В Украине продолжается процесс оцифровки бумажных трудовых книжек, который является частью перехода к электронному учету трудовой деятельности. Согласно Закону Украины № 1217-IX от 05.02.2021 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее - Закон), работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в виде сканированных копий бумажных трудовых книжек. По Закону на оцифровку трудовых книжек отведено 5 лет, до 10 июня 2026 года.
В Пенсионном фонде приводят алгоритм подачи физическим лицом-предпринимателем (ФЛП) сканированных копий трудовых книжек наемных работников.
Шаг 1. Вход на вебпортал Пенсионного фонда
ФЛП заходит на официальный сайт portal.pfu.gov.ua и нажимает кнопку «Вхід».
Авторизация осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Дія.Підпис.
После входа пользователь попадает в личный кабинет, где доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (эта вкладка доступна только тем, кто зарегистрирован в ПФУ как работодатель) - именно через нее ФЛП может подавать документы по своим работникам.
Шаг 2. Переход к услуге подачи сканкопий
В меню нужно выбрать:
Электронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.
Здесь открывается форма, в которой вносятся данные работника — фамилия, имя, отчество и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНОКПП).
Шаг 3. Загрузка документов
ФЛП добавляет отсканированные копии трудовой книжки работника (все страницы, содержащие записи о трудовой деятельности). Файлы должны быть в формате PDF, JPG и достаточного качества для считывания.
Шаг 4. Подпись и отправка
После проверки данных документ подписывается электронной подписью ФЛП и отправляется в Пенсионный фонд Украины через вебпортал.
Шаг 5. Контроль результата
Статус обработки поданных документов можно просмотреть в разделе «Вхідні/Надіслані документи».
После проверки информация о трудовой деятельности работника будет внесена в Реестр застрахованных лиц, что гарантирует ее учет при дальнейшем расчете пенсии.
Почему это важно
Оцифровка трудовых книжек обеспечивает полноту данных о трудовом стаже работника в электронной системе.
В будущем, после внедрения механизма автоматического назначения пенсий без обращения лица, все сведения будут браться только из электронных реестров. Если трудовая книжка не будет оцифрована, часть стажа может не учитываться, что повлияет на размер пенсии.
Совет для ФЛП:
Не откладывайте оцифровку! Заранее подайте все необходимые документы, чтобы гарантировать своим работникам корректный учет трудовой деятельности и избежать проблем в будущем.