Электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом осуществляется в соответствии с нормами Налогового кодекса Украины (НКУ) (п. 42.6 НКУ) и Порядком обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденным приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557 (далее – Порядок).
Налоговая декларация должна быть подписана, в частности, руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган. В случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика такая налоговая декларация подписывается этим руководителем (п. 48.5 НКУ).
Достаточным подтверждением подлинности документа налоговой отчетности является наличие оригинала подписи уполномоченного лица на документе в бумажной форме или наличие наложенной на электронный документ квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, в соответствии с требованиями Закона Украины от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» (п.п. 48.5.1 НКУ).
Согласно п. 2 разд. ІІ Порядка налогоплательщик создает электронные документы в сроки и в соответствии с порядком, определенными законодательством для соответствующих документов в электронной и бумажной форме, с указанием всех обязательных реквизитов и с использованием средства квалифицированной электронной подписи и печати (при наличии), руководствуясь Порядком.
Руководитель обязан для предоставления квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, на электронные документы при их передаче в контролирующий орган использовать личный ключ, квалифицированный сертификат которого предоставлен руководителем в контролирующий орган первым любым электронным документом или сообщением о предоставлении информации о квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи (п. 1 разд. ІІІ Порядка).
Руководитель налогоплательщика определяет, изменяет перечень уполномоченных лиц налогоплательщика, которые наделяются правом подписания, подачи, получения ими документов и информации через электронный кабинет от имени налогоплательщика, и определяет их полномочия (п. 42.6 НКУ).
Для предоставления права подписи электронных документов другим лицам, которым делегировано право подписи, автор сообщает о таких лицах контролирующему органу, на учете в котором находится автор, путем направления сообщения о предоставлении информации о квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи (далее – Сообщение) в электронном виде по форме согласно приложению 1 к Порядку (п. 3 разд. ІІІ Порядка).
В Сообщение вносится информация о подписанте (подписантах), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов. На сформированное Сообщение первыми накладываются квалифицированные или усовершенствованные электронные подписи, основанные на квалифицированных сертификатах электронных подписей всех лиц, включенных в Сообщение, в порядке очередности их внесения в Сообщение, после них – квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись руководителя и последней – квалифицированная электронная печать (при наличии), основанная на квалифицированном сертификате электронной печати (п. 4 разд. ІІІ Порядка).
Электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом прекращается исключительно в случаях, предусмотренных п. 42.6 НКУ.
Таким образом, в случае временного отсутствия (отпуск, в т. ч. отпуск по уходу за ребенком до достижения им предусмотренного законодательством возраста, больничный) руководителя (директора) на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированные или усовершенствованные электронные подписи должностных лиц, которым делегировано право подписи, путем направления Сообщения, которое принято контролирующим органом, в следующем порядке:
В случае окончания срока действия квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи лица, указанного в Сообщении с типом подписи «Директор»/«Бухгалтер», такое лицо теряет право подписи электронных документов.
В случае временного отсутствия (отпуск, в т. ч. отпуск по уходу за ребенком до достижения им предусмотренного законодательством возраста, больничный) главного бухгалтера на сформированную налоговую отчетность в электронном виде накладываются квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись руководителя (директора) и квалифицированная электронная печать (при наличии).