Інформацію про фізичних осіб, які померли, для закриття реєстраційних номерів облікових карток платників податків подають державні органи, родичі, спадкоємці, інші особи.
Внесення до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків у зв’язку зі смертю проводиться у разі:
► отримання Державною податковою службою України із Державного реєстру актів цивільного стану громадян інформації про фізичних осіб, які померли, у порядку подання інформації Міністерством юстиції України відповідно до законодавства;
► подання до будь-якого контролюючого органу державним органом, родичами, спадкоємцями, іншими особами заяви-повідомлення у довільній формі та копії свідоцтва про смерть чи витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (з пред’явленням оригіналів). У разі направлення такого повідомлення поштою копія свідоцтва про смерть або витягу із Державного реєстру актів цивільного стану громадян мають бути засвідчені у нотаріальному порядку.
Після закриття в ДРФО реєстраційних номерів облікових карток платників податків у зв’язку зі смертю фізичних осіб такі номери не підлягають використанню надалі, крім випадків, передбачених законом.
У такому самому порядку здійснюється внесення запису про смерть фізичної особи до окремого реєстру ДРФО (п. 3 розд. VI Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 р. № 822).