Авансовые отчёты

[tomassa]

Вставлю свой пятак... #smile3#
1. Сотрудник может приложить к авансовому отчёту чеки за любые даты... Никем и ничем это не запрещено. Лишь бы по чекам в один день от одного поставщика не было больше 10 тыс. и было связано с хоз. деятельностью... А если у меня водитель дальнобойщик... и из поездки возвращается через три недели, а топливо покупает за наличные типа свои... И какая же у него в таком случае физическая возможность отчитаться день в день?
2. О предельных сроках компенсации ему этих расходов есть даже письмо Миндоходов. Советую внимательно почитать...#wink#

Письмо Министерства доходов и сборов Украины
от 01.10.2013 г. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14
________________________________________
(Извлечение)
В случае приобретения работником товаров для нужд предприятия, использования средств (в том числе собственных) в командировке в бухгалтерскую службу представляются в определенные законодательством сроки Отчет по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 05.12.2012 № 1276 "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления", а также документы, подтверждающие использование таких средств.
То есть в соответствии с представленным Отчетом субъект хозяйствования должен возмещать расходы, понесенные работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке.
В пп. 170.9.2 Налогового кодекса Украины (далее – Кодекс) указано, что отчет об использовании средств, выданных под отчет, представляется после того, как работник "завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет".
Таким образом, вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются Гражданским кодексом Украины.
Так, по общему правилу ст. 261 Гражданского кодекса течение исковой давности стартует со дня, когда лицо узнало или могло узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило. В то же время по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается с истечением срока исполнения.
Однако относительно расходов, понесенных работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке, и подотчетных сумм законодательством не установлен срок исполнения обязательства в части возврата предприятием израсходованных работником средств.
Частью 2 ст. 530 Гражданского кодекса установлено, что, если срок исполнения должником обязанности не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его исполнения в любое время. Должник должен исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования, если обязанность немедленного исполнения не вытекает из договора или актов гражданского законодательства. В связи с чем можно утверждать, что, пока работник не обратится на предприятие с письменным требованием о возврате задолженности (в сумме превышения расходов над суммой средств, полученных в качестве аванса, или израсходованных средств для решения хозяйственных или производственных вопросов предприятия), отсчет срока исковой давности относительно задолженности предприятия перед работником не начинается.
Вместе с тем, если в коллективном трудовом договоре предусмотрен срок для выплаты компенсации предприятием подотчетных сумм и расходов, понесенных работником на хозяйственные нужды предприятия или на командировку в привязке ко дню утверждения авансового отчета, тогда начинать отсчет срока исковой давности необходимо со дня, следующего за днем утверждения такого отчета. В противном случае или в случае, если другой отправной точки нет, работник может обратиться на предприятие с письменным требованием уплатить ему надлежащее и в случае его нарушения обратиться в суд.
Срок давности в таком случае начнет отсчет с восьмого дня с даты предъявления работником письменного требования.
...
В соответствии со ст. 52 Кодекса по обращению плательщика налогов контролирующий орган предоставляет индивидуальную налоговую консультацию относительно практического использования конкретной нормы закона или нормативно-правового акта по вопросам администрирования налогов или сборов, контроль за взиманием которых возложен на такой контролирующий орган.
В соответствии с пунктом 2 части первой статьи 150 Конституции Украины официальное толкование, в частности, законов Украины относится к исключительным полномочиям Конституционного Суда Украины.
Заместитель Министра А. Игнатов

[Irina777]

Согласна с tomassa. Вопрос о сроках составления АО уже неоднократно обсуждался..

Цитата:
"Законодавство не ставить перед підлеглим конкретні строки для подання звіту про використання свої коштів. Але й затягувати з поданням звіту не рекомендуємо, адже згідно зі ст. 1159 ЦКУ: "особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано". А вимогу негайності кожен розцінює по-різному. Для одних це година, для інших - день, а для когось може бути і місяць. Щоб розбіжностей у розумінні не було, можна цей момент розписати наказом по підприємству або викласти окремим додатком до наказу про облікову політику". http://buhgalter911.com/ShowArticle.aspx?a=34603

У меня директор часто носит чеки в кармане неделями, поэтому я в Приказе об учетной политике прописала, что срок подачи АО - месяц.

[feoklena]

А невозвращенные за год суммы надо относить к доходу?

[rekin]

А невозвращенные за год суммы надо относить к доходу?

нет, это не доход.

[marinesko]

Коллеги, подскажите пожалуйста.
нужно ли составлять авансовый отчет, если водитель заправляет машину на заправке по смарткарте, на которой лежат деньги за ГСМ, оплаченные предприятием поставщику ГСМ.

[-Latka-]

Коллеги, подскажите пожалуйста.
нужно ли составлять авансовый отчет, если водитель заправляет машину на заправке по смарткарте, на которой лежат деньги за ГСМ, оплаченные предприятием поставщику ГСМ.

Нет конечно, вам выпишут накладную на поставку такого топлива, чек с РРО прилагают к путевому листу.

[marinesko]

-Latka-, спасибо, до сегодня делала также.
но вот прочитала одну консультацию и как молотком по голове )

[Lumix]

-Latka-, спасибо, до сегодня делала также.
но вот прочитала одну консультацию и как молотком по голове )

Интересно, что это за консультация такая? Сбросьте почитать, пожалуйста.

[marinesko]

-Latka-, спасибо, до сегодня делала также.
но вот прочитала одну консультацию и как молотком по голове )

Интересно, что это за консультация такая? Сбросьте почитать, пожалуйста.

Вопрос: Наша фирма на едином налоге (4 группа, ставка 5%). Сотрудник ездит в командировки на собственном автомобиле, пользуется карточкой на бензин, за который платит наша фирма (путем пополнения такой карточки). Договора на аренду автомобиля нет. Мы должны платить в бюджет 15% НДФЛ, и отразить такой доход сотрудника в отчёте по форме 1 ДФ. Как это нужно делать правильно? Какие штрафные санкции при проверке нам грозят, так как в 1ДФ мы такой доход не показывали?

Ответ: Согласно пп. 165.1.11 НКУ, средства выданные работнику под отчет на командировку (равно как, с точки зрения автора, и суммы возмещения потраченных работником собственных средств по возвращению из командировки) не относятся в состав его налогооблагаемого дохода. Однако при этом такие средства должны соответствовать критериям, установленным п. 170.9 НКУ.

Обратите внимание на то, что работнику перед командировкой была выдана денежная карточка ГСМ. Получению такой карты предприятием предшествует заключение соответствующего договора с поставщиком ГСМ. Такой картой можно рассчитаться только у конкретного поставщика (либо в сети его АЗС) в пределах суммы, перечисленной такому поставщику. Поэтому, с точки зрения автора, можно пользоваться аналогией с корпоративной картой предприятия (поскольку о картах для приобретения ГСМ в НКУ в части командировок не сказано ни слова).

Итак, получая карточку ГСМ работник не получает аванс на командировку – хотя, условно говоря, на ней и есть деньги предприятия, работник получит к ним доступ только на АЗС и только покупая ГСМ. О приобретенном ГСМ работник обязательно получит фискальный чек (а то и не один – по количеству операций по приобретению ГСМ), который обязан предъявить в бухгалтерию работодателя вместе с авансовым отчетом, в сроки, установленные пп. 170.9.3 НКУ – 10-20 банковских дней. Таким образом, работник отчитывается об израсходованных (списанных с карточки) денежных средствах предприятия. Если он нарушает сроки подачи отчета, или не прилагает к отчету фискальные чеки и не возмещает при этом работодателю сумму истраченных средств, то работодатель становится налоговым агентом в отношении таких средств (пп. 170.9.1 НКУ). В этом случае стоимость приобретенных ГСМ устанавливается по приходной накладной от поставщика и расшифровке оборотов по карточке, полученным из банка. Эта стоимость с целью определения базы удержания НДФЛ умножается на «натуральный» коэффициент, установленный п. 164.5 НКУ – поскольку такие средства получают название «излишне израсходованные средства на командировку и не возвращенные в установленные законодательством сроки». В этом случае, с точки зрения автора, нужно на следующий день после окончания сроков подачи авансового отчета/возврата излишне истраченных средств начислить налоговое обязательство по НДФЛ за счет других доходов работника (например, зарплаты – ДТ 661 КТ 641/НДФЛ) и перечислить его в бюджет. В отчете по форме 1ДФ этот доход отражается с признаком «118».

Возможен и другой вариант – работник подаст авансовый отчет вовремя и приложит к нему фискальные чеки. Формально облагать стоимость ГСМ, приобретенных по таким чекам, нет оснований – работник действовал по распоряжению руководителя и использовал приобретенные ГСМ для выполнения трудовых функций. Однако и этот случай предусмотрен пп. 170.9.1 НКУ. В нем сказано, что работодатель является налоговым агентом в части сумм, которые превышают сумму расходов работника – плательщика НДФЛ на такую командировку, рассчитанных в соответствии с разделом III НКУ. Поскольку работник ездил в командировку не на служебной машине (договора аренды автомобиля не было), то нет оснований и снабжать такого работника бензином. Во всяком случае, именно так на сегодня рассуждают при проверках налоговики – списание ГСМ по неслужебным машинам, даже использованным во время командировки, с их точки не является основанием для отнесения расходов на приобретение таких ГСМ в состав налоговых расходов. Поэтому либо работнику придется сдать приобретенные ГСМ вместе с авансовым отчетом и фискальными чеками на их приобретение, либо опять же – их стоимость, увеличенная на «натуральный» коэффициент, станет базой для обложения НДФЛ. Отражение такого дохода в 1ДФ описано выше.
Автор: Быкова Анна
Источник: «Дебет-Кредит»

[afelya]

нужна ли кассовая книга?
директор оплатил сбор за свой счет. есть квитанция банка. я оформила авансовый отчет и вернула все что он потратил ему на з/п карту. кассы у меня нет. достаточно ли оформления аванс.отчета. или нужно еще какие то документы делать (типа кассовой книги). я просто впервой сталкиваюсь с таким.