Если в ящике регистратора расчетных операций (далее - РРО) недостаточно наличных, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, кассир должен обратиться в бухгалтерию предприятия, чтобы из кассы выдали определенную сумму наличности для возврата покупателю.
Выдача наличных из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером. Внесение наличных средств в кассу РРО кассир осуществляет с помощью операции «служебное внесение».
Физические лица - предприниматели кассовую книгу не ведут.
В случае, когда в ящике РРО, который используется физическим лицом - предпринимателем, недостаточно наличных, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, такое лицо вносит наличные в ящик РРО с помощью операции «служебное внесение».
Регистрация выдачи средств в случае возврата товара осуществляется путем регистрации отрицательной суммы только в случае обеспечения алгоритмом работы РРО отдельного накопления в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов. Если РРО не обеспечивает такого накопления, то разрешается регистрировать выдачу средств с помощью операции «служебная выдача».
При выдаче средств покупателю при возврате товара выдается расчетный документ, который должен быть напечатан РРО и иметь форму № ФКЧ-2 - фискальный кассовый чек (расходного чека).
При этом, если сумма средств, выданных при возврате товара или компенсации ранее оплаченной услуги, превышает 100 грн., то материально ответственное лицо хозяйственной единицы или лицо, непосредственно осуществляющее расчеты, должно составить акт о выдаче средств.