Хто заповнює Авансовий звіт
Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм або у самозайнятої особи (п.5 Порядку N 996).
Та, як видно з бланку Звіту, свої відмітки також роблять бухгалтер/касир (особа, що видала кошти) та директор.
Відповідно до п. 5 Порядку N 996, працівник, що отримав підзвітні кошти, повинен заповнити всі графи Звіту, окрім: -"Звіт перевірено";
-"Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером";
-бухгалтерські проведення;
-розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт - ці графи заповнює особа, що видала такі кошти (бухгалтер чи касир);
"Звіт затверджено" – підписує керівник підприємства (абз. 3 п. 5 Порядку N 996).
У випадку закордонного відрядження авансовий звіт потрібно заповнювати у гривнях та у валюті (п. 3 ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України" N 996-ХІV від 16.07.99 р.). http://www.vlasnasprava.info/ru/legisla ... c&id=13808
Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім:
«Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом). http://banknews.com.ua/14301.html Порядок составления Отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет
Если сумма незначительная, то , я думаю нет ничего страшного в том, что вы будете должны сотруднику. А если речь идет о значительных суммах и долг сотруднику не закрыт до конца налогового периода, тогда нужно хотя бы составить договор о том, что сотрудник за свои средства может совершать какие-то приобретения и оговорить сроки возврата перерасхода.