Копия документа — это документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков.
Порядок изготовления, удостоверения и выдачи копий документов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения. Копия документа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть.
Копия приобретает юридическую силу только в случае ее удостоверения в установленном порядке. Надпись об удостоверении копии состоит из слов «Згідно з оригіналом», названия должности, личной подписи лица, удостоверяющего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты удостоверения копии.
Надпись об удостоверении копии скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печати «Для копій».
Это предусмотрено Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 г. № 1000/5.