В соответствии с абзацем 1 пункта 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.
Абзацем первым пункта 85.2 НКУ определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, которые принадлежат или связаны с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.
Налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность документов, связанных с выполнением налогового обязательства, в течение сроков, установленных НКУ (подпункт 16.1.12 НКУ).
Согласно пункту 44.3 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных пунктом 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение установленных законодательством сроков, но не менее:
2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в соответствии со статьями 39 «Трансфертное ценообразование» и 392 «Контролируемые иностранные компании», пунктом 141.4 НКУ (подпункт 44.3.1 НКУ);
1825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, которые составляются лицами, определенными пунктом 133.1, подпунктом 133.2.2 и пунктом 133.4 НКУ, а также юридическими лицами, которые выбрали упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно подпункту 44.3.1 НКУ (подпункт 44.3.2 НКУ);
1095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования подпунктов 44.3.1 и 44.3.2 НКУ (подпункт 44.3.3 НКУ);
1095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (абзац 1 подпункта 44.3.4 НКУ).
Сроки хранения документов и информации, определенные пунктом 44.3 НКУ, рассчитываются со дня подачи налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее неподачи – с предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности, а для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня завершения срока их действия) (абзац второй подпункта 44.3.4 НКУ).
В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные пунктом 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1825 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в соответствии со статьями 39 «Трансфертное ценообразование» и 392 «Контролируемые иностранные компании», пунктом 141.4 статьи 141 НКУ), которые предшествовали дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив (абзац 3 подпункта 44.3.4 НКУ).
Пунктом 141.4 НКУ определены особенности налогообложения нерезидентов налогом на прибыль предприятий.
Налогоплательщиками налога на прибыль предприятий – резидентами являются, в частности, физические лица-предприниматели, в том числе такие, которые выбрали упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, в отношении выплаченных нерезиденту доходов (прибылей) с источником их происхождения из Украины, которые облагаются в порядке, определенном пунктом 141.4 НКУ (подпункт 133.1.4 НКУ).
Предусмотренные пунктом 44.3 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 статьи 102 НКУ (абзац четвертый подпункта 44.3.4 НКУ).
Следует отметить, что пунктом 69 подраздела 10 раздела ХХ «Переходные положения» НКУ установлено, что временно, на период до прекращения или отмены военного положения на территории Украины, взимание налогов и сборов осуществляется с учетом особенностей, определенных в пункте 69 подраздела 10 раздела ХХ «Переходные положения» НКУ.
Для контролирующего органа и налогоплательщиков приостанавливается отсчет срока давности в отношении документальных плановых и внеплановых проверок, которые не проводятся согласно подпунктам 69.22, 69.351 и 69.352 пункта 69 подраздела 10 раздела XX «Переходные положения» НКУ (подпункт 69.36 пункта 69 подраздела 10 раздела XX «Переходные положения» НКУ).
Учитывая то, что налогоплательщикам после начала проверки необходимо предоставить в полном объеме все документы, которые принадлежат или связаны с предметом проверки, то физическое лицо-предприниматель или физическое лицо, осуществляющее независимую профессиональную деятельность, должно хранить первичные документы сверх установленного пунктом 44.3 НКУ срока (1825 дней – для первичных документов в случае выплаты нерезиденту доходов (прибылей) с источником их происхождения из Украины, которые облагаются в порядке, определенном пунктом 141.4 НКУ, 1095 дней – для других первичных документов), если органом ГНС документальная проверка не проводилась (в т. ч. более 5 лет).