Аванс на загран командировку
-
PAN
- Гений
- Повідомлень: 312
- З нами з: 14 червня 2011, 07:36
- Дякував (ла): 9 разів
- Подякували: 6 разів
Добрый день всем, подскажите, директор отправляет менеджера в коммандировку в Россию, принимать товар, как мне выдать аванс? Нужно выдать аванс в той валюте куда едет сотрудник, как это сделать и как отображать в учете подскажите!!!
-
Биба
- Светоч Мысли
- Повідомлень: 1350
- З нами з: 21 липня 2011, 12:49
- Дякував (ла): 41 раз
- Подякували: 192 рази
из НиБУ
Направляя работника в загранкомандировку, предприятие обязано обеспечить работника авансом на текущие командировочные расходы в размерах согласно установленным нормам. Причем, как указано в п. 1.2 раздела II Инструкции № 59, аванс выплачивается в национальной валюте страны, куда направляются работники, или в свободно конвертируемой валюте.Если при выдаче аванса общая сумма иностранной валюты имеет дробную часть, то возможно применение арифметического правила округления до целой единицы.
Как видим, из упомянутой нормы п. 1.2 раздела II Инструкции № 59 можно сделать два очень важных вывода.
Во-первых, обеспечение работника валютой для финансирования его потребностей в стране пребывания не право, а обязанность предприятия. Поэтому невыдача аванса на командировку за границу, так же как и аванса на командировки по Украине, является нарушением законодательства о труде и влечет за собой ответственность в виде административного штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.).
Во-вторых, аванс на командировку за пределы Украины предприятие должно выдавать в национальной валюте страны пребывания или в свободно конвертируемой валюте. То есть Инструкция № 59 не предусматривает возможности выдачи аванса в национальной валюте Украины в случае командировки за границу. А раз так, то предоставление аванса на командировку за границу в гривнях не допускается.
Однако часто на практике у предприятия, отправляющего своего работника в загранкомандировку, возникает необходимость выдать ему денежный аванс не только в валюте, но и в гривнях (например, для покупки проездных билетов к месту командирования или каких-либо услуг на территории Украины). В связи с этим возникает закономерный вопрос: не противоречит ли частичная выплата аванса в национальной валюте требованиям действующего законодательства, в частности Инструкции № 59?
По нашему мнению, ограничение, предусмотренное п. 1.2 раздела II Инструкции № 59, касается тех сумм, которые выплачиваются работнику для финансирования текущих расходов именно в стране пребывания, а не аванса в целом. Поэтому предприятие может выдать аванс своему работнику частично в гривнях, а частично — в инвалюте. При этом для подтверждения частичной выдачи аванса в национальной валюте такую выплату следует предусмотреть в смете командировочных расходов.
Дополнительным подтверждением нашему выводу служат положения п. 1.7 раздела II Инструкции № 59, в котором предусмотрено, что расходы, осуществленные за период проезда по территории Украины при командировке за границу, возмещаются в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины, т. е. в валюте Украины (в гривнях).
Не возражает против частичного гривневого аванса и Минфин, который в письме от 04.06.2007 г. № 31-26030-12/23-3982/4279 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11) указывает, что обеспечение работника, командированного за границу, авансом как в гривнях (для осуществления расходов во время проезда по территории Украины), так и в иностранной валюте (для осуществления необходимых расходов за границей) в соответствии с приведенными в смете расходами полностью согласуется с положениями Инструкции № 59.
Аванс командированному работнику может быть выдан наличными денежными средствами либо перечислен в безналичной форме на соответствующий карточный счет для использования с применением платежных карточек.
Для обеспечения работника «наличным» авансом в иностранной валюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в учреждении банка (при наличии денежных средств на валютном счете), либо специально через уполномоченный банк приобрести валюту на межбанковском валютном рынке (если средств на валютном счете недостаточно).
Обратите внимание: приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически не допускается, поскольку это является нарушением установленных НБУ порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины (см. письмо НБУ от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, спецвыпуск № 7).
Дело в том, что согласно требованиям п. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 торговля иностранной валютой на территории Украины резидентами и нерезидентами — юридическими лицами должна осуществляться только через уполномоченные банки и другие финансовые учреждения, получившие лицензию на торговлю иностранной валютой НБУ, исключительно на межбанковском валютном рынке Украины.
Игнорирование этой нормы согласно п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 влечет за собой наложение штрафа в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) указанных операций, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день их осуществления.
Если у предприятия есть валютный счет и на нем достаточная сумма иностранной валюты, то для выдачи аванса на командировку предприятию нужно только получить соответствующую сумму в учреждении банка.
Порядок использования юридическими лицами наличной иностранной валюты с собственных текущих счетов регулируется Правилами № 200.
В соответствии с п. 2.1 указанных Правил резиденты — юридические лица имеют право использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения расходов на командирование работников за границу, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей).
При этом следует иметь в виду, что согласно п. 8.14 Правил № 200 наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами — резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, должна быть использована исключительно на те цели, на которые она была выдана.
Выдача наличной иностранной валюты с текущего счета юридического лица осуществляется уполномоченным банком на основании таких документов (п. 2.2 Правил № 200):
— заявления на выдачу наличности;
— доверенности полномочному представителю на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка;
— письма-расчета, которое содержит такие данные: фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, которые выезжают за границу, расчет расходов.
Расчет расходов предоставляется в свободной форме и должен содержать информацию о суточных, расходах на наем жилого помещения (оплату гостиниц) и бронирование мест в гостиницах, транспортных и других расходах за рубежом согласно действующему законодательству Украины о возмещении расходов на командировки за границу и по сути является не чем иным, как сметой расходов.
Кроме того, наличная иностранная валюта с текущего счета юридического лица может быть использована для приобретения дорожных чеков на сумму, соответствующую расходам на командировку и представительским расходам. Приобретение дорожных чеков осуществляется на основании заявления на выдачу дорожных чеков, оформленного в произвольной форме, а также перечисленных выше документов.
При заполнении заявления на выдачу наличности и составлении письма-расчета командировочных расходов предприятию следует учитывать ограничение, установленное п. 2.4 Правил № 200, согласно которому одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличностью и/или дорожные чеки на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами Национального банка, которые регулируют перемещение иностранной валюты (дорожных чеков) через таможенную границу Украины.
Напомним, что порядок вывоза за пределы Украины наличных определен в главе 2 Инструкции № 148, которой установлены такие нормы вывоза физическими лицами наличной иностранной валюты за пределы Украины:
— в сумме, не превышающей в эквиваленте 10000 евро без письменного декларирования таможенному органу;
— в сумме, превышающей в эквиваленте 10000 евро при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме.
При этом суммы, превышающие в эквиваленте 10000 евро, вывозятся за пределы Украины при наличии документов, подтверждающих снятие наличных со счетов банков (финансовых учреждений) исключительно на сумму такого превышения. Разъяснения относительно документов, используемых для подтверждения факта снятия наличных со счетов в банках, приведены в письме НБУ от 23.06.2009 г. № 13-123/4216-11974. Так, согласно данному письму выдача наличных с валютного счета предприятия в банке может быть подтверждена либо заявлением на выдачу наличности (при наличии у предприятия экземпляра этого документа), либо соответствующей справкой банка, составленной в произвольной форме.
Если у предприятия нет валютного счета, то его необходимо открыть, руководствуясь при этом Инструкцией № 492, и приобрести валюту на межбанковском валютном рынке.
Стоит отметить, что для оформления кассовых операций в иностранной валюте формы первичных документов не разработаны. Однако выдачу командированному работнику аванса в валюте вполне возможно оформить, используя те же формы, что и для гривневых расчетов. При этом предприятие может создать для оформления кассовых операций в иностранной валюте свои формы первичного учета, однако они должны содержать все обязательные реквизиты, установленные для типовых форм* (см. письмо Госкомстата от 15.11.2006 г. № 04/4-6/184). Основанием для составления расходного ордера при выплате аванса является приказ или распоряжение руководителя предприятия о направлении в командировку. Расходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, его заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. При выдаче аванса на нем ставится подпись кассира и работника, который получил аванс.
* Типовые формы учета кассовых операций в гривне приведены в приложениях 1 — 6 к Положению № 637.
Теперь что касается срока предоставления аванса.
Как уже было отмечено ранее, действующим законодательством не предусмотрены конкретные сроки выдачи аванса на командировку. Единственное требование, которое должно соблюдать предприятие, — аванс должен быть выдан работнику перед командировкой. А что касается того, за сколько дней до начала командировки предприятие должно обеспечить его денежными средствами, то этот вопрос предприятие решает самостоятельно в каждом конкретном случае после оформления приказа о направлении в командировку.
Сумма аванса, необходимая работнику для обеспечения его потребностей в командировке, рассчитывается предприятием ориентировочно исходя из величины суточных за время предполагаемого нахождения в командировке, стоимости проезда до места назначения и обратно, расходов на жилье и других возможных расходов.
Направляя работника в загранкомандировку, предприятие обязано обеспечить работника авансом на текущие командировочные расходы в размерах согласно установленным нормам. Причем, как указано в п. 1.2 раздела II Инструкции № 59, аванс выплачивается в национальной валюте страны, куда направляются работники, или в свободно конвертируемой валюте.Если при выдаче аванса общая сумма иностранной валюты имеет дробную часть, то возможно применение арифметического правила округления до целой единицы.
Как видим, из упомянутой нормы п. 1.2 раздела II Инструкции № 59 можно сделать два очень важных вывода.
Во-первых, обеспечение работника валютой для финансирования его потребностей в стране пребывания не право, а обязанность предприятия. Поэтому невыдача аванса на командировку за границу, так же как и аванса на командировки по Украине, является нарушением законодательства о труде и влечет за собой ответственность в виде административного штрафа в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.).
Во-вторых, аванс на командировку за пределы Украины предприятие должно выдавать в национальной валюте страны пребывания или в свободно конвертируемой валюте. То есть Инструкция № 59 не предусматривает возможности выдачи аванса в национальной валюте Украины в случае командировки за границу. А раз так, то предоставление аванса на командировку за границу в гривнях не допускается.
Однако часто на практике у предприятия, отправляющего своего работника в загранкомандировку, возникает необходимость выдать ему денежный аванс не только в валюте, но и в гривнях (например, для покупки проездных билетов к месту командирования или каких-либо услуг на территории Украины). В связи с этим возникает закономерный вопрос: не противоречит ли частичная выплата аванса в национальной валюте требованиям действующего законодательства, в частности Инструкции № 59?
По нашему мнению, ограничение, предусмотренное п. 1.2 раздела II Инструкции № 59, касается тех сумм, которые выплачиваются работнику для финансирования текущих расходов именно в стране пребывания, а не аванса в целом. Поэтому предприятие может выдать аванс своему работнику частично в гривнях, а частично — в инвалюте. При этом для подтверждения частичной выдачи аванса в национальной валюте такую выплату следует предусмотреть в смете командировочных расходов.
Дополнительным подтверждением нашему выводу служат положения п. 1.7 раздела II Инструкции № 59, в котором предусмотрено, что расходы, осуществленные за период проезда по территории Украины при командировке за границу, возмещаются в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины, т. е. в валюте Украины (в гривнях).
Не возражает против частичного гривневого аванса и Минфин, который в письме от 04.06.2007 г. № 31-26030-12/23-3982/4279 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11) указывает, что обеспечение работника, командированного за границу, авансом как в гривнях (для осуществления расходов во время проезда по территории Украины), так и в иностранной валюте (для осуществления необходимых расходов за границей) в соответствии с приведенными в смете расходами полностью согласуется с положениями Инструкции № 59.
Аванс командированному работнику может быть выдан наличными денежными средствами либо перечислен в безналичной форме на соответствующий карточный счет для использования с применением платежных карточек.
Для обеспечения работника «наличным» авансом в иностранной валюте предприятию необходимо либо получить соответствующую сумму в учреждении банка (при наличии денежных средств на валютном счете), либо специально через уполномоченный банк приобрести валюту на межбанковском валютном рынке (если средств на валютном счете недостаточно).
Обратите внимание: приобретение наличной иностранной валюты для выдачи аванса на загранкомандировку в обменном пункте категорически не допускается, поскольку это является нарушением установленных НБУ порядка и условий торговли валютными ценностями на межбанковском валютном рынке Украины (см. письмо НБУ от 16.08.2004 г. № 46-009/285-8297 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, спецвыпуск № 7).
Дело в том, что согласно требованиям п. 1 ст. 6 Декрета № 15-93 торговля иностранной валютой на территории Украины резидентами и нерезидентами — юридическими лицами должна осуществляться только через уполномоченные банки и другие финансовые учреждения, получившие лицензию на торговлю иностранной валютой НБУ, исключительно на межбанковском валютном рынке Украины.
Игнорирование этой нормы согласно п. 2 ст. 16 Декрета № 15-93 влечет за собой наложение штрафа в сумме, эквивалентной сумме (стоимости) указанных операций, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день их осуществления.
Если у предприятия есть валютный счет и на нем достаточная сумма иностранной валюты, то для выдачи аванса на командировку предприятию нужно только получить соответствующую сумму в учреждении банка.
Порядок использования юридическими лицами наличной иностранной валюты с собственных текущих счетов регулируется Правилами № 200.
В соответствии с п. 2.1 указанных Правил резиденты — юридические лица имеют право использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения расходов на командирование работников за границу, а также на представительские расходы (организацию официальных мероприятий за границей).
При этом следует иметь в виду, что согласно п. 8.14 Правил № 200 наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами — резидентами и иностранными представительствами с собственных текущих счетов в иностранной валюте, открытых в уполномоченных банках, должна быть использована исключительно на те цели, на которые она была выдана.
Выдача наличной иностранной валюты с текущего счета юридического лица осуществляется уполномоченным банком на основании таких документов (п. 2.2 Правил № 200):
— заявления на выдачу наличности;
— доверенности полномочному представителю на получение иностранной валюты в кассе уполномоченного банка;
— письма-расчета, которое содержит такие данные: фамилию, имя и отчество (при наличии) лиц, которые выезжают за границу, расчет расходов.
Расчет расходов предоставляется в свободной форме и должен содержать информацию о суточных, расходах на наем жилого помещения (оплату гостиниц) и бронирование мест в гостиницах, транспортных и других расходах за рубежом согласно действующему законодательству Украины о возмещении расходов на командировки за границу и по сути является не чем иным, как сметой расходов.
Кроме того, наличная иностранная валюта с текущего счета юридического лица может быть использована для приобретения дорожных чеков на сумму, соответствующую расходам на командировку и представительским расходам. Приобретение дорожных чеков осуществляется на основании заявления на выдачу дорожных чеков, оформленного в произвольной форме, а также перечисленных выше документов.
При заполнении заявления на выдачу наличности и составлении письма-расчета командировочных расходов предприятию следует учитывать ограничение, установленное п. 2.4 Правил № 200, согласно которому одному работнику может быть выдана иностранная валюта наличностью и/или дорожные чеки на общую сумму, не превышающую норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами Национального банка, которые регулируют перемещение иностранной валюты (дорожных чеков) через таможенную границу Украины.
Напомним, что порядок вывоза за пределы Украины наличных определен в главе 2 Инструкции № 148, которой установлены такие нормы вывоза физическими лицами наличной иностранной валюты за пределы Украины:
— в сумме, не превышающей в эквиваленте 10000 евро без письменного декларирования таможенному органу;
— в сумме, превышающей в эквиваленте 10000 евро при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме.
При этом суммы, превышающие в эквиваленте 10000 евро, вывозятся за пределы Украины при наличии документов, подтверждающих снятие наличных со счетов банков (финансовых учреждений) исключительно на сумму такого превышения. Разъяснения относительно документов, используемых для подтверждения факта снятия наличных со счетов в банках, приведены в письме НБУ от 23.06.2009 г. № 13-123/4216-11974. Так, согласно данному письму выдача наличных с валютного счета предприятия в банке может быть подтверждена либо заявлением на выдачу наличности (при наличии у предприятия экземпляра этого документа), либо соответствующей справкой банка, составленной в произвольной форме.
Если у предприятия нет валютного счета, то его необходимо открыть, руководствуясь при этом Инструкцией № 492, и приобрести валюту на межбанковском валютном рынке.
Стоит отметить, что для оформления кассовых операций в иностранной валюте формы первичных документов не разработаны. Однако выдачу командированному работнику аванса в валюте вполне возможно оформить, используя те же формы, что и для гривневых расчетов. При этом предприятие может создать для оформления кассовых операций в иностранной валюте свои формы первичного учета, однако они должны содержать все обязательные реквизиты, установленные для типовых форм* (см. письмо Госкомстата от 15.11.2006 г. № 04/4-6/184). Основанием для составления расходного ордера при выплате аванса является приказ или распоряжение руководителя предприятия о направлении в командировку. Расходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, его заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. При выдаче аванса на нем ставится подпись кассира и работника, который получил аванс.
* Типовые формы учета кассовых операций в гривне приведены в приложениях 1 — 6 к Положению № 637.
Теперь что касается срока предоставления аванса.
Как уже было отмечено ранее, действующим законодательством не предусмотрены конкретные сроки выдачи аванса на командировку. Единственное требование, которое должно соблюдать предприятие, — аванс должен быть выдан работнику перед командировкой. А что касается того, за сколько дней до начала командировки предприятие должно обеспечить его денежными средствами, то этот вопрос предприятие решает самостоятельно в каждом конкретном случае после оформления приказа о направлении в командировку.
Сумма аванса, необходимая работнику для обеспечения его потребностей в командировке, рассчитывается предприятием ориентировочно исходя из величины суточных за время предполагаемого нахождения в командировке, стоимости проезда до места назначения и обратно, расходов на жилье и других возможных расходов.