Предусмотрено ли законодательством Украины использование факсимиле при оформлении первичных документов, которые являются основанием для налогового учета?
Согласно абзацу первому п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абз. 1 п. 44.1 НКУ.
Правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в Украине определены Законом Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996).
Частью второй ст. 9 Закона № 996 определено, что первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать обязательные реквизиты, в частности, личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции.
Согласно абзацу второму п. 1.2 главы 1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далее – Положение № 88), первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях.
В соответствии с абзацами первым и вторым п. 2.4 главы 2 Положения № 88 документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
При этом предписаниями части третьей ст. 207 Гражданского кодекса Украины от 16 января 2003 года № 435-IV предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или другого копирования, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, либо иным образом регулируется порядок его использования сторонами.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов по письменному согласию сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательства Украины, кроме случаев применения первичных документов, которыми не предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи.
Например, документами, которые не могут быть оформлены с помощью факсимиле, в частности, являются бухгалтерская, налоговая и финансовая отчетность, налоговые накладные, банковские расчетные документы, кассовые документы предприятия.