Лица, имеющие статус налоговых агентов, обязаны подавать в сроки для налогового квартала Налоговый расчет суммы дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, а также суммы удержанного с них налога в контролирующий орган по форме № 1ДФ.
Если обособленное подразделение не уполномочено начислять (уплачивать) налоги (сборы) и платежи, все обязанности налогового агента выполняет юридическое лицо, в частности:
- подает налоговый расчет по форме № 1ДФ в виде отдельной выписки за такое подразделение в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения. В отчетности, подаваемой за обособленное подразделение, указываются сведения о физических лицах (работниках) этого подразделения;
- перечисляет подоходный налог, начисленный работникам обособленного подразделения, в местный бюджет по местонахождению такого обособленного подразделения.
Форма налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога и Порядок заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утверждены приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.
За неподачу, подачу с нарушением установленных сроков, подачу не в полном объеме, с недостоверными сведениями или с ошибками налоговых расчетов по форме № 1ДФ, если такие недостоверные сведения или ошибки привели к уменьшению или увеличению налоговых обязательств налогоплательщика или к изменению налогоплательщика - предусмотрено наложение штрафа в размере 1020 гривен.
Если в течение года налогоплательщик повторно допускает нарушения, то к нему уже будут применены штрафные санкции размере - 2040 гривен. Также, за вышеуказанные нарушения предусмотрена и административная ответственность.
За неначисление, неудержание или неуплату (неперечисление) НДФЛ и военного сбора налогоплательщиком, в том числе налоговым агентом, до или во время выплаты дохода, предусмотрено применение штрафа в размере 25% суммы налога, подлежащей начислению или уплате в бюджет. Те же действия, совершенные повторно в течение 1095 дней, предусматривают наложение штрафа в размере 50% суммы налога, подлежащей начислению или уплате в бюджет, а совершенные в течение 1095 дней в третий раз и более - 75%.
В то же время, на неуплаченные суммы НДФЛ и военного сбора начисляется пеня за каждый календарный день просрочки уплаты, включая день погашения, из расчета 120% годовых учетной ставки НБУ, действующей на каждый такой день.
Кроме того, если у налогоплательщика, кроме обязанностей по подаче налоговых деклараций (расчетов, отчетов) и начисления, удержания или уплаты (перечисления) налогов, сборов на территории административно-территориальной единицы по своему местонахождению, возникают такие обязанности на территории другой административно-территориальной единицы, то такой налогоплательщик обязан встать на учет по основному месту учета в соответствующем контролирующем органе в порядке, установленном приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588 «Об утверждении порядка учета плательщиков налогов и сборов».
Также обращаем внимание, что налоговый орган имеет право проводить проверки налоговых обязательств налоговых агентов по налогу на доходы физических лиц, военного сбора при выплате заработной платы, других поощрительных и компенсационных выплат или других выплат и вознаграждений, которые начисляются (выплачиваются, предоставляются) физическому лицу в связи с трудовыми отношениями.
Сейчас такие проверки проводятся в течение 1095 дней, следующих за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и / или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если такая налоговая декларация была подана позже, - за днем ее фактической подачи. С 01.01.2021 года такие проверки налоговым органом будут проводиться в течение 2555 дней.
Если в течение указанного срока контролирующий орган не определяет сумму денежных обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого денежного обязательства (в том числе от начисленной пени), а спор относительно такой декларации или налогового уведомления не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке.