Для официального признания выданных в Украине документов действительными в других странах требуется их международное подтверждение. Наиболее распространенным и простым способом на сегодняшний день является проставление апостиля – штампа, который подтверждает легитимность документа в странах-участницах Гаагской конвенции по удостоверению документов апостилем. Он удостоверяет подлинность подписи на документе, качество, в котором выступало лицо, подписавшее его, и подлинность оттиска печати или штампа на нем.
Однако апостилировать можно не все документы. Так, согласно Правилам проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденным приказом Министерства иностранных дел Украины, Министерства внутренних дел Украины, Министерства образования и науки Украины, Министерства финансов Украины, Министерства юстиции Украины от 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 21.03.2023 за № 478/39534, (далее – Правила) апостиль не проставляется на:
- оригиналах документов, удостоверяющих личность и подтверждающих гражданство Украины,
- оригиналах документов, удостоверяющих личность и подтверждающих ее специальный статус,
- военных билетах,
- трудовых книжках,
- разрешениях на ношение оружия,
- свидетельствах о регистрации транспортных средств (технических паспортах),
- других удостоверениях, оформляемых в соответствии с законодательством Украины.
Эти документы могут быть приняты для проставления апостиля в виде копий (фотокопий), удостоверенных в нотариальном порядке.
Также не апостилируются оригиналы, копии (фотокопии) нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений по их применению, документы, имеющие характер переписки.
Не могут быть приняты на территории Украины для проставления апостиля оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик в составе СССР, кроме документов об образовании и ученых званиях, выданных УССР. Апостиль может быть проставлен на копиях (фотокопиях) или копиях (фотокопиях) с переводом этих документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины.
Апостиль может быть проставлен на копиях (фотокопиях) или копиях (фотокопиях) с переводом документов, касающихся сферы образования и науки, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины, только после предварительного проставления апостиля на оригиналах этих документов.
Копию (фотокопию) документов, выданных органами государственной регистрации актов гражданского состояния или удостоверенную в установленном порядке на территории Украины копию (фотокопию) такого документа с переводом разрешено апостилировать только при условии предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригинала этого документа.
На сегодняшний день удостоверение копий официальных документов, которые выдаются органами регистрации актов гражданского состояния и будут использоваться за границей, нотариусами осуществляется только после предварительной легализации (консульской легализации или проставления апостиля) оригиналов этих документов (Порядок совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 22.02.2012 года № 296/5, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 22.02.2012 за № 282/20595 (с изменениями)).
Кроме того, законодательством не предусмотрено проставление апостиля на информации из Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество (далее – Государственный реестр прав), которые согласно пункту 3 Порядка предоставления информации из Государственного реестра вещных прав на недвижимое имущество, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25.12.2015 № 1127 (с изменениями), предоставляются на листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) без использования специальных бланков, проставления подписи предоставляющим информацию из Государственного реестра прав и/или печати. Для проставления апостиля на документе, который подтверждает имущественное состояние, и для его использования за границей, возможно обратиться к любому государственному или частному нотариусу за оформлением соответствующего заявления/аффидевита.
Следует отметить, что Правила не распространяются:
- на документы, выдаваемые заграничными дипломатическими учреждениями Украины и предъявляемые в государствах их аккредитации;
- на официальные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Напомним, что в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины от 18.01.2003 № 61 «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» (с изменениями и дополнениями) Министерству юстиции Украины предоставлены полномочия на проставление апостиля на документах, которые выдаются органами юстиции, судами, государственными архивными учреждениями, а также на документах, оформляемых нотариусами Украины.