В случае утраты или повреждения нотариального документа лицо имеет право на получение его дубликата в соответствии с действующим законодательством. Среди документов, на которые можно получить дубликат — договоры купли-продажи, мены, дарения, ипотеки, завещания, доверенности, свидетельства. Он будет иметь такую же юридическую силу, как и его оригинал.
Основания для выдачи дубликатов
Дубликаты документов, удостоверенных или выданных нотариусом, должностным лицом органа местного самоуправления, могут быть выданы по письменному заявлению правопреемников лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а дубликат ипотечного договора – в том числе по письменному заявлению ипотекодержателя по ипотечному договору.
Будут выдаваться по письменному заявлению наследников лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, а также исполнителя завещания и по запросу нотариуса, которым заведено наследственное дело. В таком случае нотариусу, кроме свидетельства о смерти таких лиц, подаются документы, подтверждающие родственные отношения (свидетельство исполнителя завещания).
Дубликат завещания может быть выдан указанным в завещании наследникам, исполнителю завещания после предоставления ими свидетельства о смерти завещателя. В случае смерти наследников, указанных в завещании, дубликат может быть выдан их наследникам после предоставления ими свидетельства о смерти завещателя и свидетельства о смерти умершего наследника.
Обращаем внимание: к заявлению о выдаче дубликата завещания или другого документа наследникам, лицам, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, или исполнителю завещания нотариус прилагает заверенную им копию свидетельства о смерти. Также прилагаются заверенные копии документов, подтверждающих родственные связи или полномочия исполнителя завещания. Нельзя получить дубликат секретного завещания, а также аграрной прописки.
Место выдачи нового документа
До передачи в архив экземпляров документов, удостоверенных или выданных нотариусом, дубликат утраченного или испорченного документа выдается нотариусом по месту его хранения. В случае прекращения деятельности частной нотариальной деятельности, ликвидации государственной нотариальной конторы и передачи документов нотариального делопроизводства и архива в государственный нотариальный архив дубликат выдается нотариусом государственного нотариального архива.
Этот орган также выдает дубликаты завещаний:
- Те, что поступили на хранение от должностных лиц, указанных в статье 40 Закона «Про нотаріат»;
- удостоверенные лицами, которые в условиях военного положения в соответствии с законодательством имеют право их удостоверять.
В сельских населенных пунктах уполномоченные на это должностные лица органа местного самоуправления выдают дубликаты удостоверенных ими документов.
Какие документы нужны для получения дубликата?
- документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Украины или другой документ, удостоверяющий личность, предусмотренный Законом Украины «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»);
- справка о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика;
- для представителя заявителя — нотариально удостоверенная доверенность (с четким указанием, что представитель имеет право представлять интересы лица в органах нотариата по вопросам получения дубликатов документов);
- для представителя юридического лица — учредительные документы юридического лица на подтверждение ее правоспособности и дееспособности, а также документы, подтверждающие полномочия представителя.
В соответствии со статьей 34 Закона тексты дубликатов нотариальных документов излагаются на специальных бланках нотариальных документов.
Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины № 296/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины за № 282/20595, установлено, что дубликат документа должен содержать весь текст удостоверенного или выданного документа, оригинал которого считается утратившим силу.
На новом документе ставится отметка о юридической силе, совершается удостоверительная подпись. Нотариус делает отметку на экземпляре документа, который хранится в делах государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива или частного нотариуса.
Обратите внимание, что дубликаты утраченных завещаний и доверенностей подлежат обязательной регистрации в Наследственном реестре, Едином реестре доверенностей. После выдачи дубликата оригинал документа утрачивает свою юридическую силу.