Задолженность подотчетному лицу

[zxcvbnm]

Подскажите пожалуйста в журнале Бухгалтерия №43 от 24.10.11 г. Написано: «КРЕДИТОВЫЙ» ПОДОТЧЕТ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ

Работник по устному поручению руководства предприятия приобрел за собственные деньги товар. Но в виду отсутствия оборотных средств предприятие в течение длительного времени не может погасить свою задолженность перед работником. Чем данная ситуация грозит предприятию?


Существование задолженности предприятия перед работником практически ничем не грозит предприятию, если между ними установлены дружеские отношения и работник готов ждать возврата данной суммы задолженности, не осуществляя какого-либо давления на предприятие. В данном случае речь идет лишь о правильном документальном оформлении такой «дружбы».
Возможность приобретения работником по поручению руководства за собственные деньги товара для предприятия вытекает из норм законодательства, с учетом того, что в рассматриваемом случае работник действует в рамках не трудовых, а гражданско-правовых отношений1. Ведь предприятие не может в одностороннем порядке обязать работника тратить собственные денежные средства на закупку товара — такие решения должны быть одобрены двумя сторонами и соответствующим образом оформлены (работник в данной ситуации может выступать комиссионером или поверенным). Напомним, что согласно ст.1011 ГКУ по договору комиссии комиссионер обязуется по поручению комитента за вознаграждение совершить одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента. А согласно ст.1000 ГКУ по договору поручения поверенный обязуется от имени и за счет доверителя совершить какие-либо юридические действия.
И поверенный, и комиссионер действуют за счет лица, поручившего им совершить юридически значимые действия. Это значит, что суммы, потраченные поверенным или комиссионером, должны быть ему компенсированы. А это, в свою очередь, дает основания утверждать об отсутствии в данных отношениях признаков безвозвратной финансовой помощи, что важно с точки зрения налогового законодательства.
Кроме того, контроль за соблюдением порядка документального оформления и выдачи наличности, своевременностью отчета об ее расходовании осуществляется органами ГНС в соответствии с Положением № 637. В п.7.38 данного Положения указано, что при проверках представители ГНС могут анализировать данные бухгалтерских регистров, в частности тех, в которых по дебету отражается возмещение перерасхода по отчетам об использовании денежных средств. Здесь имеются в виду, прежде всего, авансовые отчеты — МФУ еще не поменял свое мнение2 о том, что «кредитовый» подотчет оформляется с их применением, хотя это мнение неоднозначно3.
При этом кредитовое сальдо в бухгалтерских регистрах означает задолженность предприятия перед работниками по перерасходованным суммам (имеются в виду личные денежные средства, потраченные работниками и не возмещенные им предприятием). То есть даже с учетной стороны наличие долга предприятия перед сотрудником, потратившим свои средства на закупку товара для предприятия, рассматривается как соответствующее законодательству.
Поскольку обязанность возврата указанных сумм работнику предприятием сохраняется, то данная сумма долга соответствует определению возвратной финансовой помощи, приведенному в пп.14.1.257 ст.14 НКУ. Согласно указанной норме возвратной финансовой помощью считается сумма денежных средств, поступившая налогоплательщику в пользование по договору, не предусматривающему начисление процентов или предоставление иных видов компенсации в виде платы за пользование такими денежными средствами, и обязательная к возврату.
Согласно пп.135.5.5 ст.135 НКУ суммы возвратной финансовой помощи, полученные от лиц, не являющихся плательщиками налога на прибыль, увеличивают налоговые доходы предприятия, если они не возвращены на конец отчетного налогового периода, в котором были получены. На эти суммы можно будет потом увеличить налоговые расходы того отчетного периода, в котором они фактически будут возвращены.
Если же работник является учредителем или участ¬ником предприятия, то влиять на базу налогообложения данные суммы будут только по окончании 365 календарных дней с момента возникновения задолженности предприятия. Условные проценты на сумму задолженности не начисляются.
И еще одно последствие длительного существования долга, о котором идет речь в данном вопросе, связано с истечением срока исковой давности. Если сумму задолженности предприятие работнику не возместит в течение трех лет, то она превратится из возвратной финансовой помощи в безвозвратную в соответствии с упомянутым пп.14.1.257 ст.14 НКУ. В таком случае увеличение объекта налогообложения прибыли для предприятия наступит по итогам того отчетного периода, в котором это произойдет. Ведь согласно пп.135.5.4 ст.135 НКУ суммы безвозвратной финансовой помощи увеличивают налоговые доходы.
В связи с данным обстоятельством необходимо помнить, что срок исковой давности прежде чем истечь, должен начать свое течение. А это произойдет в тот день, когда предприятием не будет совершен официально обещанный возврат долга. Если же такого обещания не было, то свое течение срок исковой давности начнет через семь дней после того, как работник официально потребует возврата долга (ст.530 ГКУ).
Чтобы срок исковой давности не истек, его можно прервать, совершив, например, частичный возврат долга или же признав письменно его существование. А еще можно заключить соглашение о том, что данная сумма возвратной финансовой помощи будет возвращена позже. В таком случае срок исковой давности начнет свое течение с этой новой даты и будет длиться еще три года.
Александр ЕФИМОВ, доцент кафедры гражданского и трудового права Киевского национального экономического университета им.В.Гетьмана, к.ю.н.


У меня вопрос так значит кредитовое сальдо по 3721 приравнивается к возвратной фин.помощи? И если на конец квартала не расчитались с подотчетником значит это доход в налоговом учете? Исключение учредитель 365 дней?

[Хмель]

У меня вопрос так значит кредитовое сальдо по 3721 приравнивается к возвратной фин.помощи? И если на конец квартала не расчитались с подотчетником значит это доход в налоговом учете? Исключение учредитель 365 дней?

что скажете, знающие люди, меня тоже очень волнует этот вопрос...

[оляля]

Поворотна фінансова допомога - сума коштів, що надійшла платнику податків у користування за договором, який не передбачає нарахування процентів або надання інших видів компенсацій у вигляді плати за користування такими коштами, та є обов'язковою до повернення;
придбання товарів - де ж тут договір? де ж тут кошти? Я не розумію.

[Evelina]

про три года знаю. а по поводу квартала, думаю, что это чье-то очередное мнение.

[Берса]

Проходила не одну проверку. Всегда висит какой нибудь КТ по 372 счету. Ни разу! проверяющие не смотрели на эту сумму. Один раз при проверке по труду пожурили. Но если фигурант по которому есть такая задолженность не обращается в течение 2-х месяцев в мин. труда , то ответственность с пред-тия снимается. Если обратится, то будет там какой то мин. штраф (170 кажется). Но это только если он обратится!

[Валюша с]

про три года знаю. а по поводу квартала, думаю, что это чье-то очередное мнение.

+1, просто задолженность.

[Elenka*]

Второй вариант - оформить отдельный приказ(или внести дополнение в приказ об учетной политике предприятия), которым утвердить перечень должностей работников, на которых возлагается обязанность осуществлять контроль за использованием, списанием, остатками и закупкой ценностей(кацтовары, бензин. инструменты и т.п.), необходимых в хоздеятельности предприятия. Кроме того в приказе необходимо указать, что в случае расходования работником собственных денежных средств для осуществления закупки согласно настоящему приказу работнику осуществляется компенсация потраченных средств после даты утверждения Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.
С этой ситуацией наше предприятие столкнулось во време проверке, надеюсь кому-то это поможет в будущем.

Мне тоже так советовал аудитор на семинаре. В начале каждого года делать такой приказ.

[Хмель]

в моем случае речь идет о давних (правда меньше 3-х лет), но больших ( под 1млн.) суммах, вот и неприятно как-то такие очередные мнения слышать..., тем более, что Бухгалтерия всегда отличалась достаточно смелыми статьями по налогообложению...

[Валюша с]

Второй вариант - оформить отдельный приказ(или внести дополнение в приказ об учетной политике предприятия), которым утвердить перечень должностей работников, на которых возлагается обязанность осуществлять контроль за использованием, списанием, остатками и закупкой ценностей(кацтовары, бензин. инструменты и т.п.), необходимых в хоздеятельности предприятия. Кроме того в приказе необходимо указать, что в случае расходования работником собственных денежных средств для осуществления закупки согласно настоящему приказу работнику осуществляется компенсация потраченных средств после даты утверждения Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.
С этой ситуацией наше предприятие столкнулось во време проверке, надеюсь кому-то это поможет в будущем.

Мне тоже так советовал аудитор на семинаре. В начале каждого года делать такой приказ.

Кстати у меня в уч. политике есть такой пункт, переписала с образца который давался, не помню где, именно для такого случая:
"Контроль за використанням, списанням, залишками та закупівлею цінностей (канцтовари, матеріали, основні засоби, продукти харчування, бензин та інші цінності) потрібних для господарської діяльності підприємства покладається на працівників, перелік посад яких затверджується у додатку 1 до цього наказу. У разі витрачання працівником власних коштів для здійснення закупівлі згідно з цим підпунктом, працівнику здійснюється компенсація витрачених коштів після дати затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт."

[Берса]

Миллион в авансовых?