По какому валютному курсу и на какую дату отображать средства, использованные сотрудником во время пребывания в служебной командировке за границей при составлении Отчета о использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет?
Согласно части четвертой ст. 5 Закона Украины от 21 июня 2018 года № 2473-VIII «Про валюту і валютні операції» порядок проведения расчетов по валютным операциям определяется НБУ.
В соответствии с п. 42 разд. VI Положения о проведении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02 января 2019 года № 2, резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели, представительства юридических лиц – нерезидентов имеют право проводить расчеты по обеспечению расходов на командировки сотрудников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной иностранной валюты.
Пунктом 4 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция), установлено, что предприятие, направляющее сотрудника в командировку, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс перечисляется на текущий счет сотрудника, операции по которому могут осуществляться с использованием платежных карт, или счет предприятия, направляющего сотрудника в командировку, операции по которому могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карт.
Сотруднику возмещаются (при наличии документального подтверждения оплаты) понесенные в связи со служебной командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карт и наличных средств (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки), в частности, возмещаются расходы, связанные с перечислением аванса на текущий счет сотрудника; возвратом средств с счета сотрудника на соответствующий счет предприятия; переводом денежных средств электронными средствами – в безналичной форме; проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карты; получением наличных с использованием платежной карты; конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки; получением выписки банка-эмитента платежной карты.
Предприятие, направляющее сотрудника в командировку за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте государства, в которое направляется сотрудник, или в долларах США / евро, или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов на командировку (п. 5 разд. III Инструкции).
В соответствии с п.п. 170.9.4 НКУ Отчет о использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет) составляется и подается в сроки, определенные п.п. 170.9.3 НКУ, налогоплательщиком (в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований законов Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» и от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализацию государственной финансовой политики.
Форма Отчета и Порядок его составления утверждены приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Пунктом 17 разд. III Инструкции установлено, что сумма излишне потраченных средств (остатка средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету) подлежит возврату сотрудником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет предприятия, предоставившего их, в установленном законодательством порядке, а в случае получения аванса наличными сумма излишне потраченных средств подлежит возврату сотрудником в кассу соответствующего государственного органа, военного формирования, соответствующего учреждения или организации.
Вместе с Отчетом подаются подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной картой, безналичным переводом).
В случае отсутствия первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание сотрудника в командировке, к Отчету прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц заграничного паспорта или документа, его заменяющего, с фамилией командированного сотрудника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Государственной пограничной службы Украины о пересечении командированным сотрудником государственной границы Украины (в которой указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).
Пунктом 19 разд. III Инструкции предусмотрено, что при составлении Отчета перерасчет осуществленных в командировке расходов, которые подтверждены документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты – с учетом кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.
Если для окончательного расчета по командировке необходимо выплатить (перечислить) дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем Отчета.
Выплата (перечисление) указанных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета.
Порядок налогообложения суммы излишне потраченных средств / электронных денег, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок, определен п. 170.9 НКУ.
Учитывая изложенное, возмещение расходов на командировку за границу при наличии подтверждающих документов осуществляется в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ на дату:
При этом, при составлении Отчета перерасчет осуществленных в командировке расходов в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.
