Здравствуйте, уважаемые форумчане!!!
Вопрос следующий: на предприятии (в следствии стихийного бедствия) затопило помещение, где хранилась бухгалтерская документация. Документы восстановлению не подлежат. Как правильно оформить документально, что бы в последующих периодах не возникало много вопросов. И как давать справки об отсутствии архива?
Заранее громаднейшее СПАСИБО.
АРХИВ НА ПРЕДПРИЯТИИ
-
Биба
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1350
- З нами з: 21 липня 2011, 12:49
- Дякував (ла): 41 раз
- Подякували: 192 рази
Для налогового учета:
В случае утраты первичных документов применяются нормы подпункта 139.1.9 и пункта 44.5 НКУ
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 06.04.2011 г. № 4236/5/23-4016/287
Государственная налоговая администрация Украины рассмотрела <…> обращение <…> по усовершенствованию практики применения подзаконных нормативных актов и сообщает следующее.
Пунктом 44.5 статьи 44 раздела II Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) определено, что в случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 статьи 44 раздела II Кодекса, плательщик налогов обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном Кодексом для подачи налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.
Плательщик налогов обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы, таможенный орган.
Следовательно, статья 44 раздела II Кодекса устанавливает единые требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности, в частности и порядок уведомления плательщиком налогов органа государственной налоговой службы об утрате документов в течение всего срока, установленного законодательством для их хранения, общий порядок восстановления документов и проведения проверки плательщика в таких случаях.
Подпункт 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса касается порядка формирования расходов при определении налогооблагаемой прибыли в случаях утраты первичных документов, в частности, предоставляется право плательщику налогов включить в состав расходов расходы, которые на дату подачи отчетности не подтверждены утраченными первичными документами, а также предусмотрены действия плательщика налогов в случае их невосстановления в течение следующего отчетного периода.
Таким образом, нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела II Кодекса не противоречат подпункту 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, поскольку они касаются разных сфер регулирования. Кроме этого, эти нормы предусматривают одинаковые сроки (90 календарных дней и в течение следующего отчетного периода — квартал) для восстановления утраченных документов.
Следовательно, плательщиками налогов при ведении налогового учета по налогу на прибыль в случае утраты первичных документов применяются нормы подпункта 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, а в других случаях — нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела II Кодекса.
В случае утраты первичных документов применяются нормы подпункта 139.1.9 и пункта 44.5 НКУ
Письмо Государственной налоговой администрации Украины от 06.04.2011 г. № 4236/5/23-4016/287
Государственная налоговая администрация Украины рассмотрела <…> обращение <…> по усовершенствованию практики применения подзаконных нормативных актов и сообщает следующее.
Пунктом 44.5 статьи 44 раздела II Налогового кодекса Украины (далее — Кодекс) определено, что в случае утраты, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 статьи 44 раздела II Кодекса, плательщик налогов обязан в пятидневный срок со дня такого события в письменном виде уведомить орган государственной налоговой службы по месту учета в порядке, установленном Кодексом для подачи налоговой отчетности, и таможенный орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.
Плательщик налогов обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган государственной налоговой службы, таможенный орган.
Следовательно, статья 44 раздела II Кодекса устанавливает единые требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности, в частности и порядок уведомления плательщиком налогов органа государственной налоговой службы об утрате документов в течение всего срока, установленного законодательством для их хранения, общий порядок восстановления документов и проведения проверки плательщика в таких случаях.
Подпункт 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса касается порядка формирования расходов при определении налогооблагаемой прибыли в случаях утраты первичных документов, в частности, предоставляется право плательщику налогов включить в состав расходов расходы, которые на дату подачи отчетности не подтверждены утраченными первичными документами, а также предусмотрены действия плательщика налогов в случае их невосстановления в течение следующего отчетного периода.
Таким образом, нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела II Кодекса не противоречат подпункту 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, поскольку они касаются разных сфер регулирования. Кроме этого, эти нормы предусматривают одинаковые сроки (90 календарных дней и в течение следующего отчетного периода — квартал) для восстановления утраченных документов.
Следовательно, плательщиками налогов при ведении налогового учета по налогу на прибыль в случае утраты первичных документов применяются нормы подпункта 139.1.9 пункта 139.1 статьи 139 раздела III Кодекса, а в других случаях — нормы пункта 44.5 статьи 44 раздела II Кодекса.
-
Биба
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1350
- З нами з: 21 липня 2011, 12:49
- Дякував (ла): 41 раз
- Подякували: 192 рази
и еще из НиБУ:
Если пропала первичка
Лишиться первичной документации для предприятия сродни форс-мажору. И все же в деятельности субъекта хозяйствования подчас могут возникнуть самые непредвиденные ситуации, в том числе и утрата документов. Причины тому бывают разные: пожар, наводнение, кража, халатность работников, проделки грызунов и прочее. Как быть в таком случае и что следует предпринять, чтобы спасти положение? Об этом мы сейчас и поговорим.
Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как предусматривает ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Аналогичные требования можно встретить и в разделе 6 Положения № 88, посвященном сохранности учетной документации. Ну а поскольку документы, как известно, служат подтверждением всех происходящих на предприятии операций, то их отсутствие или преждевременная утрата будут расценены при проверке не иначе как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета. Итак, посмотрим, чем же грозит субъекту хозяйствования утрата первичной документации?
Чем грозит утрата первичной документации
Утеря документов может обернуться административной, финансовой, а в некоторых случаях даже и уголовной ответственностью.
Административная ответственность. Как предусмотрено ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, возлагается на собственников (руководителей) предприятия (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2003, № 102). Также из-за отсутствия документов может пострадать и главный бухгалтер — как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Ведь согласно КоАП за отсутствие подтверждающих документов должностным лицам может грозить следующая административная ответственность:
Административная ответственность за отсутствие первичной документации
Вид нарушения
Статья КоАП
Размер админштрафа
Примечание
1. Отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка
Ст. 1642
Админштраф в размере от 8 до 15 ннмдг (т. е. от 136 грн. до 255 грн.)
Рассматривать дела об административных правонарушениях в данном случае и налагать этот админштраф вправе органы государственной контрольно-ревизионной службы (ГосКРС) (ст. 2341 КоАП)
2. Отсутствие налогового учета, нарушение порядка ведения налогового учета
Ст. 1631
Админштраф в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 грн. до 170 грн.)
В данном случае протокол об административном правонарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривают дела об административных правонарушениях и налагают штраф суды (ст. 221 КоАП)
3. Необеспечение надлежащего состояния первичного учета
Ст. 1863
Админштраф в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 грн. до 255 грн.)
Налагать данный штраф вправе органы статистики, которые рассматривают дела об административных правонарушениях в этом случае (ст. 2443 КоАП)
По перечисленным нарушениям административная ответственность за утрату документов может грозить только должностным лицам. А вот обычного работника в случае утраты документов можно привлечь лишь к дисциплинарной ответственности.
Утеря документов и налоговый учет (финансовая ответственность). Утрата первичных документов может обернуться для налогоплательщика и финансовой ответственностью (налоговыми штрафами). Ведь в целях налогообложения, как известно, важно документальное подтверждение операций (в первую очередь это касается расходов налогоплательщика). Так, согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль не включаются в состав валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. А значит, суммы, попавшие в расходы, однако при этом не подтвержденные документально, при проверке будут расценены неправомерно отнесенными на валовые расходы. В результате объект налогообложения окажется заниженным и, как следствие, к налогоплательщику могут быть применены финансовые санкции (штрафы и пеня) за нарушение налогового законодательства.
Похожая ситуация возникает и в отношении НДС, где штрафоопасным может оказаться включение в налоговый кредит сумм НДС, не подтвержденных соответствующими документами (налоговыми накладными, кассовыми чеками, таможенными декларациями, транспортными билетами, гостиничными счетами и т. п.). При этом, как предусматривает п.п. 7.4.5 Закона об НДС, если суммы налога, предварительно включенные в состав налогового кредита, остаются не подтвержденными документально на момент проверки налогоплательщика налоговым органом, то налогоплательщик несет ответственность в виде финансовых санкций.
По ходу также отметим п.п. 4.3.1 Закона № 2181, который в случае неведения налогоплательщиком налогового учета или отсутствия соответствующих первичных документов говорит о возможности расчета налоговиками суммы налоговых обязательств налогоплательщика косвенными методами. Однако нужно заметить, что на практике эта норма пока так и не работает, и применить такие методы налоговики не могут, так как до сих пор нет закона, определяющего методику определения суммы налоговых обязательств косвенными методами, речь о которой идет в п.п. 4.3.3 Закона № 2181.
Уголовная ответственность. А вот преднамеренная порча документов (что, конечно, требует доказательства умысла в их уничтожении) может даже грозить уголовной ответственностью. Так, согласно ст. 357 УК умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенное с корыстным мотивом или в других личных интересах, караются штрафом до 50 ннмдг (т. е. до 850 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет. Если же документы при этом особо важны — штрафом до 70 ннмдг (т. е. до 1190 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 3 лет. Но это, будем надеяться, не наш случай. А потому выясним, как же действовать субъекту хозяйствования, обнаружившего пропажу документации.
Если обнаружили пропажу документов
Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание также и в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904).
Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов:
— (1) — руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;
— (2) — приказом формируется комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Заметим, что требований к составу и численности комиссии законодательство не выдвигает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Также для участия в работе комиссии (в зависимости от характера произошедшего события) могут приглашаться работники следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.10 Положения № 88);
— (3) — результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. Такой акт составляется в произвольной форме (правда, за его основу, например, может быть взята форма Акта о недостаче архивных дел (документов) из приложения 6 к Правилам № 16). В таком акте, как правило, описывается факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указываются лица, ответственные за сохранность документации с полученными от них письменными пояснениями, а также приводится перечень отсутствующих документов;
— (4) — при этом копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии), а также местному налоговому органу.
Кстати, уведомление налогового органа о случившемся важно и для налогового учета. Ведь это в интересах предприятия — плательщика налога на прибыль, желающего сохранить в данном случае право на валовые расходы. Так согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов, налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. При этом письменное заявление (произвольной формы) подается до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за текущий отчетный период, в котором обнаружена пропажа документов. В заявлении, на наш взгляд, стоит указать причины утраты документов, приложить документ, их подтверждающий (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.), а также акт комиссии.
В таком случае (после своевременного уведомления налоговиков) право на валовые расходы будет сохранено при условии, что недостающие документы будут восстановлены в ближайшем будущем — до окончания следующего отчетного периода. Например, если подтверждающие документы утрачены в I квартале 2009 года, то для «сохранности» валовых расходов предстоит уведомить о случившемся налоговиков, подав заявление до или вместе с декларацией по налогу на прибыль за I квартал (квартал утраты документов). При этом соответствующие суммы останутся в валовых расходах, если в течение следующего II квартала 2009 года предприятие восстановит утраченную документацию. Как видим, подав заявление, налогоплательщик получает возможность сохранения валовых расходов и имеет в своем распоряжении целый (следующий) отчетный налоговый период (квартал) для восстановления утраченных подтверждающих документов.
Также в случае утраты документов руководитель может издать приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств (с составлением актов-сверок с контрагентами и контролирующими органами по налогам и сборам (обязательным платежам)). Напомним, что согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69, проведение инвентаризации, например, является обязательным в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, по предписанию судебно-следственных органов, при установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи ценностей.
Предприятиям в данном случае также могут пригодиться разъяснения Госкомархива (Государственного комитета архивов Украины), который в письмах от 11.06.2007 г. № 02-904, от 28.09.2005 г. № 03-1170, от 07.10.2003 г. № 01-1248, от 19.12.2002 г. № 01-1078, от 11.03.2002 г. № 01-197 отмечал, что в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии следует предпринять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил № 16. Напомним, согласно этому подпункту, обнаружив пропажу документов, следует:
— осуществить их розыск,
— если розыск не увенчался успехом — составить акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме приложения 6 к Правилам № 16);
— назначить служебное расследование;
— издать приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов и дел;
— составить справку о причинах отсутствия документов и дел и передать ее в архив предприятия.
Итак, после того, как выявлены причины и перечень отсутствующей документации, можно приступать к восстановлению учетных данных.
Восстанавливаем документацию
Восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. И все же подробнее остановимся на первом случае, когда предприятие собирается это делать самостоятельно.
Для этого издается приказ о восстановлении утраченной документации, после чего по крупицам начинают собирать утерянные данные. Прежде всего, анализируется текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводится анализ периодов, смежных с «утраченными», и выявляются переходящие операции. Далее для восстановления документов предприятие может обратиться:
— к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.); не исключено, что в некоторых случаях для получения необходимой документации при этом придется совершить личный визит (особенно, если сделка с партнером, предположим, совершалась разово);
— в обслуживающий банк — чтобы получить выписку-реестр операций, проведенных по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Кстати, о возможности банков выдавать клиентам (по их требованию) дубликаты банковских выписок (в случае их утраты) говорится и в п. 5.7 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254 (на что также обращалось внимание в письме НБУ от 25.02.2005 г. № 12-112/310-1811 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 21);
— в свои налоговые органы — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций. А для более успешного разрешения дела и получения нужной документации советуем обратиться при этом непосредственно к руководителю налогового органа (начальнику ГНИ) с письменным заявлением, к которому приложить пояснительную записку и документы, поясняющие причины случившегося (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.).
Получив такими способами копии документов, предприятие восстанавливает собственную документацию. При этом Положение № 88, например, ничего не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов в ходе восстановления учетных данных. Вместе с тем если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа, то там можно встретить такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования, вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Кстати, признает дубликаты полноценными документами и судебная практика. Так, например, на то, что НДС-законодательство (Закон об НДС и Порядок № 165) не запрещают продавцу выдавать дубликат копии имеющейся у него налоговой накладной покупателю, отмечалось, в частности, в определение ВАСУ от 19.06.2007 г. (как видим, наличие этого дела, разрешенного в пользу налогоплательщика, говорит о том, что налоговики на местах порой недоверчиво относятся к дубликатам налоговых накладных).
На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Путем таких действий предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию. Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), значит, учет восстановлен полностью.
Если восстановить удалось не все
И все же до конца восстановить документы не всегда так уж и просто (особенно, например, в случае ликвидации контрагентов, или получения, например, с их стороны отказа в предоставлении копий и т. п.).
Здесь нужно отметить, что, к сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчение вины налогоплательщика в случае утраты документов. Поэтому если до конца все документы восстановить не удалось, на «невосстановленную часть» в учете придется осуществить соответствующие корректировки (в первую очередь откорректировать валовые расходы, налоговый кредит, при необходимости пересчитать налоги и т. д.).
Налог на прибыль и валовые расходы. Осуществляя корректировки, нужно учитывать особые, установленные п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль нормы, касающиеся случая утраты документации. Так, если налогоплательщик, желающий сохранить валовые расходы, воспользовался нормами этого подпункта (т. е. своевременно уведомил о пропаже подтверждающей документации налоговый орган), однако при этом (до конца следующего отчетного периода) так и не восстановил пропавшие «валоворасходные» документы, то по итогам такого следующего отчетного периода не подтвержденные документально расходы не признаются валовыми (со знаком «-» заполняется строка 05.2 декларации по налогу на прибыль) и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (такая пеня, по сути, представляет собой плату за отсрочку в корректировке валовых расходов; ее, на наш взгляд, налогоплательщик может отразить в строке 01.6 декларации по налогу на прибыль).
Вместе с тем Закон о налоге на прибыль не так уж и категоричен. И если впоследствии налогоплательщику все же удастся восстановить утраченные документы, то он имеет право в периоде восстановления включить уже подтвержденные расходы (причем с учетом ранее уплаченной пени) в валовые расходы. Заметим, что на эту возможность также указывает и п.п. 5.2.6 Закона о налоге на прибыль.
НДС и другие налоги. А вот в отношении НДС и других налоговых платежей подобных норм законодательства, предоставляющих «налоговую» отсрочку для восстановлении утраченной документации, к сожалению, не предусмотрено. Поэтому если подтверждающие документы утрачены, то «неподтвержденные» суммы будут считаться отраженными в налоговом учете неправомерно. А значит, налогоплательщику, к сожалению, предстоит провести соответствующие корректировки (в частности, откорректировать налоговый кредит и т. п.), используя при этом процедуру исправления ошибок. И сделать это лучше до начала проверки. Иначе у проверяющих появятся все основания для доначисления налоговых обязательств и применения финансовых санкций, освободить от которых вряд ли поможет пояснение причин отсутствия документов.
Если пропала первичка
Лишиться первичной документации для предприятия сродни форс-мажору. И все же в деятельности субъекта хозяйствования подчас могут возникнуть самые непредвиденные ситуации, в том числе и утрата документов. Причины тому бывают разные: пожар, наводнение, кража, халатность работников, проделки грызунов и прочее. Как быть в таком случае и что следует предпринять, чтобы спасти положение? Об этом мы сейчас и поговорим.
Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Как предусматривает ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Аналогичные требования можно встретить и в разделе 6 Положения № 88, посвященном сохранности учетной документации. Ну а поскольку документы, как известно, служат подтверждением всех происходящих на предприятии операций, то их отсутствие или преждевременная утрата будут расценены при проверке не иначе как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета. Итак, посмотрим, чем же грозит субъекту хозяйствования утрата первичной документации?
Чем грозит утрата первичной документации
Утеря документов может обернуться административной, финансовой, а в некоторых случаях даже и уголовной ответственностью.
Административная ответственность. Как предусмотрено ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете, ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, возлагается на собственников (руководителей) предприятия (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2003, № 102). Также из-за отсутствия документов может пострадать и главный бухгалтер — как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Ведь согласно КоАП за отсутствие подтверждающих документов должностным лицам может грозить следующая административная ответственность:
Административная ответственность за отсутствие первичной документации
Вид нарушения
Статья КоАП
Размер админштрафа
Примечание
1. Отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка
Ст. 1642
Админштраф в размере от 8 до 15 ннмдг (т. е. от 136 грн. до 255 грн.)
Рассматривать дела об административных правонарушениях в данном случае и налагать этот админштраф вправе органы государственной контрольно-ревизионной службы (ГосКРС) (ст. 2341 КоАП)
2. Отсутствие налогового учета, нарушение порядка ведения налогового учета
Ст. 1631
Админштраф в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 грн. до 170 грн.)
В данном случае протокол об административном правонарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривают дела об административных правонарушениях и налагают штраф суды (ст. 221 КоАП)
3. Необеспечение надлежащего состояния первичного учета
Ст. 1863
Админштраф в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 грн. до 255 грн.)
Налагать данный штраф вправе органы статистики, которые рассматривают дела об административных правонарушениях в этом случае (ст. 2443 КоАП)
По перечисленным нарушениям административная ответственность за утрату документов может грозить только должностным лицам. А вот обычного работника в случае утраты документов можно привлечь лишь к дисциплинарной ответственности.
Утеря документов и налоговый учет (финансовая ответственность). Утрата первичных документов может обернуться для налогоплательщика и финансовой ответственностью (налоговыми штрафами). Ведь в целях налогообложения, как известно, важно документальное подтверждение операций (в первую очередь это касается расходов налогоплательщика). Так, согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль не включаются в состав валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. А значит, суммы, попавшие в расходы, однако при этом не подтвержденные документально, при проверке будут расценены неправомерно отнесенными на валовые расходы. В результате объект налогообложения окажется заниженным и, как следствие, к налогоплательщику могут быть применены финансовые санкции (штрафы и пеня) за нарушение налогового законодательства.
Похожая ситуация возникает и в отношении НДС, где штрафоопасным может оказаться включение в налоговый кредит сумм НДС, не подтвержденных соответствующими документами (налоговыми накладными, кассовыми чеками, таможенными декларациями, транспортными билетами, гостиничными счетами и т. п.). При этом, как предусматривает п.п. 7.4.5 Закона об НДС, если суммы налога, предварительно включенные в состав налогового кредита, остаются не подтвержденными документально на момент проверки налогоплательщика налоговым органом, то налогоплательщик несет ответственность в виде финансовых санкций.
По ходу также отметим п.п. 4.3.1 Закона № 2181, который в случае неведения налогоплательщиком налогового учета или отсутствия соответствующих первичных документов говорит о возможности расчета налоговиками суммы налоговых обязательств налогоплательщика косвенными методами. Однако нужно заметить, что на практике эта норма пока так и не работает, и применить такие методы налоговики не могут, так как до сих пор нет закона, определяющего методику определения суммы налоговых обязательств косвенными методами, речь о которой идет в п.п. 4.3.3 Закона № 2181.
Уголовная ответственность. А вот преднамеренная порча документов (что, конечно, требует доказательства умысла в их уничтожении) может даже грозить уголовной ответственностью. Так, согласно ст. 357 УК умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенное с корыстным мотивом или в других личных интересах, караются штрафом до 50 ннмдг (т. е. до 850 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет. Если же документы при этом особо важны — штрафом до 70 ннмдг (т. е. до 1190 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 3 лет. Но это, будем надеяться, не наш случай. А потому выясним, как же действовать субъекту хозяйствования, обнаружившего пропажу документации.
Если обнаружили пропажу документов
Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание также и в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904).
Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов:
— (1) — руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;
— (2) — приказом формируется комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Заметим, что требований к составу и численности комиссии законодательство не выдвигает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Также для участия в работе комиссии (в зависимости от характера произошедшего события) могут приглашаться работники следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.10 Положения № 88);
— (3) — результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. Такой акт составляется в произвольной форме (правда, за его основу, например, может быть взята форма Акта о недостаче архивных дел (документов) из приложения 6 к Правилам № 16). В таком акте, как правило, описывается факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указываются лица, ответственные за сохранность документации с полученными от них письменными пояснениями, а также приводится перечень отсутствующих документов;
— (4) — при этом копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии), а также местному налоговому органу.
Кстати, уведомление налогового органа о случившемся важно и для налогового учета. Ведь это в интересах предприятия — плательщика налога на прибыль, желающего сохранить в данном случае право на валовые расходы. Так согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов, налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. При этом письменное заявление (произвольной формы) подается до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за текущий отчетный период, в котором обнаружена пропажа документов. В заявлении, на наш взгляд, стоит указать причины утраты документов, приложить документ, их подтверждающий (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.), а также акт комиссии.
В таком случае (после своевременного уведомления налоговиков) право на валовые расходы будет сохранено при условии, что недостающие документы будут восстановлены в ближайшем будущем — до окончания следующего отчетного периода. Например, если подтверждающие документы утрачены в I квартале 2009 года, то для «сохранности» валовых расходов предстоит уведомить о случившемся налоговиков, подав заявление до или вместе с декларацией по налогу на прибыль за I квартал (квартал утраты документов). При этом соответствующие суммы останутся в валовых расходах, если в течение следующего II квартала 2009 года предприятие восстановит утраченную документацию. Как видим, подав заявление, налогоплательщик получает возможность сохранения валовых расходов и имеет в своем распоряжении целый (следующий) отчетный налоговый период (квартал) для восстановления утраченных подтверждающих документов.
Также в случае утраты документов руководитель может издать приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств (с составлением актов-сверок с контрагентами и контролирующими органами по налогам и сборам (обязательным платежам)). Напомним, что согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69, проведение инвентаризации, например, является обязательным в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, по предписанию судебно-следственных органов, при установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи ценностей.
Предприятиям в данном случае также могут пригодиться разъяснения Госкомархива (Государственного комитета архивов Украины), который в письмах от 11.06.2007 г. № 02-904, от 28.09.2005 г. № 03-1170, от 07.10.2003 г. № 01-1248, от 19.12.2002 г. № 01-1078, от 11.03.2002 г. № 01-197 отмечал, что в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии следует предпринять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил № 16. Напомним, согласно этому подпункту, обнаружив пропажу документов, следует:
— осуществить их розыск,
— если розыск не увенчался успехом — составить акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме приложения 6 к Правилам № 16);
— назначить служебное расследование;
— издать приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов и дел;
— составить справку о причинах отсутствия документов и дел и передать ее в архив предприятия.
Итак, после того, как выявлены причины и перечень отсутствующей документации, можно приступать к восстановлению учетных данных.
Восстанавливаем документацию
Восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. И все же подробнее остановимся на первом случае, когда предприятие собирается это делать самостоятельно.
Для этого издается приказ о восстановлении утраченной документации, после чего по крупицам начинают собирать утерянные данные. Прежде всего, анализируется текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводится анализ периодов, смежных с «утраченными», и выявляются переходящие операции. Далее для восстановления документов предприятие может обратиться:
— к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.); не исключено, что в некоторых случаях для получения необходимой документации при этом придется совершить личный визит (особенно, если сделка с партнером, предположим, совершалась разово);
— в обслуживающий банк — чтобы получить выписку-реестр операций, проведенных по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Кстати, о возможности банков выдавать клиентам (по их требованию) дубликаты банковских выписок (в случае их утраты) говорится и в п. 5.7 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254 (на что также обращалось внимание в письме НБУ от 25.02.2005 г. № 12-112/310-1811 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 21);
— в свои налоговые органы — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций. А для более успешного разрешения дела и получения нужной документации советуем обратиться при этом непосредственно к руководителю налогового органа (начальнику ГНИ) с письменным заявлением, к которому приложить пояснительную записку и документы, поясняющие причины случившегося (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.).
Получив такими способами копии документов, предприятие восстанавливает собственную документацию. При этом Положение № 88, например, ничего не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов в ходе восстановления учетных данных. Вместе с тем если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа, то там можно встретить такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования, вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Кстати, признает дубликаты полноценными документами и судебная практика. Так, например, на то, что НДС-законодательство (Закон об НДС и Порядок № 165) не запрещают продавцу выдавать дубликат копии имеющейся у него налоговой накладной покупателю, отмечалось, в частности, в определение ВАСУ от 19.06.2007 г. (как видим, наличие этого дела, разрешенного в пользу налогоплательщика, говорит о том, что налоговики на местах порой недоверчиво относятся к дубликатам налоговых накладных).
На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Путем таких действий предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию. Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), значит, учет восстановлен полностью.
Если восстановить удалось не все
И все же до конца восстановить документы не всегда так уж и просто (особенно, например, в случае ликвидации контрагентов, или получения, например, с их стороны отказа в предоставлении копий и т. п.).
Здесь нужно отметить, что, к сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчение вины налогоплательщика в случае утраты документов. Поэтому если до конца все документы восстановить не удалось, на «невосстановленную часть» в учете придется осуществить соответствующие корректировки (в первую очередь откорректировать валовые расходы, налоговый кредит, при необходимости пересчитать налоги и т. д.).
Налог на прибыль и валовые расходы. Осуществляя корректировки, нужно учитывать особые, установленные п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль нормы, касающиеся случая утраты документации. Так, если налогоплательщик, желающий сохранить валовые расходы, воспользовался нормами этого подпункта (т. е. своевременно уведомил о пропаже подтверждающей документации налоговый орган), однако при этом (до конца следующего отчетного периода) так и не восстановил пропавшие «валоворасходные» документы, то по итогам такого следующего отчетного периода не подтвержденные документально расходы не признаются валовыми (со знаком «-» заполняется строка 05.2 декларации по налогу на прибыль) и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (такая пеня, по сути, представляет собой плату за отсрочку в корректировке валовых расходов; ее, на наш взгляд, налогоплательщик может отразить в строке 01.6 декларации по налогу на прибыль).
Вместе с тем Закон о налоге на прибыль не так уж и категоричен. И если впоследствии налогоплательщику все же удастся восстановить утраченные документы, то он имеет право в периоде восстановления включить уже подтвержденные расходы (причем с учетом ранее уплаченной пени) в валовые расходы. Заметим, что на эту возможность также указывает и п.п. 5.2.6 Закона о налоге на прибыль.
НДС и другие налоги. А вот в отношении НДС и других налоговых платежей подобных норм законодательства, предоставляющих «налоговую» отсрочку для восстановлении утраченной документации, к сожалению, не предусмотрено. Поэтому если подтверждающие документы утрачены, то «неподтвержденные» суммы будут считаться отраженными в налоговом учете неправомерно. А значит, налогоплательщику, к сожалению, предстоит провести соответствующие корректировки (в частности, откорректировать налоговый кредит и т. п.), используя при этом процедуру исправления ошибок. И сделать это лучше до начала проверки. Иначе у проверяющих появятся все основания для доначисления налоговых обязательств и применения финансовых санкций, освободить от которых вряд ли поможет пояснение причин отсутствия документов.
-
Биба
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1350
- З нами з: 21 липня 2011, 12:49
- Дякував (ла): 41 раз
- Подякували: 192 рази
Из НиБУ
Сроки хранения документов, порядок их сдачи в архив и уничтожение
Информация о каком-либо событии, происходящем у субъекта хозяйствования, отражается в определенных документах, которые являются первичными. В свою очередь, первичные документы служат как основой, так и подтверждением для отражения в его учете таких событий. Поэтому субъекту хозяйствования необходимо четко знать, как долго хранить такие документы, где их хранить и как правильно уничтожить (естественно, после истечения срока хранения). Об этом и пойдет речь в данной статье.
Наталия ДЗЮБА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В процессе ведения хозяйственной деятельности на предприятии происходит довольно-таки значительное накопление документов. Ведь необходимость наличия на предприятии документов, подтверждающих совершение той или иной операции, четко определена законодательством, примером чему служит п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль и п.п. 7.4.5 Закона об НДС.
Поэтому информацию, касающуюся каких-либо операций, совершившихся при осуществлении деятельности, предприятие обязано хранить, причем определенный срок.
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, а также другой документации определены Перечнем № 41. В Перечне № 41 сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:
— организации, в результате деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ) — графа 3 Перечня № 41: в соответствии с п.п. 2.3.1 Перечня № 41 к таким организациям относятся те организации, в деятельности которых образуются документы, представляющие историко-культурную ценность;
— организации, документы которых не подлежат передаче в НАФ, — графа 4 Перечня № 41. В результате деятельности большинства предприятий создаются документы, не представляющие ценности для НАФ.
Для идентификации принадлежности документов к НАФ Правила № 16 от предприятий требуют следующего:
а) не позднее одного года с начала деятельности предприятия обратиться в один из госархивов, в зоне комплектования которого они пребывают, для проведения экспертизы ценности документов (п.п. 4.2.1);
б) ежегодно проводить экспертизу ценности документов экспертной комиссией, созданной на предприятии (п.п. 4.5.1).
Согласно п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.
Для некоторых документов Перечень № 41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела.
Срок хранения документов, для которых в Перечне № 41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.
Для обозначения срока хранения некоторых документов в Перечне № 41 используется отметка «до ликвидации организации», что означает, что такие документы хранятся до инициации процедуры ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения.
Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического использования (п. 2.10 Перечня № 41).
Особо стоит отметить примечания, которые касаются документов с небольшим сроком хранения. Такие документы могут быть уничтожены только после завершения проверок государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. Это означает, что если налоговая проверка за период, к которому относятся такие документы, еще не проведена, то этот срок должен быть увеличен до окончания проверки. К таким документам в основном относятся все первичные документы, на основании которых происходит отражение операций в учете и которые служат подтверждением данных, приведенных в отчетности.
Документация по учету основных средств (инвентаризационные карточки и журналы учета, паспорта зданий, сооружений, оборудования) должна храниться до момента ликвидации таких объектов.
Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 2.11 Перечня № 41). В то же время они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предприятия или организации.
Правила № 16 выделяют следующие группы документов, образующихся в процессе деятельности субъектов хозяйствования:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ;
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены, которые, в свою очередь, делятся на:
— документы длительного (более 10 лет) хранения;
— документы временного (до 10 лет включительно) хранения;
3) документы по личному составу. Выделение в отдельную группу этих документов связано с длительным сроком их хранения (до 75 лет), а также с особой важностью данных документов для работников предприятия при назначении пенсий и различных видов пособий.
В соответствии с нормами Закона № 3814 на предприятии создается экспертная комиссия, которая осуществляет экспертизу ценности документов на разных этапах работы с ними — при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела, проверке правильности отнесения документов к делам, во время подготовки дел к последующему хранению.
Такая комиссия является совещательным органом и состоит из работников предприятия и представителя местного госархива. Заседания экспертной комиссии должны проходить не реже одного раза в год и являются правомочными, если на заседании присутствует не менее 2/3 ее состава. Решения комиссии принимаются большинством и оформляются протоколом. Так, одним из полномочий экспертной комиссии является организация и проведение совместно с соответствующими службами предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
Как хранить документы
В соответствии с п. 2.1 Правил № 16 на предприятиях для хранения документов, законченных в делопроизводстве, создаются архивы. При этом архив может либо создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, либо входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. д.). На малочисленных предприятиях ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил № 16).
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Передаются они в архив через 2 года после окончания их в делопроизводстве в упорядоченном состоянии (абзац второй п. 2.7 Правил № 16).
Что касается дел временного хранения (до 10 лет включительно), то они могут передаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.
Документы постоянного (длительного) хранения должны быть оформлены в соответствии с особыми требованиями:
1. Дело должно быть подшито или переплетено. При наличии особо ценных документов, а также незатребованных личных документов они вкладываются в отдельный конверт, который потом подшивается к делу.
2. На документы, включенные в дело, необходимо составить внутреннюю опись.
3. В конце дела необходимо разместить заверительную надпись, в которой указываются:
— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;
— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками из газет;
— номера листов большого формата;
— номера конвертов с вложениями и их количество.
Любые изменения в деле (замена оригиналов на копии, добавление документов) необходимо отметить в такой надписи. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с расшифровкой подписи, должности и даты составления.
4. Страницы дела необходимо пронумеровать. Причем нумеруются все страницы, кроме заверительной надписи и внутренней описи. Номер листа проставляется арабскими цифрами в правом верхнем углу. Листы дел, которые состоят из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Хранение вне предприятия
Обратите внимание: хранение документов может осуществляться предприятием не только самостоятельно. При отсутствии свободного места для хранения документов предприятие может их передавать на временное или постоянное хранение в местное архивное учреждение. Прием документов на хранение осуществляется архивными учреждениями, как правило, на платной основе. Для подтверждения понесенных расходов предприятие должно иметь:
— приказ руководителя о необходимости передачи документов на хранение в местный архив;
— акт приема-передачи выполненных работ архивного учреждения;
— документ, подтверждающий оплату услуг хранения (приходный кассовый ордер либо платежное поручение);
— опись документов с отметками работника архивного учреждения о наличии (отсутствии) переданных дел.
Правильно уничтожаем документы
Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 41, могут быть уничтожены. Однако при этом необходимо соблюсти определенную процедуру, предшествующую их уничтожению, которая установлена Правилами № 16.
Отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после создания сводных описей дел предприятия длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период. Обращаем внимание, что запрещается отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в номенклатуре дел. Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого документа.
Акт об изъятии документов для уничтожения (форма приведена в приложении 7 к Правилам № 16) рассматривается экспертной комиссией предприятия одновременно со сводными описями. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется протоколом. Приведем образец его составления.
Одобренные экспертной комиссией предприятия акты вместе с описями дел по личному составу подаются на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Затем акт об изъятии для уничтожения документов утверждает руководитель предприятия, и только после этого предприятие имеет право уничтожить документы. Таким образом, без согласования акта с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива уничтожать документы нельзя.
Дела включаются в акт об изъятии для уничтожения, если срок их хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт. Например, в 2009 году в акт могут включаться дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством до 1 января 2006 года. Если дела должны храниться 5 лет, то в акт об изъятии для уничтожения в 2009 году могут быть включены дела, законченные в делопроизводстве до 1 января 2004 года. При этом следует учитывать такие примечания к статьям Перечня № 41 относительно начала исчисления сроков хранения, как «По истечении срока договора», «После вывода объекта из эксплуатации» и т. п.
Особо следует обратить внимание на примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства».
Напомним, что согласно п.п. 15.1.1 Закона № 2181 налоговый орган имеет право доначислить сумму налогового обязательства не позднее 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации, а если она подана позднее — за днем ее фактического предоставления. На этом основании некоторые налогоплательщики считают, что по истечении 3 лет хранить документы, связанные с исчислением налогов и сборов, не обязательно даже в том случае, если проверка налоговых органов не проводилась.
Однако Государственный комитет архивов Украины в письме от 19.09.2003 г. № 02-1163 со ссылкой на ГНАУ разъяснил, что примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства» не теряет своего значения в условиях действия Закона № 2181. Таким образом, даже по истечении сроков хранения документы, имеющие указанное примечание, не могут быть уничтожены, если проверка налоговых органов за этот период не была проведена. Это связано с тем, что в некоторых случаях (п.п. 15.1.2 Закона № 2181) налоговое обязательство может быть начислено без соблюдения срока давности.
Кроме того, из разъяснения Государственного комитета архивов Украины (см. письмо от 06.03.2007 г. № 01-321) следует, что если проверка на предприятии не проводилась 5 или 10 лет, документы уничтожать нельзя. Предприятию необходимо обратиться в государственную налоговую администрацию по вопросу ее проведения. Только после проведения проверки предприятие вправе изъять и уничтожить документы, срок хранения которых истек.
Акт об изъятии для уничтожения составляется в двух экземплярах на все дела предприятия в целом. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Акты имеют сплошную нумерацию начиная с № 1.
Приведем пример составления акта об изъятии документов для уничтожения.
№ п/п
Заголовок справ або груповий заголовок справ
Дата справи або крайні дати справ
Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)
Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом
Кіль-кість справ (томів, частин)
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
Примітка
1
2
3
4
5
6
7
8
Бухгалтерия
1
Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладних, квитанций, чекових книжек
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
03-14
2
3 года (ст. 325)
При условии завершения проверки ГНИ Акт проверки ГНИ в Червонозаводском районе г. Харькова № 1278/32-7/42162314 от 27.01.2009) за период с 01.07.2006 по 30.09.2008
2
Кассовая книга
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
03-15
2
3 года (ст. 322)
При условии завершения проверки ГНИ
...
Отдел кадров
28
Приказы директора ООО «Авеника» о предоставлении отпусков
2003
1 за 2003 г.
06-05
1
5 лет (ст. 16 «в»)
—
29
Табеля (графики) выхода на работу работников ООО «Авеника»
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
06-08
2
1 год (ст. 415)
—
...
Вместе с актом на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива подается письмо произвольной формы с просьбой рассмотреть и согласовать акт. Письмо может иметь следующий вид.
Дела, изъятые для уничтожения, после согласования и утверждения актов сдаются предприятиям по заготовке вторсырья по приемо-сдаточным накладным (именно они служат подтверждением передачи документов заготовительному предприятию), в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов к уничтожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве предприятия.
Рассмотрим учет сдачи макулатуры заготовительному предприятию на примере.
Пример. Предприятие ООО «Авеника» передает заготовительному предприятию ООО «Экотек» макулатуру весом 111 кг на сумму 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.). В учете такую операцию следует отразить следующим образом.
Учет сдачи макулатуры предприятию по заготовке вторсырья
№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Сумма, грн.
Налоговый учет
Дт
Кт
ВД
ВР
1
2
3
4
5
6
7
1
Оприходованы на склад дела для уничтожения как макулатура по цене возможной реализации
209
719
50
—
—
2
Макулатура сдана предприятию по заготовке вторсырья
377
712
60
50
—
3
Начислены налоговые обязательства по НДС
712
641
10
—
—
4
Списана балансовая стоимость отгруженной макулатуры
943
209
50
—
—
5
Поступила оплата за макулатуру
311 (301)
377
60
—
—
6
Отражен финансовый результат
791
943
50
—
—
712
791
50
—
—
719
791
50
—
—
Если объем дел, изъятых для уничтожения, небольшой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка. На это обращал внимание и Государственный комитет архивов Украины в письме от 12.01.2001 г. № 05-26. Однако определение «незначительности» объема дел для самостоятельного уничтожения Госкомархив не приводит. По-видимому, здесь следует ориентироваться на то, чтобы при сжигании не был причинен вред окружающей среде.
Сроки хранения документов, порядок их сдачи в архив и уничтожение
Информация о каком-либо событии, происходящем у субъекта хозяйствования, отражается в определенных документах, которые являются первичными. В свою очередь, первичные документы служат как основой, так и подтверждением для отражения в его учете таких событий. Поэтому субъекту хозяйствования необходимо четко знать, как долго хранить такие документы, где их хранить и как правильно уничтожить (естественно, после истечения срока хранения). Об этом и пойдет речь в данной статье.
Наталия ДЗЮБА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В процессе ведения хозяйственной деятельности на предприятии происходит довольно-таки значительное накопление документов. Ведь необходимость наличия на предприятии документов, подтверждающих совершение той или иной операции, четко определена законодательством, примером чему служит п. 3 ст. 8 Закона о бухучете, п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль и п.п. 7.4.5 Закона об НДС.
Поэтому информацию, касающуюся каких-либо операций, совершившихся при осуществлении деятельности, предприятие обязано хранить, причем определенный срок.
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, а также другой документации определены Перечнем № 41. В Перечне № 41 сроки хранения дифференцированы по двум группам организаций:
— организации, в результате деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ) — графа 3 Перечня № 41: в соответствии с п.п. 2.3.1 Перечня № 41 к таким организациям относятся те организации, в деятельности которых образуются документы, представляющие историко-культурную ценность;
— организации, документы которых не подлежат передаче в НАФ, — графа 4 Перечня № 41. В результате деятельности большинства предприятий создаются документы, не представляющие ценности для НАФ.
Для идентификации принадлежности документов к НАФ Правила № 16 от предприятий требуют следующего:
а) не позднее одного года с начала деятельности предприятия обратиться в один из госархивов, в зоне комплектования которого они пребывают, для проведения экспертизы ценности документов (п.п. 4.2.1);
б) ежегодно проводить экспертизу ценности документов экспертной комиссией, созданной на предприятии (п.п. 4.5.1).
Согласно п. 2.9 Перечня № 41 исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.
Для некоторых документов Перечень № 41 определяет срок хранения путем указания «75 лет — «В», где «В» означает возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела.
Срок хранения документов, для которых в Перечне № 41 стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самими предприятиями.
Для обозначения срока хранения некоторых документов в Перечне № 41 используется отметка «до ликвидации организации», что означает, что такие документы хранятся до инициации процедуры ликвидации предприятия, после чего они подлежат экспертизе ценности, по результатам которой те из них, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются в соответствующие архивные учреждения.
Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «постоянно», также подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического использования (п. 2.10 Перечня № 41).
Особо стоит отметить примечания, которые касаются документов с небольшим сроком хранения. Такие документы могут быть уничтожены только после завершения проверок государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. Это означает, что если налоговая проверка за период, к которому относятся такие документы, еще не проведена, то этот срок должен быть увеличен до окончания проверки. К таким документам в основном относятся все первичные документы, на основании которых происходит отражение операций в учете и которые служат подтверждением данных, приведенных в отчетности.
Документация по учету основных средств (инвентаризационные карточки и журналы учета, паспорта зданий, сооружений, оборудования) должна храниться до момента ликвидации таких объектов.
Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 2.11 Перечня № 41). В то же время они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предприятия или организации.
Правила № 16 выделяют следующие группы документов, образующихся в процессе деятельности субъектов хозяйствования:
1) документы постоянного хранения. К таким документам, в частности, относятся документы НАФ;
2) документы с установленным сроком хранения, после истечения которого они могут быть уничтожены, которые, в свою очередь, делятся на:
— документы длительного (более 10 лет) хранения;
— документы временного (до 10 лет включительно) хранения;
3) документы по личному составу. Выделение в отдельную группу этих документов связано с длительным сроком их хранения (до 75 лет), а также с особой важностью данных документов для работников предприятия при назначении пенсий и различных видов пособий.
В соответствии с нормами Закона № 3814 на предприятии создается экспертная комиссия, которая осуществляет экспертизу ценности документов на разных этапах работы с ними — при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела, проверке правильности отнесения документов к делам, во время подготовки дел к последующему хранению.
Такая комиссия является совещательным органом и состоит из работников предприятия и представителя местного госархива. Заседания экспертной комиссии должны проходить не реже одного раза в год и являются правомочными, если на заседании присутствует не менее 2/3 ее состава. Решения комиссии принимаются большинством и оформляются протоколом. Так, одним из полномочий экспертной комиссии является организация и проведение совместно с соответствующими службами предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения.
Как хранить документы
В соответствии с п. 2.1 Правил № 16 на предприятиях для хранения документов, законченных в делопроизводстве, создаются архивы. При этом архив может либо создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, либо входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. д.). На малочисленных предприятиях ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил № 16).
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Передаются они в архив через 2 года после окончания их в делопроизводстве в упорядоченном состоянии (абзац второй п. 2.7 Правил № 16).
Что касается дел временного хранения (до 10 лет включительно), то они могут передаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.
Документы постоянного (длительного) хранения должны быть оформлены в соответствии с особыми требованиями:
1. Дело должно быть подшито или переплетено. При наличии особо ценных документов, а также незатребованных личных документов они вкладываются в отдельный конверт, который потом подшивается к делу.
2. На документы, включенные в дело, необходимо составить внутреннюю опись.
3. В конце дела необходимо разместить заверительную надпись, в которой указываются:
— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;
— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками из газет;
— номера листов большого формата;
— номера конвертов с вложениями и их количество.
Любые изменения в деле (замена оригиналов на копии, добавление документов) необходимо отметить в такой надписи. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с расшифровкой подписи, должности и даты составления.
4. Страницы дела необходимо пронумеровать. Причем нумеруются все страницы, кроме заверительной надписи и внутренней описи. Номер листа проставляется арабскими цифрами в правом верхнем углу. Листы дел, которые состоят из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.
Хранение вне предприятия
Обратите внимание: хранение документов может осуществляться предприятием не только самостоятельно. При отсутствии свободного места для хранения документов предприятие может их передавать на временное или постоянное хранение в местное архивное учреждение. Прием документов на хранение осуществляется архивными учреждениями, как правило, на платной основе. Для подтверждения понесенных расходов предприятие должно иметь:
— приказ руководителя о необходимости передачи документов на хранение в местный архив;
— акт приема-передачи выполненных работ архивного учреждения;
— документ, подтверждающий оплату услуг хранения (приходный кассовый ордер либо платежное поручение);
— опись документов с отметками работника архивного учреждения о наличии (отсутствии) переданных дел.
Правильно уничтожаем документы
Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 41, могут быть уничтожены. Однако при этом необходимо соблюсти определенную процедуру, предшествующую их уничтожению, которая установлена Правилами № 16.
Отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляются после создания сводных описей дел предприятия длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период. Обращаем внимание, что запрещается отбор документов для дальнейшего уничтожения на основании заголовков дел в номенклатуре дел. Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого документа.
Акт об изъятии документов для уничтожения (форма приведена в приложении 7 к Правилам № 16) рассматривается экспертной комиссией предприятия одновременно со сводными описями. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется протоколом. Приведем образец его составления.
Одобренные экспертной комиссией предприятия акты вместе с описями дел по личному составу подаются на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. Затем акт об изъятии для уничтожения документов утверждает руководитель предприятия, и только после этого предприятие имеет право уничтожить документы. Таким образом, без согласования акта с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива уничтожать документы нельзя.
Дела включаются в акт об изъятии для уничтожения, если срок их хранения закончился до 1 января года, в котором составлен акт. Например, в 2009 году в акт могут включаться дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством до 1 января 2006 года. Если дела должны храниться 5 лет, то в акт об изъятии для уничтожения в 2009 году могут быть включены дела, законченные в делопроизводстве до 1 января 2004 года. При этом следует учитывать такие примечания к статьям Перечня № 41 относительно начала исчисления сроков хранения, как «По истечении срока договора», «После вывода объекта из эксплуатации» и т. п.
Особо следует обратить внимание на примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства».
Напомним, что согласно п.п. 15.1.1 Закона № 2181 налоговый орган имеет право доначислить сумму налогового обязательства не позднее 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока предоставления налоговой декларации, а если она подана позднее — за днем ее фактического предоставления. На этом основании некоторые налогоплательщики считают, что по истечении 3 лет хранить документы, связанные с исчислением налогов и сборов, не обязательно даже в том случае, если проверка налоговых органов не проводилась.
Однако Государственный комитет архивов Украины в письме от 19.09.2003 г. № 02-1163 со ссылкой на ГНАУ разъяснил, что примечание «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства» не теряет своего значения в условиях действия Закона № 2181. Таким образом, даже по истечении сроков хранения документы, имеющие указанное примечание, не могут быть уничтожены, если проверка налоговых органов за этот период не была проведена. Это связано с тем, что в некоторых случаях (п.п. 15.1.2 Закона № 2181) налоговое обязательство может быть начислено без соблюдения срока давности.
Кроме того, из разъяснения Государственного комитета архивов Украины (см. письмо от 06.03.2007 г. № 01-321) следует, что если проверка на предприятии не проводилась 5 или 10 лет, документы уничтожать нельзя. Предприятию необходимо обратиться в государственную налоговую администрацию по вопросу ее проведения. Только после проведения проверки предприятие вправе изъять и уничтожить документы, срок хранения которых истек.
Акт об изъятии для уничтожения составляется в двух экземплярах на все дела предприятия в целом. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу. Акты имеют сплошную нумерацию начиная с № 1.
Приведем пример составления акта об изъятии документов для уничтожения.
№ п/п
Заголовок справ або груповий заголовок справ
Дата справи або крайні дати справ
Номери описів (номен-клатур) за рік (роки)
Індекс справи (тому, частини) за номен-клатурою або номер справи за описом
Кіль-кість справ (томів, частин)
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
Примітка
1
2
3
4
5
6
7
8
Бухгалтерия
1
Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладних, квитанций, чекових книжек
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
03-14
2
3 года (ст. 325)
При условии завершения проверки ГНИ Акт проверки ГНИ в Червонозаводском районе г. Харькова № 1278/32-7/42162314 от 27.01.2009) за период с 01.07.2006 по 30.09.2008
2
Кассовая книга
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
03-15
2
3 года (ст. 322)
При условии завершения проверки ГНИ
...
Отдел кадров
28
Приказы директора ООО «Авеника» о предоставлении отпусков
2003
1 за 2003 г.
06-05
1
5 лет (ст. 16 «в»)
—
29
Табеля (графики) выхода на работу работников ООО «Авеника»
2004 — 2005
1, 2 за 2004 — 2005 гг.
06-08
2
1 год (ст. 415)
—
...
Вместе с актом на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива подается письмо произвольной формы с просьбой рассмотреть и согласовать акт. Письмо может иметь следующий вид.
Дела, изъятые для уничтожения, после согласования и утверждения актов сдаются предприятиям по заготовке вторсырья по приемо-сдаточным накладным (именно они служат подтверждением передачи документов заготовительному предприятию), в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов к уничтожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве предприятия.
Рассмотрим учет сдачи макулатуры заготовительному предприятию на примере.
Пример. Предприятие ООО «Авеника» передает заготовительному предприятию ООО «Экотек» макулатуру весом 111 кг на сумму 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.). В учете такую операцию следует отразить следующим образом.
Учет сдачи макулатуры предприятию по заготовке вторсырья
№ п/п
Содержание хозяйственной операции
Бухгалтерский учет
Сумма, грн.
Налоговый учет
Дт
Кт
ВД
ВР
1
2
3
4
5
6
7
1
Оприходованы на склад дела для уничтожения как макулатура по цене возможной реализации
209
719
50
—
—
2
Макулатура сдана предприятию по заготовке вторсырья
377
712
60
50
—
3
Начислены налоговые обязательства по НДС
712
641
10
—
—
4
Списана балансовая стоимость отгруженной макулатуры
943
209
50
—
—
5
Поступила оплата за макулатуру
311 (301)
377
60
—
—
6
Отражен финансовый результат
791
943
50
—
—
712
791
50
—
—
719
791
50
—
—
Если объем дел, изъятых для уничтожения, небольшой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка. На это обращал внимание и Государственный комитет архивов Украины в письме от 12.01.2001 г. № 05-26. Однако определение «незначительности» объема дел для самостоятельного уничтожения Госкомархив не приводит. По-видимому, здесь следует ориентироваться на то, чтобы при сжигании не был причинен вред окружающей среде.
-
Galina V
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1081
- З нами з: 15 жовтня 2010, 01:40
- Дякував (ла): 190 разів
- Подякували: 246 разів
Ау, люди милые!#g_cray2# #thank2#
Может у кого есть образец приказа по предприятию на уничтожение документов после срока хранения?#help# #help#
Понимаю что можно составить, но так не хочется еще и на это время тратить.#blush#
Вот бы шаблон чик.#blush#
Все за ранее "огромный мерси"#kiss#
Может у кого есть образец приказа по предприятию на уничтожение документов после срока хранения?#help# #help#
Понимаю что можно составить, но так не хочется еще и на это время тратить.#blush#
Вот бы шаблон чик.#blush#
Все за ранее "огромный мерси"#kiss#
-
Ир4ик
- Акула НКУ
- Повідомлень: 5788
- З нами з: 28 липня 2011, 00:58
- Дякував (ла): 3704 рази
- Подякували: 2325 разів
Мне тоже очень надо, я сейчас как раз этим занимаюсь[-o< [-o< [-o< [-o<Galina V писав:Ау, люди милые!#g_cray2# #thank2#
Может у кого есть образец приказа по предприятию на уничтожение документов после срока хранения?#help# #help#
Понимаю что можно составить, но так не хочется еще и на это время тратить.#blush#
Вот бы шаблон чик.#blush#
Все за ранее "огромный мерси"#kiss#
-
Galina V
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1081
- З нами з: 15 жовтня 2010, 01:40
- Дякував (ла): 190 разів
- Подякували: 246 разів
Я нашла примерный актик, могу сбросить.#blush#Ир4ик писав:Мне тоже очень надо, я сейчас как раз этим занимаюсь[-o< [-o< [-o< [-o<Galina V писав:Ау, люди милые!#g_cray2# #thank2#
Может у кого есть образец приказа по предприятию на уничтожение документов после срока хранения?#help# #help#
Понимаю что можно составить, но так не хочется еще и на это время тратить.#blush#
Вот бы шаблон чик.#blush#
Все за ранее "огромный мерси"#kiss#
-
IrinkaSvetl
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 3240
- З нами з: 24 березня 2011, 04:30
- Дякував (ла): 1696 разів
- Подякували: 3006 разів
ССылки из своей коллекции по данной теме))
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ
Каждому документу - свой срок (с. 50, 15)
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Уничтожение «старых» документов
Уничтожение архивной документации
Акт
на списання бланків службових документів
"___" ___________ 200____ р. Місто _____________________
Нами ________________________________________________________
__________________________________________________________________
(зазначити посаду, прізвище, ім'я та по батькові) складено цей акт
у тому, що за період з "___" ___________ 20___ р.
по "___" ___________ 20___ р. ________________________________________________________________ (повне найменування підприємства, установи або організації)
зіпсовано ________________________________________________________
(зазначити причину зіпсування)
"_________" штук бланків службових документів
________________________________________________________________ (перелічити серію і номер кожного бланка
які знищені шляхом спалення.
Підписи:
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ
Каждому документу - свой срок (с. 50, 15)
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Уничтожение «старых» документов
Уничтожение архивной документации
Акт
на списання бланків службових документів
"___" ___________ 200____ р. Місто _____________________
Нами ________________________________________________________
__________________________________________________________________
(зазначити посаду, прізвище, ім'я та по батькові) складено цей акт
у тому, що за період з "___" ___________ 20___ р.
по "___" ___________ 20___ р. ________________________________________________________________ (повне найменування підприємства, установи або організації)
зіпсовано ________________________________________________________
(зазначити причину зіпсування)
"_________" штук бланків службових документів
________________________________________________________________ (перелічити серію і номер кожного бланка
які знищені шляхом спалення.
Підписи:
-
Galina V
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1081
- З нами з: 15 жовтня 2010, 01:40
- Дякував (ла): 190 разів
- Подякували: 246 разів
Спасибо, IrinkaSvetl, я почти все это уже перелопатила, ну пусть не совсем по этим адресам, но и по ним тоже, вот теперь шаблончики хочется #blush#
А акт есть установленного образца, хотя и Ваш хорош, при своей простоте и короткости.
Я вот что нашла:
_________________________________
(наименование предприятия)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
"___"_______ 199_ г. Nо. _____ руководителя предприятия
гор. _________________________
_____________________________
(подпись, И.О. Фамилия)
О выделении к уничтожению
документов и дел
Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 199__ г.
Составлен экспертной комиссией
Председатель комиссии ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии ________________________________
________________________________
________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня), отобрала
к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела,
отложившиеся в деятельности предприятия:
+-------------------------------------------------------------------+
¦ No. ¦ Годы доку-¦ Заголовки до- ¦ Поясне- ¦ Количество ¦ Номера ¦
¦ п/п ¦ ментов и ¦ кументов и дел¦ ния ¦ документов ¦ статей ¦
¦ ¦ дел ¦/групповые или ¦ ¦ и дел ¦ по ¦
¦ ¦ ¦индивидуальные/¦ ¦ ¦ перечню¦
¦ ¦ ¦ индекс дел по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ номенклатуре, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------+---------------+---------+------------+--------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------------------------------+
Всего дел ___________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель ЭК _________________________
Члены ЭК _________________________
_________________________
_________________________
[Этот пункт, при малых количествах в приказе можно заменить "сожжением" без нанесения вреда окруж среде.]
Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного
сырья по приемо-сдаточной накладной Nо. ____ от "___"_______ 199__ г.
Председатель ЭК ___________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___"________ 199__ г.
В дело Nо. __________ ___________________________________
"___"_______ 199__ г. (подпись) (расшифровка подписи)
А акт есть установленного образца, хотя и Ваш хорош, при своей простоте и короткости.
Я вот что нашла:
_________________________________
(наименование предприятия)
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
"___"_______ 199_ г. Nо. _____ руководителя предприятия
гор. _________________________
_____________________________
(подпись, И.О. Фамилия)
О выделении к уничтожению
документов и дел
Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 199__ г.
Составлен экспертной комиссией
Председатель комиссии ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии ________________________________
________________________________
________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Присутствовали ________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня), отобрала
к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение следующие документы и дела,
отложившиеся в деятельности предприятия:
+-------------------------------------------------------------------+
¦ No. ¦ Годы доку-¦ Заголовки до- ¦ Поясне- ¦ Количество ¦ Номера ¦
¦ п/п ¦ ментов и ¦ кументов и дел¦ ния ¦ документов ¦ статей ¦
¦ ¦ дел ¦/групповые или ¦ ¦ и дел ¦ по ¦
¦ ¦ ¦индивидуальные/¦ ¦ ¦ перечню¦
¦ ¦ ¦ индекс дел по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ номенклатуре, ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----------+---------------+---------+------------+--------¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------------------------------------------+
Всего дел ___________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Председатель ЭК _________________________
Члены ЭК _________________________
_________________________
_________________________
[Этот пункт, при малых количествах в приказе можно заменить "сожжением" без нанесения вреда окруж среде.]
Документы сданы для уничтожения конторе по заготовке вторичного
сырья по приемо-сдаточной накладной Nо. ____ от "___"_______ 199__ г.
Председатель ЭК ___________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
"___"________ 199__ г.
В дело Nо. __________ ___________________________________
"___"_______ 199__ г. (подпись) (расшифровка подписи)
-
Ир4ик
- Акула НКУ
- Повідомлень: 5788
- З нами з: 28 липня 2011, 00:58
- Дякував (ла): 3704 рази
- Подякували: 2325 разів