[color=blue
? Работник представил авансовый отчет, к которому приложены ксерокопии квитанций Сбербанка на оплату услуг ГАИ, заверенные этим же отделением Сбербанка. Оригиналы квитанций сданы в ГАИ при переоформлении регистрационных документов на авто предприятия. Можно ли по таким документам возместить работнику понесенные расходы? Можно ли оплату услуг ГАИ по таким документам (копиям) отнести на затраты предприятия? Аванс в подотчет не выдавался.][/color]
Исходя из информации, приведенной в вопросе, можно сделать вывод, что работник по поручению предприятия занимался оформлением регистрационных документов на автомобиль предприятия. Выполняя данное поручение, возникла необходимость оплаты услуг ГАИ. Поскольку предприятие не выдало денежный аванс на указанные цели, то данные услуги были оплачены работником за счет собственных средств с ведома работодателя.
В данном случае после выполнения поручения предприятия работник должен составить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом ГНАУ № 996 (далее – авансовый отчет). К авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие понесенные расходы.
Как правило, понесенные расходы подтверждаются оригиналами документов, а не копиями. При этом отметим, что заверенная надлежащим образом копия документа подтверждает ее соответствие оригиналу. Если копию заверяет лицо, составившее оригинал документа, то такая копия по сути имеет силу оригинала. Заверенная копия документа подтверждает фактически понесенные расходы и вполне правомерно может прилагаться к авансовому отчету.
Отдельно также отметим, что оригиналы документов могут составляться в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
Кроме того, законодательство не содержит определения оригинала, дубликата или копии документа. Поэтому целесообразно руководствоваться общими нормами законодательства, в частности, согласно ч. 2 ст. 207 ГКУ сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами), а если стороной договора является юридическое лицо, то она должна быть заверена печатью.
Наличие подписи, как способа идентификации лица, которое принимало участие в совершении операции (ответственно за ее совершение), предусмотрено также в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 для всех первичных документов. В связи с этим, наличие «мокрых» подписи и печати на ксерокопии документа придает ей силу оригинала и считается экземпляром такого документа.
С учетом вышесказанного предприятие обязано компенсировать работнику расходы, понесенные в связи с оформлением регистрационных документов на автомобиль, которые подтверждаются надлежащим образом заверенными отделением Сбербанка копиями квитанций.
Подпунктом 139.1.9 НКУ предусмотрено, что расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога, не включаются в состав расходов.
Как было указано выше, заверенная надлежащим образом ксерокопия квитанции об оплате считается экземпляром такого первичного документа, подтверждающим осуществление платежа. Следовательно, предприятие имеет право на отражение в налоговом учете расходов на оплату услуг ГАИ на основании такого документа.
автор: Олег Коваль, консультант
по налогообложению
Консалтинговой компании
«ЭКСПЕРТ»
Исходя из информации, приведенной в вопросе, можно сделать вывод, что работник по поручению предприятия занимался оформлением регистрационных документов на автомобиль предприятия. Выполняя данное поручение, возникла необходимость оплаты услуг ГАИ. Поскольку предприятие не выдало денежный аванс на указанные цели, то данные услуги были оплачены работником за счет собственных средств с ведома работодателя.
В данном случае после выполнения поручения предприятия работник должен составить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом ГНАУ № 996 (далее – авансовый отчет). К авансовому отчету должны прилагаться документы, подтверждающие понесенные расходы.
Как правило, понесенные расходы подтверждаются оригиналами документов, а не копиями. При этом отметим, что заверенная надлежащим образом копия документа подтверждает ее соответствие оригиналу. Если копию заверяет лицо, составившее оригинал документа, то такая копия по сути имеет силу оригинала. Заверенная копия документа подтверждает фактически понесенные расходы и вполне правомерно может прилагаться к авансовому отчету.
Отдельно также отметим, что оригиналы документов могут составляться в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.
Кроме того, законодательство не содержит определения оригинала, дубликата или копии документа. Поэтому целесообразно руководствоваться общими нормами законодательства, в частности, согласно ч. 2 ст. 207 ГКУ сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами), а если стороной договора является юридическое лицо, то она должна быть заверена печатью.
Наличие подписи, как способа идентификации лица, которое принимало участие в совершении операции (ответственно за ее совершение), предусмотрено также в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.4 Положения № 88 для всех первичных документов. В связи с этим, наличие «мокрых» подписи и печати на ксерокопии документа придает ей силу оригинала и считается экземпляром такого документа.
С учетом вышесказанного предприятие обязано компенсировать работнику расходы, понесенные в связи с оформлением регистрационных документов на автомобиль, которые подтверждаются надлежащим образом заверенными отделением Сбербанка копиями квитанций.
Подпунктом 139.1.9 НКУ предусмотрено, что расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога, не включаются в состав расходов.
Как было указано выше, заверенная надлежащим образом ксерокопия квитанции об оплате считается экземпляром такого первичного документа, подтверждающим осуществление платежа. Следовательно, предприятие имеет право на отражение в налоговом учете расходов на оплату услуг ГАИ на основании такого документа.
автор: Олег Коваль, консультант
по налогообложению
Консалтинговой компании
«ЭКСПЕРТ»
