним договора аренды. Такой договор составляется в письменной форме. При этом важно помнить, что согласно ч. 2 ст. 799 ГКУ договор аренды транспортного средства с участием физического лица подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

[Биба]

Да в том то и дело что валютного счета пока нет, с нашей бюрократией ето оказалось не быстрым делом, а работать как-то надо иначе откуда же прибыль брать, может как-то можно с наименьшим ущербом для предприятия просто я не знаю или я наивная.

Из Дт Кт

Виникають запитання щодо можливості відшкодування витрат на закордонне відрядження у гривнях. Їх актуальність підтверджується тим, що нерідко деякі витрати, пов'язані з такими відрядженнями, оплачуються в Україні (квитки в обидва боки, вартість проїзду до аеропорту тощо). Крім того, своєчасне забезпечення працівників авансом у валюті може стати проблемою для підприємств, що не мають валютних рахунків.

Відповіді на запитання про можливість видачі авансу на закордонне відрядження у гривнях (крім наведеної норми Постанови №663 щодо забезпечення авансом у валюті) чинне законодавство не містить. Тож радимо все-таки уникати видачі авансу у гривнях. За таких умов, на нашу думку, прийнятнішою є невидача авансу з подальшим відшкодуванням витрат працівникові (після повернення з відрядження), що, відповідно до пп. 1.2.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 26.03.98 р. №119, здійснюється у гривнях.

У разі перевитрати коштів (тобто якщо для остаточного розрахунку за відрядження треба виплатити додаткові кошти) виплата здійснюється у гривнях за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості, але не пізніше третього (от себя#blush# - с 01.04.2011 - пятого) банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (п. 1.17 розділу II Iнструкції №59).

[Биба]

Возможно ли выдать деньги директору не по истечении 3-х дней после командировки, а после оплаты заказчиком перевозки (фирма то новая отдавать практически нечем, только как вносить на счет пополнением уставного фонда).

В случае невозмещения работнику сумм перерасхода в командировках срок исковой давности составляет 3 месяца, однако есть судебные решения, согласно которым суммы командировочных приравнены к дополнительной зарплате, т.е. срок исковой давности по их взысканию неограничен.

[Берса]

если авто служебное или в аренде делаете перерасчет в гривне на момент составления отчета( по курсу НБУ). Можете выдать ему деньги и позже (я по году не выдавалаи налоговая смотрит на это сквозь пальцы, штрафует только мин. труда и то только по заявлению).

[Olga_R]

Возможно ли выдать деньги директору не по истечении 3-х дней после командировки, а после оплаты заказчиком перевозки (фирма то новая отдавать практически нечем, только как вносить на счет пополнением уставного фонда).

В случае невозмещения работнику сумм перерасхода в командировках срок исковой давности составляет 3 месяца, однако есть судебные решения, согласно которым суммы командировочных приравнены к дополнительной зарплате, т.е. срок исковой давности по их взысканию неограничен.

3 месяца разве? я думала 3года.

[Биба]

Возможно ли выдать деньги директору не по истечении 3-х дней после командировки, а после оплаты заказчиком перевозки (фирма то новая отдавать практически нечем, только как вносить на счет пополнением уставного фонда).

В случае невозмещения работнику сумм перерасхода в командировках срок исковой давности составляет 3 месяца, однако есть судебные решения, согласно которым суммы командировочных приравнены к дополнительной зарплате, т.е. срок исковой давности по их взысканию неограничен.

3 месяца разве? я думала 3года.

да, ст 233 КЗоТ

[milka]

Спасибо Биба, Берса и Ольга за исчерпывающие ответы. У нас грузовые автомобили, которые внесены в уставной фонд, т.е. транспорт служебный.
Этот пункт немного смущает:
"В случае командировки за границу на служебном автомобиле работнику предприятия возмещаются следующие расходы (п. 1.13 раздела II Инструкции № 59):
— на горюче-смазочные материалы в соответствии с действующими нормами* за километр пробега и утвержденным маршрутом, который должен быть установлен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия;"

Дело в том что банк закупает валюту только на суточные расходы, установленные приказом и ни на что больше, у нас почти все грузовые авто заправляются в России - там дешевле и не будеш же тону топлива в баке везти, а валюту (рубли) под ГСМ банк не закупает, получается что нужно сознательно в расчете затрат на командировку прописывать не 2 недели командировки, а 3 чтобы больше рублей закупить, часть которых действительно идет на суточные, а часть на ГСМ прямо снять валюту под этот пункт затрат нельзя и включить в расчет тоже нельзя, бред получается.

Так для справки, мы раньше ЧП и на едином были, теперь ООО и на общей системе, директор просто сума сходит насколько все сложно, а особенно с валютой.